overbodig papier

[Inge]

Vanmorgen bij binnenkomst op het Ministerie van Justitie kreeg iedereen een 'glossy' magazine in de handen gedrukt over de Gemeentedagen of iets dergelijks. Dat iets dergelijks zegt het al, ik heb het amper doorgenomen en vervolgens het blad weggedaan.
Yep daar kom ik recht voor uit. En ik neem aan dat vele met mij hetzelfde hebben gehandeld. Geen idee waar dit blad nog meer is uitgedeeld maar ik kan me zo voorstellen op elk departement.
En dat vind ik dus zo zonde! nu hebben we een prachtig medium als dit, maar ook gewoon het ouderwetse Intranet zou kunnen werken. Stuur elke ambtenaar een e-mail met daarin een link naar de site waar dezelfde gegevens op staan als dit blad en je hebt ik weet niet hoeveel geld, papier en natuur bespaard. Ik kan me hier werkelijk over opwinden. Wat vind U???

[Hans van Dijk]

Vanavond toen ik thuis kwam van mijn werk bij het Ministerie van justitie lag er een 'glossy' magazine met de naam PM op de deurmat. Suf van alle mail van deze vrijdag ben ik op de bank gaan zitten en heb ik het blad doorgebladerd.
Mijn oog viel op een interessant artikel "sociale netwerkcommunities booming - Internet lonkt naar ambtenaar.
En ja nu zit ik achter mijn pc, heb me aangemeld en schrijf mijn eerste reactie.
Moraal van het verhaal internet en ouderwets drukwerk vullen elkaar prima aan.

[Marijke Noordeloos]

Inge

Ik ben het met je eens. Enerzijds hoef je geen dure glossys meer te maken, maar kun je "het internet" hier veel meer voor gebruiken. Anderzijds is het denk ik goed daarbij na te denken over wie je doelgroep is. Ik weet niet hoeveel rijksambtenaren geintereseerd zijn in de gemeentedagen?

Marijke

[Inge]

Het gaat me natuurlijk niet alleen om dit glossy. Het gebeurt veel vaker. Zoals ik al zei, waren het voorheen drie bladen die ik thuis kreeg. Toen kregen we ineens niets meer en nu zijn het er weer twee... De overheid verspilt het meeste papier. computers werden uitgevonden om de papierstroom in te dammen... Nou wie print niet eerst zijn document drie keer uit voor hij het doorstuurd. Het probleem is dat we door machines en bepaalde programma's erg veel eisend zijn geworden.
Was het voorheen geen probleem als er één foutje in een brief gecorrigeerd werd met klunsenlak, dat is nu ondenkbaar geworden toch? En hoeveel e-mails worden er niet uitgeprint? Of kopietjes van brieven rond gestuurd. Weet iemand nog te herinneren hoe dat voorheen ging? Een stempel er op met de initialen van elke medewerker en aan het eind kon je zien dat iedereen het gelezen had...
Ik zeg niet dat we terug moeten naar af, maar een beetje nadenken voor je weer een printje maakt, weer een glossy verspreidt etc etc.. Dat kan best.

[Erik Jonker]

Het is een hardnekkig misverstand dat computers zijn uitgevonden om de papierstroom in te dammen en ook dat ze daar maar enige bijdrage aan leveren ;-)
Overigens het voorbeeld van het gebruik van een formulier met een stempel dat rond gaat kennen we digitaal ook al binnen ons ministerie (BZK). Binnen ons document management systeem gaan stukken ook zo digitaal rond en kan iedereen in de werkstroom zijn (digitale) paraaf zetten. Het gaat net als vroeger maar beter te volgen en te controleren ! En ja we printen het allemaal te vaak uit ;-)

[Krispijn]

@erik maar geef toe dat de belofte van een paperless office een ijzeren marketing concept is gebleken voor automatiseerders de afgelopen decennia ;-)

@inge helemaal mee eens. Ik hoor geruchten dat op EZ het papierverbruik na de invoer van het digitale archiefsysteem en de nieuwe printers gestegen is.

Wat meer naar gebruikers luisteren in plaats van geloven in technische oplossingen kan geen kwaad. Zoals zo'n mooi web 2.0 boek als titel heeft: the user is always right!

Dus begin met die gebruiker verschillende mogelijkheden te bieden. Bij dit netwerk kun je ook kiezen tussen rss-feeds en een dagelijkse mail met reactie erin.

[Inge]

Dank je wel Krispijn. Zolang ik hier nog bijna elke dag een blauwe container voorbij zie komen, en ik me kan voorstellen dat dat op alle etages van ons bestuursdepartement zo is, denk ik dat een campagne om papierverspilling tegen te gaan helemaal niet zo'n gek idee is! En dan vooral géén campagne op Papier!