Command – control – communication

[Jeroen Sprenger]

Interne communicatie is moeilijker dan externe communicatie. Weinigen realiseren zich dat, maar een gesprekje met redacteuren van personeelsbladen kan zeer leerzaam zijn. Er wordt op dit moment hard gewerkt aan Rijksportaal. Daarmee komt er een machtig nieuw instrument voor rijksbrede en departementale interne communicatie. Dat moet ook aanleiding zijn om daar eens een goede discussie over te hebben. Met die ervaringen van personeelsbladen redacties in het achterhoofd.
1. Allereerst moeten we maar eens vaststellen ‘wie er over interne communicatie gaat’. Bij externe communicatie is het min of meer helder. In de geest van ‘de voorzitter vertegenwoordigt de club in en buiten rechte’ is de minister op het departement – en de minister-president voor het kabinet – verantwoordelijk voor de communicatie. Je zou hier ook de gedachtelijn ‘Command-control-communication’ op los kunnen laten. Wie het commando voert, leidt de operatie en de communicatie die daarmee gepaard gaat. Dat betekent dat we hier de beheerslijn krijgen: minister – secretaris-generaal – directeur Communicatie. En voor het concern Rijk: (Voorzitter) ministerraad – (voorzitter) overleg van secretarissen-generaal (SGO) – (voorzitter) Voorlichtingsraad (VoRa). Bij dit laatste voelt iedereen aan dat het hier overigens allemaal niet zo scherp ligt. De genoemde voorzitters zijn namelijk ‘eersten onder hun gelijken’ en functioneren in collegiaal verband. Dat neemt niet weg dat de hoofdlijn helder is. Voor de interne communicatie moeten we – naar mijn mening – een vergelijkbare gedachtelijn volgen. Die interne communicatie betreft de ambtelijke organisatie. De leider van die ambtelijke organisatie voert dus het commando, de feitelijke uitvoering van de communicatie wordt onder zijn gezag belegd bij de directie Communicatie. En rijksbreed hebben we het dan dus over de SGO-voorzitter en de DG RVD in zijn rol van VoRa-voorzitter. Is iedereen het hiermee eens?
2. Communicatie is geen doel in zichzelf. Het draagt op verschillende manieren bij aan de verwezenlijking van de doelstellingen van de organisatie. Dat is voor interne communicatie niet anders. Er moet daarbij een instrumentarium worden ingezet, dat behulpzaam is bij het dichterbij brengen van de doelstellingen. Zo moet er dus ook tegen het instrument Rijksportaal worden aangekeken. Het is geen rookaquarium, het is geen koffiecorner, geen loungeplek, waar volop wordt gecommuniceerd – en misschien ook nog wel uiterst zinvol voor enkele deelnemers – het heeft een vooropgestelde functie. Ik vat die functie maar even samen als ‘instrument voor kennismanagement binnen het concern Rijk en het departement’.
3. Dat laat onverlet dat het Rijksportaal wel zo zijn ‘social medium’ onderdelen kan hebben, maar dat is niet waar het om gaat. Rijksportaal is geen Hyves of Facebook of (website) Ambtenaar2.0.
4. Voor het vervullen van zijn functie in het kader van kennismanagement moeten medewerkers ook hun bijdrage leveren, namelijk het invullen van hun kenniskaarten in de adresgids. En het plaatsen van een fotootje van jezelf. Mijn ervaring is op dit vlak niet positief. Blader de departementale en rijksadresgidsen maar door. Of kijk naar de ledenlijst van Ambtenaar2.0. Daar zou wel eens verbeterslagje over heen kunnen.
5. Als laatste puntje noem ik de mate van open(hartig)heid die we willen. En die we ook kunnen hebben. In onderlinge discussies moet je niet te snel – overigens binnen alle grenzen van het betamelijke – een blad voor de mond hoeven te nemen. Anders kom je geen steek verder. Tegelijkertijd moeten we ons realiseren dat het concern Rijk in een glazen huisje leeft. Met een publiek van 120 duizend mensen blijft een interne discussie niet lang echt intern. En voordat je het weet is een discussie tussen ambtenaren van verschillende departementen een ‘ruzie’ in de media en een ‘conflict’ in het parlement. Kunnen we dit oplossen? En daarnaast: zijn we wel bereid een afwijkende opvatting van een ander te accepteren? Ook de tenen van ambtenaren kunnen lang zijn. Zie hier waarom interne communicatie zo moeilijk is.

Jeroen Sprenger

[Krispijn]

Jeroen,

Naar mijn mening is de strikte hierarchie en command-control-communication lijn voor externe communicatie achterhaald. Dat werkte prima in de tijd van 3 TV-zenders, 5 radiozenders en een stuk of 10 kranten. Met de huidige hoeveelheid webloggers en Nederlanders die actief zijn op sociale netwerksites wordt het een stuk lastiger. De snelheid van het internet medium doet de rest. Nu een steeds groter deel van de maatschappelijke discussies via die platforms loopt merk je dat de traagheid van reageren die veroorzaakt wordt door de wens alles intern af te stemmen een handicap wordt. Dat is ook een van de lessen uit het Innovatie 2.0 traject binnen EZ.

Als het Rijksportaal een instrument moet worden voor kennismanagement, dan vergt dat nog wel wat herinrichting. De huidige versie is naar mijn mening vooral een zendmachine. Daar leer ik weinig van. Zoals Peter Senge het tijdens de ABD conferentie zei: het gaat om 'learning by doing and doing by learning'. Daar kan ik als medewerker op het rijksportaal nog steeds weinig over kwijt. Ik zoek me nog steeds rot naar wat waar zit ingedeeld in de boomstructuur. Waarom toch steeds vasthouden aan een tweedimensionaal systeem uit de tijd dat je kennis opsloeg in een archiefkast?

Bij bedrijven als IBM zijn ze juist bezig om hun intranet om te vormen tot een social medium, omdat dit kennisdeling en management verbeterd... Het feit dat ambtenaren zoveel bloggen over hun werk op sites als Ambtenaar 2.0 en vele andere sociale netwerksites die ambtenaren opzetten buiten de overheids-ICT structuur om zegt toch voldoende over de wenselijkheid van dergelijke plaatsen... Een betere integratie van de bestaande pilotprojecten van ICTU is toch het minste waar ik op gehoopt had. Nu zijn die verstoken van elk contact met de kernprocessen van ambtenaren. Gemiste kans naar mijn mening.

Kenniskaarten? Ik kijk wel op LinkedIn waar mijn collega's mee bezig zijn... Zolang hoger management de kenniskaart niet invult wordt er ook een verkeerd voorbeeld gegeven. Departementaal is mijn kenniskaart ingevuld. Mijn interdepartementale kenniskaart vind je op de rijkswiki, daarvan snap ik tenminste hoe ik 'm aan kan passen.

Was het rijksportaal maar als Hyves of LinkedIn, maar dan gericht op zakelijke functionaliteit. Stel je voor dat ik mijn dossiers en interessevelden invul en automatisch te zien kan krijgen wie daarbij binnen andere delen van de overheid aan werken, of welke vacatures er open staan op dat werkterrein. Wat een tijdwinst zou dat eerste opleveren? Wat een mogelijkheden tot het voorkomen van dubbel werk?

Afwijkende meningen zijn een fact of life in een organisatie met de omvang van de overheid. Dat dit opgeblazen kan worden tot een ruzie ligt m.i. meer aan de krampachtigheid waarmee we beweren dat 100.000 ambtenaren hetzelfde denken en doen, en aan de absurditeit dat de jongste bediende namens 'de minister' spreekt. Ik ken ander type organisatie waar dat zo gek geregeld is...

[Grant]

'Waarom toch steeds vasthouden aan een tweedimensionaal systeem uit de tijd dat je kennis opsloeg in een archiefkast?'
Omdat dat toch iets is dat we kennen, zie:
http://www.youtube.com/watch?v=-4CV05HyAbM
http://www.youtube.com/watch?v=NLlGopyXT_g

[Erik Demmers]

Om ook bij interne communicatie de vraag te stellen ‘wie er over interne communicatie gaat’ gaat mij te ver. Dit is namelijk de verantwoordelijkheid voor de communicatie bij een ander leggen. Op die manier creëer je een cultuur van afwachten en kijken naar anderen. Juist bij interne ligt de verantwoordelijkheid voor de communicatie bij de individuele ambtenaar en die gaat ook over zijn eigen communicatie. Iets of iemand verantwoordelijk maken voor de interne communicatie haalt ook creativiteit bij medewerkers weg. De interne communicatie is juist bij uistek geschikt om te experimenteren, snelle acties uit te voeren. Op het moment dat er iets of iemand over de communicatie gaat krijg je een cultuur van toestemming vooraf (moeten) vragen en vooral veel praten voordat er gehandeld kan worden.

Als we het al hebben over verantwoordelijkheid dan is het de verantwoordelijkheid om kennis en ervaringen te delen, niet alleen op de eigen afdeling, directie of departement maar te delen met iedereen die iets aan die kennis zou kunnen hebben, of dit nu binnen of buiten de overheid is. Kennissharing zou in mijn ogen een vast onderdeel moeten worden van de totale managementcyclus op alle niveaus. Stel in management contracten vast dat reeds bestaande of nieuw opgedane kennis en ervaring gedeeld moet worden. Maak kennisdeling een vast onderdeel van verantwoordingsrapportages en functioneringsgesprekken. De manier waarop dat moet gebeuren ligt voor mij nog open misschien binnen het rijksportaal maar het is ook mogelijk om vanuit het rijksportaal naar iets anders te gaan waarbij we het rijksportaal gebruiken als startpunt en/of eindpunt.

Nog even iets over het laatste punt. Interne discussies moeten intern blijven maar dat zal inderdaad niet gebeuren. Juist omdat er zo weinig naar buiten komt over verschillende opvattingen binnen en tussen departementen is er in de media al snel sprake van een conflict of ruzie. Wees ook hierover open en het zal steeds vaker worden gezien en beoordeeld als wat het is: een verschil van mening tussen mensen met verschillende taken, verantwoordelijkheden en doelen en dat is iets wat heel normaal is, het krampachtig willen verhullen maakt juist achterdochtig.

[Cor Rietman]

Command-control-communication is uit een tijdperk dat managers en communicatieprofessionals nog sluiswachters waren van communicatie. Ik denk dat dit model steeds minder houdbaar is.

De communicatieprofessionals hebben steeds minder het monopolie op de communicatie. Daarin ben ik het eens met Krispijn. Als communicatieprofessionals zich niet aanpassen, zijn ze de volgende intermediairen die sneuvelen als gevolg van internet.

Het communicatievak zal zijn meerwaarde op een nieuwe manier moeten bewijzen: niet langer als sluiswachter, maar als facilitator die (beleids)medewerkers in staat stelt om zelfstandig te communiceren met hun netwerken.

[Davied]

Cor, helemaal mee eens natuurlijk. Daarom hebben we ook de Handreiking opgesteld. Heb je daar nog aanvullingen toevallig?

[Davied]

Wat we zien de laatste tijd is dat de nadruk verschuift van 'communicatie' (een boodschap van a naar b brengen over een grens van tijd, plaats en organisatie heen) naar 'samenwerking'. Omdat grenzen van tijd, plaats en daardoor ook steeds meer van organisaties aan het vervagen zijn is er geen hier en daar meer, maar kom je online bij elkaar om samen te werken en om gewoon gesprekken te voeren. Bijvoorbeeld in een forum zoals dit.

Als we dit forum als voorbeeld blijven nemen en vervolgens jouw vragen langslopen:
1. Wie gaat er over de gesprekken op dit forum?
2. Is dit nu een instrument voor kennismanagement?
3. Wie gaat een intern platform neerzetten voor deze gesprekken als Rijksportaal het niet doet? (DWR?)
4. Tot op heden prima bijdragen van de deelnemers, heel waardevol! ;-)
5. Tja, een kwaadwillende kan natuurlijk een prachtig negatief stuk schrijven over ons hier.

Ik zie als een van de grootste uitdagingen voor de interne organisatie van de overheid de komende tijd hoe we een platform kunnen bieden voor deze gesprekken en voor groepen ambtenaren en externen die online bij elkaar willen gaan zitten om hun werk te doen. Daar zit de kracht van 2.0, wie brengt die de overheid in?

[Ruud Zandbergen]

Leuk voorbeeld: Deze week plaatste ik zelf een bericht over Ambtenaar 2.0 op het intranet. Nadat ik eerst had gevraagd aan de Eindredactie van het intranet of zij dat wilde verzorgen. Dat hoefde niet via hen, ik had nl. zelf de mogelijkheid om een Mededeling te plaatsen over dit soort onderwerpen. Zogezegd zo gedaan, artikel geplaatst. Binnen een uur kwam er een e-mail met cc aan het MT dat dit niet de procedure was en communicatie via andere wegen gekanaliseerd werd. Andere collega's waren ook verbaasd en het voelde mij bijna als censuur. Om teveel discussie te voorkomen heb ik een aanpassing gemaakt zodat de afdelingsnaam niet in de tekst voorkwam en ik daarmee uit persoonlijke titel publiceerde. Ik kom zelf uit organisaties (culturen) waar eigen initiatief, open informatie en rechtstreekse kennisuitwisseling de normaalste zaak van de wereld is. Waarin je ook wordt gestimuleerd en in je beoordeling wordt uitgedaagd. Veel van de communicatie vindt "op zijn eigen wijze" zijn weg in een organisatie en hoeft niet per se te worden gekanaliseerd en gereguleerd (laat staan gecensureerd). Het versnelt het (beslissings)proces, maakt zaken transparant en kennis wordt op een effectievere wijze gedeeld.

[Arjen Kamphuis]

Ambtenaren zijn net mensen. Als het door hun werkever beschikbaar gestelde forum het niet in staat stelt gaat men eenvoudig weg ergens anders naar toe. Dit forum is daar het levende bewijs van. De staat der Nederlanden was niet capabel om haar meest waardevolle kenniswerkers een platform te geven waar ze ideeen konden uitwisselen en kennis konden delen op een manier die paste bij hun wijze van werken. Gevold is dat ambtenaar 2.0 nu op een server in de VS staat en prive eigendom is van ning.com.

Door overheids structuren die ontstaan zijn tussen 1648 en 1848 voldoen niet meer. Hoe lang duurt het nog voordat de overheid daar achterkomt? Hoe langer men niet echt voor de verandering gaat hoe irrelevanter men wordt.

[Jeroen Sprenger]

Ben blij met de discussie die naar aanleiding van mijn opmerkingen is gestart. Maar willen we verder komen, dan moeten we wel proberen die toe te spitsen op een pragmatische aanpak voor iets dat we allemaal belangrijk vinden: een betere interne communicatie binnen het concern Rijk en een optimalere benutting van elkaars kennis en ervaring. We moeten ons niet neerleggen bij wat er nu is, daarmee onze onmacht tonend. Maar enthousiast en creatief aan de slag gaan om de cultuur binnen de rijksambtenarij aan te passen aan ontwikkelingen in de wereld eromheen. En tegelijkertijd - ik blijf erbij - rekening houden met het glazen huisje waarbinnen wij werkzaam zijn. Dat doet men elders ook, hoor, ook in het bedrijfsleven, ook bij IBM.
@ Krispijn, Erik Demmers, Cor Rietman. Is Command-control-communication achterhaald in de externe communicatie? Ik geloof er niets van. Elke dag zijn er voorbeelden waarin mensen elkaar kwaad aankijken over hoe nu bepaalde informatie naar buiten heeft kunnen komen en wie daarop moet worden aangekeken. De vraag is wel, hoever ga je daarin? Toen de VoRa vorig jaar een studiereis aan de VS bracht, was hij verbaasd dat alle militairen in Irak en Afghanistan vrijuit mochten bloggen. Maar het is natuurlijk wel zo logisch, want er is geen houden aan. Bij de bloggende militairen op missie wordt er overigens wel ingeheid dat strategische informatie ook door de tegenstander kan worden ontvangen en fatale gevolgen kan hebben voor de operatie. Bij IBM, ONS was daar nog niet zo lang geleden op visite, zijn ze inderdaad heel ver met de omvorming tot een social medium van hun intranet. Maar hier wordt de begrenzing gevonden in de integriteitscode, die - als ik me goed herinner - ieder jaar opnieuw moet worden ondertekend. Dat is andere koek, dan aan het begin van je ambtenarenloopbaan de ambtenareneed af te leggen en er daarna niet zo veel meer over te horen. Ik hou mijn gedachtelijn van Command-control-communication dus vast en zou die dus - op basis van deze discussie - stevig verankerd willen zien en een actief integriteitsbeleid. Dat werkt twee kanten op: wij weten waar we aan toe zijn, maar we worden ook beschermd tegen de collega's met de lange tenen.
@ Krispijn. Waarom moet ik heel internet afsurfen om bij jouw kenniskaart te komen, terwijl we elkaars collega's zijn? Als je me wat te bieden hebt, wil ik dat binnen mijn gezichtskring tegen komen. "Zolang hoger management de kenniskaart niet invult wordt er ook een verkeerd voorbeeld gegeven". Daar ben ik het volstrekt mee eens. Daar wringt overigens ook de schoen. Vind niet dat het hogere management met alle modieuze fratsen hoeft mee te doen, maar ze moet wel de eigen rol kennen bij het entameren van nieuwe ontwikkelingen. De ambtenarencultuur moet niet alleen aanleiding geven tot interessante discussies in de kring van de Algemene Bestuursdienst (ABD), zou niet alleen tot speelse bijeenkomsten in Reuring Café moeten leiden, ze zou door het hogere management in een staat van permanente aanpassing aan de tijd moeten worden gebracht.
@ Krispijn, Erik Demmers. Afwijkende meningen, interne discussies die naar buiten breken. Ben het er mee eens dat het een fact of life is. Maar daarmee kunnen we het niet afdoen. We moeten ons permanent bewustzijn dat parlement en media ons beloeren om iedere mogelijkheid te baat te kunnen nemen om de vraag te stellen: heeft het kabinet met één mond gesproken? In 1998 is onder Paars II de 'oekaze van Kok' uitgevaardigd, waarin scherpe richtlijnen werden gegeven over de contacten die ambtenaren met Kamerleden mochten onderhouden. Internet, intranet, dat gaat wat verder dan contacten met de Kamer. Willen we geen nieuwe oekazes in deze sfeer, dan moeten we onze plaats kennen, de consequenties van ons handelen overzien. Zo niet, dan spannen we het paard achter de wagen.
@ Cor Rietman. Meerwaarde communicatievak moet op een nieuwe manier worden bewezen. Ben ik het mee eens. De communicatieprofessionals binnen de overheid moeten zich ontdoen van de dominantie van de woordvoering en persvoorlichting. Moeten hun beeld van communicatie met burgers actualiseren naar het veranderde medialandschap en naar het veranderde informatieconsumptiepatroon van burgers. En dat zou er zeer wel toe kunnen leiden dat er meer actoren moeten worden begeleid dan de bewindslieden alleen.
@ Davied. Intern platform. Voorlopig maken we gebruik van jouw platform :-) DWR gaat het platform in technische zin neerzetten. Maar het zal de Rijksportaal-organisatie zijn die het voor tal van inhoudelijke doeleinden moet gaan benutten of laten benutten. Rijksportaal moet straks het instrument van de rijksambtenaar worden om plaats en tijd onafhankelijk werken mogelijk te maken. Dat begint met informatie beschikbaar te stellen. En vervolgens met het gesprekken over en naar aanleiding van die informatie mogelijk te maken. Dat zal het begin zijn van een culturele revolutie binnen het concern Rijk. De vraag is nu: laten we die discussie over ons heen komen? Of proberen wij daarop te anticiperen? Wat wij hier - bij Ambtenaar2.0 - willen is anticiperen. Maar om een rotsblok in beweging te krijgen is wat meer kracht nodig...
@ Ruud Zandbergen. Zijn voorbeeld is een bevestiging van wat ik eerder heb gezegd: interne communicatie is moeilijker dan externe communicatie. Maar niets iets om ons bij neer te leggen.

Jeroen Sprenger

[Krispijn]

Jeroen,

De eed die je als ambtenaar aflegt is inderdaad een wassen neus, dat is echter een andere discussie. En heeft naar mijn mening meer te maken met het ontbreken van een cultuur van delen van dilemma's. Via simpele quizzen wordt gechecked of je de integriteitscode wel kent. Vragen in de categorie u wilt een relatiegeschenk van € 52 aannemen, mag dat? Als je gedeelde waarden en normen wilt krijgen zul je juist de grenzen van wat kan of niet kan op moeten zoeken. Dat gaat niet over command and control, dat gaat over discussie en dialoog op basis van gelijkwaardigheid.

Waarom je heel internet moet afsurfen voor mijn kenniskaart? Misschien omdat ik zojuist nogmaals gepoogd heb om iets te wijzigen aan mijn kenniskaart op rijksweb, maar daar geen enkele mogelijkheid toe kan vinden? Zoeken op 'kenniskaart aanpassen' levert enkel vakliteratuur van Wolter Kluwer op... Kenniskaarten zijn volgens mij een tamelijk ouderwets systeem en hebben weinig te maken met modieuze fratsen voor lagere echalons. Is ouderwets command-and-control denken: 'vul in'! Gaat niet over verleiden van mensen tot delen van kennis en ervaring en bevat maar een zeer kleine fractie van wat je medewerkers werkelijk kunnen en kennen.

Wat betreft spreken met een mond: je kan je ook afvragen of het van deze tijd is om een systeem te hanteren waarbij de jongste bedienden uitspraken 'namens de minister' kan doen... Het overzien van consequenties en het kennen van onze plek vraagt dialoog en discussie over wat wel en niet kan, zoals dat bijvoorbeeld op dit platform gebeurd. Een voorbeeld was de start van Innovatie 2.0, waarbij we vanuit EZ vroegen om een handreiking op rijksniveau. Juist vanwege de oukaze Kok. Want hoe voorkom je op een open internet dat je contact hebt met journalisten of Kamerleden? En wat is een journalist? Vallen bloggers daaronder? Binnen EZ al een aantal ervaringen gehoord van mensen die achteraf ontdekten dat hun gesprekspartner een blog heeft. En dat bloggers een andere opvatting van off-the-record hanteren ;-)

Het antwoord op de vraag vanuit EZ was dat op hoger niveau interdepartementaal besloten was dat er nog geen behoefte was aan web 2.0 richtlijnen voor ambtenaren, waarna verschillende van mijn collega's bij EZ hebben aangegeven dat wij daar wel behoefte aan hadden. Dat heeft ertoe geleidt dat Pierre Deen alsnog aan de slag is gegaan met een handreiking voor ambtenaren.

Plaats en tijd onafhankelijk werken begint niet met informatie, maar met tools. Gereedschap dat dat faciliteert. Zoals de mobiele telefoon het mogelijk maakt om ook gebeld te worden als je van je werkplek bent. En een smartphone om ook je mail te beantwoorden vanaf het terras. Zo zou rijksweb tools kunnen bevatten om ook buiten kantoor samen te werken aan documenten...

[Evan Schaafsma]

Ben het eens met Krispijn en Cor. Jammer dat Jeroen de onwrikbaarheid van de overheid bevestigt met uitspraken als 'En tegelijkertijd - ik blijf erbij - rekening houden met het glazen huisje waarbinnen wij werkzaam zijn'. Ik bespeur een beweging de verkeerde kant op: steeds meer paranoïa over 'de vuile was' en angst voor de media. Begrijpelijk, in deze tijd van licht ontvlambare publieke verontwaardiging, maar dat betekent niet dat we de teugels maar moeten blijven aantrekken.

Inderdaad verandert communicatie onder invloed van internet. Helaas lijkt men bij de overheid internet nog steeds te zien als een noodzakelijk kwaad, in plaats van dé drijvende en vormgevende kracht van communiceren en samenleven. Ambtenaren gebruiken internet wel - als het moet - maar doorzien nog te weinig dat de internet en samenleving steeds meer in elkaar schuiven.

Communiceren is zoals Krispijn opmerkt, in overheidskringen vaak een kwestie van zenden. Daarom worden vragen gesteld als wat en hoe communiceren we en wie is hiervoor verantwoordelijk. Dit geeft duidelijk het éénrichtingsverkeer aan. Wat externe communicatie betreft is het echt tijd om eens te gaan luisteren. Om ons te realiseren, zoals Davied ook al aanstipt, dat we hooguit deelnemen aan de publieke opinie en deze niet kunnen vormen. We kunnen als moderator proberen om meningen te nuanceren, maar het door semi-doordachte communicatieuitingen sturen van beeldvorming, is echt een achterhaald concept. Helaas zie ik dit besef nog weinig om me heen.

Wat interne communicatie betreft denk ik dat de angst voor het uitlekken van interne discussies echt doorslaat. Ik zeg niet dat dit uitlekken ongevaarlijk is, maar het alternatief is gevaarlijker. Namelijk het muilkorven van je medewerkers en zelfcensurerende ambtenaren. Ik zou eerder zeggen: gooi open dat intranet. Voeg sowieso aan elk nieuwsbericht een reactiemogelijkheid toe en besteed aandacht aan opinie en columns etc. Kennis is niet alleen weten wat er beleidsinhoudelijk gebeurt, maar ook welke gevoelens er leven onder medewerkers. Zeker in tijden van taakstellingen. Bovendien vind ik dat er ook best meer ruimte kan zijn voor een luchtige noot. En ik denk dat een intranet veel minder gemodereerd moet worden - in de betekenis van 'bewaakt'. Geen poortwachters op alle departementen, maar geef ambtenaren de kans om te publiceren zonder dat de angel uit hun bijdrage verwijderd wordt.

Wellicht is dit allemaal weer 'naïef', maar hoe vaak moet uit onderzoeken blijken dat 'dé overheid' verlammend wekt op de creativiteit van ambtenaren, omdat er steeds gedacht wordt 'zo werkt dat nu eenmaal niet bij de overheid'. Door die halsstarrige benadering staan we als overheid met oeroude hiërarchische principes inmiddels mijlenver van de samenleving af. Dat we nu een drastische en grote verandering nodig hebben die op veel weerstand duidt, is onze eigen schuld, omdat we nooit geleidelijk zijn meeveranderd.

Gooi open dus dat intranet en luister naar je stakeholders bij externe communicatie. Uiteindelijk gebeurt dat toch als je aansluiting wilt blijven houden bij een maatschappij die een paar passen harder loopt

[Jeroen Sprenger]

Het luisteren is niet het problematische deel in de (overheids)communicatie. Iedereen is vrij zijn oor overal te luisteren te leggen. Ook op internet. De overheid geeft er weinig blijk van, dat ze goed luistert; dat is een echt probleem, maar dat staat los van het gebruik maken van internet of intranet. Verwijten van niet-luisteren valt de overheid al sinds mensenheugenis ten deel. We moeten ons dus toch meer concentreren op ons zend-gedrag. Ik ben daar geenszins 'onwrikbaar' in. Probeer dat meer open te gooien. Maar wel minder vergaand dan hier door sommigen wordt bepleit. Juist om te voorkomen dat er een soort 'oekaze van Kok' komt over het deelnemen van ambtenaren aan openbare discussies. Dan zijn we verder van huis.

Jeroen