Ambtenaar 2.0

samen werken aan overheid 2.0

Een sociaal netwerk binnen je organisatie? Kies het juiste platform!

Na ruim een jaar gebruik te hebben gemaakt van Podio zijn we onlangs overgestapt opYammer als nieuw Enterprise Social Network (ESN) voor onze interne communicatie. Bij de interne kickoff vroeg een collega wat we gaan doen met de oude content op Podio. Naar aanleiding van deze interessante vraag ben ik wat gaan Googelen met de zoekwoorden “Enterprise Social Network Migration”. Ik stuitte tijdens mijn zoektocht op een interessant artikel over de complexiteit van zo’n migratie. Dit bracht mij aan het denken: wat voor impact zou zo’n migratie hebben op de gebruiker?

Het traditionele intranet versus ESNs

Een contentmigratie vanuit een ESN kan niet of nauwelijks uitgevoerd worden vanwege de complexe contentstr.... Bij een traditioneel intranet is een migratie tegenwoordig goed uit te voeren met behulp van migratiesoftware: de contentpagina’s, ruwe documenten en hieraan gekoppelde metadata zijn gestructureerd opgeslagen en is door een beperkt aantal gebruikers ingevoerd. Met andere woorden: de aangebrachte structuur en overzicht maken het platform makkelijk migreerbaar.

ESNs te complex om te migreren

Bij een ESN ligt dit anders. De opzet van het platform ligt namelijk in de handen van alle medewerkers binnen de organisatie. Bij het plaatsen en bekijken van content legt de gebruiker verschillende relaties binnen de omgeving. Denk hierbij aan relaties tussen gebruikers en content (een gebruiker ‘liked’ een item), relaties tussen gebruikers (mensen zijn collega’s, teamleden, volgen elkaar, vinden elkaar interessant) en relaties tussen de gebruiker en communities (gebruikers zijn lid van een groep, hebben hier een bepaalde status en/of badges verdiend).

 

.

Om een ESN te migreren dient niet alleen content (posts en reacties) maar ook alle relaties overgezet te worden. Aangezien hier geen standaard tools voor zijn kan de organisatie drie alternatieven overwegen:

  1. Slechts overplaatsen van alle content (berichten en documenten)
  2. Volledig opnieuw beginnen op het nieuwe platform
  3. Niet migreren; bezint eer ge begint

Ik ga wat dieper in op elk van de drie alternatieven en geef ik aan of ik dit een juist alternatief vind.

1. Slechts overplaatsen van alle content (berichten en documenten)

Een bedrijf kan ervoor kiezen om alle content uit het oude platform over te zetten naar een nieuw ESN. Ik denk alleen niet dat dit positief uit zal vallen. Wat zal de impact zijn op de gebruiker?

Ontwrichting van het ecosysteem

Mijn ouders hebben laatst het zeil van hun vijver laten vernieuwen omdat hier een lek in was ontstaan. Ter voorbereiding van de werkzaamheden zijn alle vissen en waterplanten tijdelijk ondergebracht in reservoirs om het huidige ecosysteem zo veel mogelijk in leven te houden. In de tussentijd is er een nieuw zeil aangelegd.

Ondanks alle goede voorbereidingen kwamen er na paar dagen dode vissen naar boven drijven en ontstond er een groene laag zweefalg bovenop het water. Het ecosysteem was uit balans geraakt en had zeker een maand nodig om te herstellen.

 

Een ecosysteem werkt adaptief en kan zich aanpassen aan nieuwe situaties. De vijver is dan ook nu weer helemaal de oude en je kunt de vissen weer door het water zien zwemmen. Het aanpassen aan de nieuwe omgeving heeft echter wel een maand geduurd.

Je zou het vervangen van de vijver kunnen vergelijken met een contentmigratie binnen een ESN. De content (gebruikers, berichten en documenten) zijn overgeplaatst naar het nieuwe platform, alle verbindingen zijn alleen verloren gegaan. Het kost de gebruikers ook tijd om weer te ‘herstellen’ van de overstap.

Het vorige platform was overzichtelijk omdat berichten, documenten en andere items werden getoond naar aanleiding van de ingestelde voorkeuren door de gebruiker. Nu dat deze niet zijn meegemigreerd verliest de gebruiker het overzicht over de content (er ontstaat troebel/zweefalg) Een mogelijk gevolg kan zijn dat sommigen van hen eventueel zullen afhaken (dode vissen) en niet meer op het platform terugkomen.

