Down to earth: Samenwerken in (bijv.) Word

[Lars Hogendoorn]

Ik ben onlangs gebombardeerd tot voorzitter van de beheergroep van onze aanvraagformulieren. Je hoort niet vaak dat iemand vrolijk wordt van een bombardement, maar in dit ene geval ben ik enthousiast.
Vraag is nu: hoe doen we dat zo gestructureerd mogelijk.

Aanvraagformulieren worden bij ons - vooralsnog - gemaakt in MS Word. Hartstikke leuk natuurlijk, en Word biedt wel wat mogelijkheden met Formulieren en Redigeren. Maar echt (tegelijk) samenwerken, da's andere koek! Tegelijk werken in een document in Word, da's dodelijk (laatste versie overschrijft jongere versies, als er tussentijds door iemand anders iets gewijzigd is, ben je de pineut).

Kijk ik naar Google Wave - waarvan ik alleen maar kan kwijlen-, dat doe je niet zo makkelijk in Word. Of toch?

Ik heb wel wat rondgeneusd/t naar MS Sharepoint... Werkt dat? Hoeveel kost dat? Is er een alternatief?
Heeft iemand goede ideeën?

Elk goed idee is welkom, en... misschien heeft iemand anders er ook nog wat aan!

Hartelijke groet,

Lars.

[Bernard]

Wel eens aan een professionele wiki gedacht? Dat is gebouwd voor online samenwerking. Met als basis MediaWiki (de software van Wikipedia) die in de praktijk bewezen heeft online goed te kunnen samenwerken.
Wikibox Blauw van Wikiation (http://www.wikiation.nl) heeft daar extra functies voor ontwikkeld die voor een encyclopedie niet, en binnen organisaties wel nodig zijn. Werken vanuit huis is hiermee geen enkel probleem meer.

Kosten, ja dat is wel even schrikken : 60 euro per maand, met een ongelimiteerd aantal pagina's en een ongelimiteerd aantal gebruikers. De opgebouwde kennis in de wiki is en blijft eigendom van uw organisatie. Hoewel dat vanzelfsprekend lijkt, blijkt dat in de praktijk soms anders te zijn.
Binnen een besloten groep is uiteraard beveiliging nodig: wachtwoorden, maar ook https en 128 bit encryptie.
Sinds kort extra, op verzoek : flagged revisions. Iedereen mag elke tekst wijzigen, maar als iemand, b.v. de kwaliteits functionaris, zijn "stempel" gezet heeft dan wordt de gewijzigde tekst gevalideerd (goedgekeurd). Voor die tijd blijft de tekst draft.

Persoonlijke ondersteuning bij het effectief inrichten van de wiki wordt, op uurbasis, ook gegeven. Het moeizaam uit zien te vissen om te vinden hoe iets werkt kan dus overgeslagen worden. Na enige tijd kunt u het beheer zelf en blijft Wikiation op de achtergrond voor incidentele ondersteuning indien nodig.

Ja het is een beetje reclame, maar ik denk dat deze informatie waardevol is om mee te nemen om een goede afweging te kunnen maken.

[Joost Geraets]

Kijk eens naar 'Form' in Google Docs / Documenten. Daar kun je makkelijk online formulieren mee aanmaken. Samenwerken in een document is in Google Docs geen enkel probleem. Je krijgt keurig een melding als iemand anders in een alinea aan het werk is. Of dat in een Google Form ook zo is weet ik niet.

Zie bijvoorbeeld: 'Forms: Formulieren maken' bij Google Docs Help.

Diverse mensen hebben er over geschreven, query google+docs+formulier+aanmaken+blog

Een mogelijk open source 'alternatief' is Orbeon. Lees 'Wie kent ORBEON (reportgenerator); het Waterschapshuis orienteert z...'. Link -> Orbeon Forms.

Mocht je meer gesloten of in het eigen netwerk te installeren alternatieven zoeken denk dan bijvoorbeeld aan de Office server extensies of een opvolger daarvan. Of wellicht iets als

[Joost Geraets]

New Features in Forms meldt Official Google Docs Blog.

O.a.
- nieuwe compacte grid opmaak;
- verbeterde grafieken om antwoorden / resultaten te presenteren;
- bidirectionele taal-ondersteuning.

[Lars Hogendoorn]

Beste allemaal,
Dat zijn al een boel mogelijkheden! Ik heb veel uitzoekwerk te doen, komende week. Mijn bevindingen zal ik hier posten, dan heeft iemand anders er misschien ook nog wat aan.
Hartelijke dank!
Lars.

[Henri Achterkamp]

Hoi Lars,

Ik heb onlangs ook ervaring opgedaan met Google Docs en dus met het samenwerken aan 1 document. Heeft vooralsnog geen problemen opgeleverd. Waar wel gewag van wordt gemaakt is het beveiligingsaspect van informatie in die documenten. Bij google-docs gaat het over zgn. cloudcomputing en dan schijnt die informatie "onderschept" te kunnen worden. Maar voor formulieren speelt dit probleem misschien niet?!
Andere samenwerkingsvorm is MS Sharepoint. Werkt ook goed en is "intern" (binnen de organisatie) te houden.
Succes en ben benieuwd naar de resultaten.

[Lars Hogendoorn]

Beste Henri, Joost en Bernard,
Dank voor het meedenken. Ik ga er eens goed voor zitten en houd jullie op de hoogte van mijn avonturen/bevindingen.
Overigens kreeg ik via Linkedin ook de tip om Office Live eens te bekijken (is dat wat?).
Dus genoeg te doen, naast mijn reguliere werk.
Hartelijke groet uit Wageningen,
Lars.

[Joost Geraets]

Zoho biedt een goed alternatief voor Google Docs en er zijn er meer. Office Live past in deze reeks.

Ik lees net in het artikel 'Open source als goudmijn' over KnowledgeTree "... Met dit ... pakket kan samen aan documenten gewerkt worden....". Alfresco is volgens mij de bekendste open source concurrent van een programma zoals KnowledgeTree.

Ik ben benieuwd naar jouw bevindingen. Succes !

[Joost Geraets]

Het volgende artikel kom ik net tegen: 'Creating a Usable Contact Form' (UX Booth, 1 september 2009). Het past wel bij het onderwerp van deze 'draad' bedacht ik. :-)

[Joost Geraets]

... EtherPad is the only web-based word processor that allows people to work together in really real-time....

Via tweet: 'EtherPad: Realtime Collaborative Text Editing http://ff.im/-7C70Z' van @bart (Bart Collet)

[Jeroen de Miranda]

Beste Lars,

Je kunt ook eens kijken hoe er bij Ambtenaar 2.0 wordt samengewerkt door middel van de 'WetPaint'-wiki.
Deze wiki is gratis (je ziet wel reclame op deze site), en eenvoudig in gebruik.
Er zijn genoeg ervaren Ambtenaar 2.0-ers die je vast wel verder op weg willen helpen.

Dit is een openbare wiki, ik weet niet of dat geschikt is voor je toepassing.

Kijk voor een voorbeeld een op de redactieepagina's:
http://ambtenaar20.wetpaint.com/page/Redactie+Ambtenaar+2.0

Andere voorbeelden zijn de pagina's die je ziet onder het menu 'Leren over 2.0' op http://ambtenaar20.ning.com/
Je zou daar een nieuwe pagina kunnen maken, en er eens wat mee kunnen experimenteren.

Ik heb enige tijd geleden op deze wiki beschreven hoe ik het Ambtenaar 2.0 weblog verbeterd heb.

Het gaat allemaal erg makkelijk.
Als tweede stap zou je dan zelf een wiki kunnen maken op WetPaint.

Groeten,

Jeroen de Miranda

[Jan Vangrinsven]

Als de mensen vasthouden aan een werkelijk document (Word, Openoffice) lijkt Alfresco me een goede basis. Met haar nieuwe versie introduceerde men het begrip Share en op die manier is het een werkelijke vervanger voor Sharepoint (al weet ik niet hoe groot de groep is). Naast document mangement (versiebeheer, rechten beheer, regels instellen voor validatie en notificatie) introduceerde men ook collaboratieve tools als een wiki (zij het beperkt), integratie met forum, blogs en kalenders.

De kracht van ALfresco schuilt echter in haar REST architectuur zodat je de documenten via een webservice (API) kan aanspreken en je ze gemakkelijk kan integreren in allerlei andere toepassingen - zonder dat de mensen moeten inloggen op haar moeiljke beheerdersinterface. T

Tenslotte : Alfresco is CIFS en WebDAV enabled hetgeen wil zeggen dat je via je verkenner documenten kan verslepen. Het presenteert zich op die manier als een gewone harde schijf, hetgeen er voor zorgt dat er nauwelijks opleiding nodig is.

[Rob Vlug]

Beste Lars,

De eerste vraag die bij mij opkomt is wat wil je met de aanvraagformulieren.
Hoe complex zijn zij? is het max 2 A4'tjes of is het zoiets als het WMO formulier.
Moeten ze on-line worden gezet of via papier verspreid.
Indien ze online worden gezet is de vervolg vraag hoe wil je de gegevens gaan ontvangen.
Is dit via een email of via een xml bericht naar je mid office. Pas als je deze vragen hebt beanwoord kan je kijken naar je voortbrennings procces.

Je kan heel goed een wiki omgeving gebruiken om je content te creeeren maar als je een formulier maakt heb je slechts een klein deel van je formulier. er komt bij een on-line formulier ook nog business logica bij kijken.
metadatering etc.

Formulieren lijken heel makkelijk maar ze zijn soms redelijk complex