2. Alle content verwijderen en opnieuw beginnen

Misschien is het wel goed om over te stappen naar een nieuw netwerk, en begin je hier van voor af aan met het opbouwen van een community. De content op een sociaal netwerk is vluchtig van aard en al snel niet meer relevant. De oude applicatie laat je vervolgens nog voor een beperkte tijd aanstaan maar wordt uitgefaseerd als een sterfhuisconstructie.

Deze werkwijze komt naar mijn idee ook niet ten goede aan de gebruiker. Alle opbouwwerkzaamheden die al eerder in het vorige ESN zijn gestopt, dienen nu opnieuw uitgevoerd te worden. Bij de opbouw van het nieuwe netwerk dienen zullen net als in het eerste alternatief, gebruikers afvallen.

Om terug te komen op het vijvervoorbeeld: ook in een nieuwe vijver dient het biologisch evenwicht opnieuw opgebouwd te worden. Het wel of niet meenemen van de inhoud heeft geen direct effect op het direct welslagen van het project.

3. Niet migreren: Bezint eer ge begint

Ik denk persoonlijk dat wanneer een bedrijf succesvol binnen hetzelfde ESN kan blijven werken, migraties naar andere ESNs vermeden dienen te worden. Er gaat een lange tijd overheen voordat het systeem zich weer heeft aangepast aan de omstandigheden. Wat zijn de kosten voor de organisatie als medewerkers een maand lang niet het maximale uit zichzelf te halen?

Ik denk dat het vooral goed is de huidige gebruikerswensen en eventuele toekomstwensen goed in kaart te brengen voordat je een ESN installeert binnen de organisatie. Het gaat dus niet om het toepassen van het juiste migratieplan, maar om het kiezen van het juiste ESN.

Discussie

Toen ik mijn idee over ESN migratie deelde met mijn collega’s merkte ik al snel op dat er onenigheid bestaat over dit onderwerp. Enerzijds zijn er collega’s die denken dat het misschien wel goed is om van voor af aan opnieuw te starten met een nieuw ESN, zonder enige content te migreren. De ontwikkelingen op het werk verlopen zo snel, dat content sowieso snel veroudert. Een overstap naar een nieuw netwerk ruimt op en maakt de samenwerkomgeving weer overzichtelijk.

Het andere kamp sluit zich bij mij aan, en gelooft dat het niet gaat om het migereren van een ESN. Het is volgens hen vooral belangrijk dat je vooraf aan de implementatie van een ESN heel goed nagaat waar gebruikers behoefte aan hebben in hun werk en hoe de tool gaat aansluiten bij de organisatie strategie- en doelstellingen. Bedrijven dienen vooral vooraf aan de implementatie heel scherp te zijn, zodat een migratie later niet meer ter sprake hoeft te komen.

Ik ben heel erg benieuwd wat jullie hiervan vinden. Deel je mening onder dit blog!

Het originele artikel staat op Naar Social Business

Weergaven: 249

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Bij een sociaal platform bepalen de mensen die er mee werken wat het oplevert. Dat speelt zich vooral in het heden af. Mijn advies zou dan ook zijn om datgene dat je voor altijd wilt bewaren (ook) elders op te slaan (wat in praktijk trouwens zo heel weinig is, is mijn ervaring). Daarmee heb je dus ook geen moeilijke conversietrajecten meer nodig. Stap gewoon over als het je uitkomt en zorg dat je vooral niet vast komt te zitten aan een tool die je gegarandeerd ooit wil gaan inwisselen (maw kies alleen voor optie 3 als je kunt garanderen dat je de wereld stil kunt zetten). Voor de overstappers geldt dat je een uurtje vinkjes zet en bij groepen aanmeldt en gaan met die sociale banaan.

Ik ben het eens met Ad Gerrits, als je blijft hangen in een applicatie die niet meer voldoet omdat het veel moeite kost te migreren, dan ben je na een aantal jaren niet meer verbonden met de ontwikkelingen van je werkomgeving. Dus goed voorbereiden, de medewerkers een goede instructie te geven over wat ze willen vasthouden en hoe ze de zaak opnieuw kunnen opbouwen.

RSS

© 2017   Gemaakt door Dirk Jan van der Wal.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden