Ambtenaar 2.0

samen werken aan overheid 2.0

Het afgelopen jaar is er veel geschreven over Het Nieuwe Werken. Binnen dit netwerk hebben we zelfs een aparte thema pagina hiervoor.  Dit jaar moet het jaar van de actie worden bij vele overheden. Maar waar te beginnen? Hoe ziet een werkplan eruit? Welke componenten zitten erin?
Door middel van deze blog wil ik graag samen met jullie onderzoeken wat zo'n werkplan zou moeten inhouden.
Aanvullingen en opmerkingen zijn van harte welkom!

Componenten van het Nieuwe Werken
Hiervoor kun je de leidraad van de 2 Ambtenaar 2.0 boeken nemen: de consequenties voor medewerker, organisatie en overheid zijn daarin uitgebreid beschreven. In het boek Het Nieuwe Werken ontrafeld van oa. Ruurd Baane wordt de indeling: Bytes, Bricks en Behavior gehanteerd die veel overlap vertonen met de medewerker en organisatie-laag van de ambtenaar 2.0 boeken.

Hierbij de volgende opmerkingen mijnerzijds:
1. Bij veel discussies over Het Nieuwe werken ontbreekt de impact op de overheid (de veranderende relatie overheid-burger) omdat ze uiteraard ook uitgaan van het bedrijfsleven. Deze wordt wel uitgebreid besproken in het boek ambtenaar 2.0 beta en binnen het ambtenaar 2.0 netwerk.  Kijk hierbij bijv. eens naar de thema-pagina Beleid 2.0.
2. Er wordt mi. teveel nadruk wordt gelegd op het thuiswerken-aspect van Het Nieuwe Werken. Zoals ook aangegeven in deze blog zit de toegevoegde waarde meer in het sociale kapitaal, het op een slimme en efficënte, open manier samenwerken met elkaar zowel binnen de organisatie als daarbuiten. En bij je eigen senseo is het lastig netwerken (1 van de stellingen tijdens de Battle van het Open Innovatie Festival).

Samenvattend: Een werkplan voor de invoering van het nieuwe werken zal facetten moeten benoemen rondom de aspecten Bytes (ICT hard- en software), Bricks (huisvesting), de Overheidslaag en Behavior (gedrag, cultuur, houding). In  mijn presentatie heb ik het over Het Nieuwe Samenwerken in Maatschappelijke Context, maar voor het gemak praat ik in deze blog steeds over Het Nieuwe Werken.



Bytes

Hardware
Voor de korte termijn is het faciliteren van medewerkers door middelen die het plaats- en tijdonafhakelijk werken (anytime, anywhere) ondersteunen belangrijk. Hierbij kan men denken aan smartphones, ebook readers, netbooks/ipads etc.

 

Wat is hierbij belangrijk?

  • Persoonlijke voorkeuren
  • Privé als zakelijk gebruik van middelen
  • Indien nodig, cursussen om de middelen efficiënt te gebruiken. Is met name belangrijk voor medewerkers die de middelen voornamelijk zakelijk gebruiken.
  • Afbouw van huidige middelen (denk aan vaste telefoontoestellen, standaard mobieltjes, printers etc). Hierdoor wordt vermeden dat naast de nieuwe systemen, oude systemen nog behouden blijven (voor 'n beperkte groep medewerkers) met zeer hoge beheerkosten tot gevolg.

Voor de middellange termijn kan men principes als Buy/Bring Your Own  gaan implementeren. Het BYO concept is gebaseerd op het feit dat de eindgebruiker meer vrijheid verwacht en de IT-afdeling efficiënter gaat werken, doordat het beheer van eindgebruikersapparaten in handen komt van de eindgebruiker. Dit is ook noodzakelijk om een aantrekkelijke werkomgeving te bieden voor generatie Y medewerkers. Heb je moeite om je eigen ICT-afdeling hiervan te overtuigen kijk dan even naar dit artikel: 5 vragen over privë hardware op het werk.

Software
Op software-vlak zijn diverse ontwikkelingen zichtbaar:

  • Intranet 2.0: In navolging van het internet wordt bij veel bedrijven ook het intranet opnieuw ontworpen met 2.0-aspecten. Voorheen was dit veelal het domein van de Communicatie afdeling en had het een 'zendend' karakter. Teksten/informatie werd alleen geplaatst na goedkeuring door een redactie. Door het intranet toegankelijker te maken en open te stellen wordt het een intern organistie platform en spreekbuis voor iedere medewerker. Hierdoor kunnen netwerken binnen organisaties vorm krijgen, wordt de dialoog gefaciliteerd en de muren tussen afdelingen geslecht. Het intranet 2.0 zal zowel organisatie software als cloud computing software op een slimme manier combineren. Denk hierbij aan het wijdverbreide gebruik van yammer, twitter en google docs.
  • Voor de middellange termijn zie ik een overheids intranet ontstaan waarbij de muren tussen overheidsorganisaties geslecht kunnen worden (als de overheid eens wist wat de overheid weet) en een efficiëntere vorm van kennis-/informatiedeling kan ontstaan. Pleio is daar een mooi voorbeeld van.
  • Sociale Media spelen een belangrijke rol voor zowel interne als externe informatie-/kennisdeling en de relatie overheid-burger. Deze zullen ook een belangrijk onderdeel uitmaken van het intranet 2.0. Het is belangrijk om medewerkers wegwijs te maken in de mogelijkheden die sociale media bieden.
  • Om plaats- en tijdonafhakelijk werken op een goede manier te faciliteren is het beschikbaar stellen van de middelen niet voldoende. Ook de bedrijfsinformatie zal op een gemakkelijke manier eenduidig toegankelijk moeten worden gemaakt op welk middel dan ook (any device). Alleen dan kunnen we een goede invulling geven aan informatie- en kennisdeling en werken altijd en overal
  • Usability (apps vs bedrijfssoftware):Tegelijkertijd is er gelukkig weer hernieuwde aandacht voor gebruiksvriendelijkheid is software. De software pakketten (zoals bv ERP of procesondersteunende software) zijn vaak dusdanig ingewikkeld dat een cursus van 1 a 2 dagen vaak nodig is om de functionaliteit te begrijpen terwijl het oorspronkelijk bedoelt is ter ondersteuning van de medewerker. Hebben we de bedrijfssoftware niet te ingewikkeld gemaakt, of hebben wij de processen te ingewikkeld gemaakt? Wordt de bedrijfssoftware niet teveel vanuit technisch perspectief ontwikkeld? Deze bedrijfssoftware moet ook geschikt gemaakt worden voor mobiele apparaten (dmv apps, apps zijn programmaatjes, gemaakt voor één specifieke taak of het verkrijgen van een bepaalde set aan informatie. Elke informatiebron of mogelijkheid heeft zijn eigen app.). Ook voor de burger is dit een interessante ontwikkeling.
  • Er moet een ICT Management 2.0 plan worden opgesteld. Voor meer informatie zie blog van Sam van Buuren. Onderstaand schema geeft aardig weer welke componenten moeten worden uitgewerkt: collectieve en indviduele hardware en interne en externe (cloud computing) software.


 

 

 

 

Bricks

Doordat we in principe overal en altijd kunnen werken is de noodzaak van een bedrijfspand voor puur en alleen werken, niet meer zo hoog. Samenwerken en netwerken zijn belangrijke kreten van Het Nieuwe Werken. De elementen van de nieuwe huisvesting moeten dus geschikt zijn om: te ontmoeten, samen te werken en geconcentreerd te werken (of zou dit laatste thuis beter kunnen?). Hierbij een interpretatie van de nieuwe huisvesting van het Rijk.
Waaraan moet de toekomstige huisvesting van overheidsorganisaties aan voldoen? Zijn er nog meer inspirerende voorbeelden? Aan welke ICT-middelen moeten we denken (smartboards, wifi etc.)? En wat betekent dit voor de arbo regelgeving met betrekking tot de thuiswerkplek

Seats2share is een mooie fysieke invulling van het muren slechten tussen overheidsorganisaties en combineert de aspecten samenwerken en netwerken buiten de organisatie grenzen. Dus als je toch met de huisvesting start bekijk dan de mogelijkheden van seats2share. Waaraan je moet voldoen staat hier beschreven.

Overheid

Door de maatschappelijke veranderingen verandert ook de relatie overheid-burger. Binnen de context van Het Nieuwe Werken voor de overheid is het dus ook belangrijk om een strategisch plan op te stellen voor Open Overheid of Overheid 2.0.

Hier  vind je een eenvoudige checklist voor open overheids plannen. Samenvattend moeten de volgende onderwerpen aan de orde komen: (1) hoe is het plan tot stand gekomen, (2) welke initiatieven op het vlak van openheid/transparantie zijn er, (3) welke initiatieven op het vlak van participatie en (4) welke op het vlak van samenwerking en een (5) beschrijving van een pilot die als voorbeeld dient voor de uitwerking van een Open Overheids plan (het zogenaamde vlaggenschip). Kijk verder ook naar de thema pagina Open Overheid.

Onder de noemer van openheid/transparantie kun je denken aan:

  • Betere inzage in bestedingen belastinggeld. Mooie voorbeelden uit engeland en amerika
  • Inzage stemgedrag, vergunningen/subsidies etc.
  • Het beschikbaar stellen van open data waarmee we beter aansluiten aan de informatiebehoeften van de burger en innovatie bevorderen. In Open data en hoe nu verder? staan wat uitgangspunten beschreven en hier vind je de uitgangspunten terug.

Wat is het verschil tussen participatie en samenwerking ?

  • Bij participatie vragen ambtenaren burgers om hun mening over of suggesties over een beleidsonderwerp, om het vervolgens zelf te bepalen wat ze ermee gaan doen en hoe ze het verder uitvoeren.
  • Bij samenwerking/co-creatie zorgt de ambtenaar voor een platform (overheid als platform) met afgebakende taken die burgers in groepsverband oplossen (zie review van het boek van Beth Noveck over Wiki Government (overheid als platform))

Voor beide onderwerpen kun je ook terecht bij de thema pagina e-participatie.

Voorbeelden van overheidsplannen Australie  of van de Nasa.
Het Rijk werkt momenteel ook aan een Open Overheids plan dat als referentiemateriaal zou kunnen dienen voor lagere overheden.

Zie in aanvulling hierop ook het boek ambtenaar 2.0 beta.

Wat hierin mi. ook niet mag ontbreken is het public affairs aspect van de overheid. Davied gaf het ook al aan in zijn Vijf 2.0 trends voor 2011: Burgers zullen zich steeds meer online organiseren (mondige burger).
Hoe ga je je profileren in andere sociale networking sites? Waar is je aanwezigheid gewenst en hoe participeer je? Hoe geef je invulling aan webcare? Je zou dit kunnen omschrijven in een sociale media strategie.

Behavior

De basis voor het Het Nieuwe Samenwerken bij de overheid wordt gevormd door een ander gedrag & houding. Dit is een kritische succesfactor/belangrijke randvoorwaarde. Er is een cultuuromslag nodig om Het Nieuwe werken te laten slagen.
Voor de medewerker vormen de 10 werkprincipes voor ambtenaar 2.0 een handige leidraad.
In de jaarlijkse cyclus van terug- en vooruitkijken van manager/medewerker moet er aandacht zijn voor de genoemde werkprincipes. In hoeverre zijn resultaten door samenwerking tot stand gekomen, hoe open en transparant heeft de medewerker gewerkt, hoe ondernemend is de medewerker geweest, hoe slim is het netwerk in gezet etc.
Andere aspecten die mij te binnen schieten mbt cultuuromslag:
* Vertrouwen geven (manager) en vertrouwen nemen (medewerker)
* Resultaatgericht sturen (manager) en resultaatgericht werken (medewerker)
* Informatie moet vrijelijk beschikbaar zijn binnen de organisatie en niet hierarchisch via de manager (tenzij context belangrijk is).
* Zelfleiderschap door de medewerker
* Binding met de organisatie/collega's (plaats- en tijdonafhankelijk werken is hierop van invloed) etc.

Welke rol speelt de manager hierin? Er wordt zelfs beweerd dat het succes van het nieuwe werken afhangt van leiderschap (voor 80%).
Maar over welke veranderende rol van de manager hebben we het dan?
In de literatuur over het nieuwe werken worden vaak 3 types onderscheiden:
(1) Visionair Leiderschap. Dat is iemand die iets ziet wat anderen nog niet zien, in staat is anderen daarvoor enthousiast te maken en zelf voorop gaat in de reis/strijd. Daar zou ik zelf het meeste baat bij hebben.
(2) Dienend Leiderschap. Primair erop gericht om het beste uit anderen te halen.
(3) Verbindend leiderschap is iemand die goed is in 'netwerken' en die weet dat het delen van zijn netwerk met anderen net zo belangrijk is als het delen van kennis.
Binnen het nieuwe werken is er mi. behoefte aan visionaire en verbindende leiders (dus niet zozeer dienende leiders).
Ik kan me wel vinden in een citaat van Henny van Egmond:
In het nieuwe werken verschuift verantwoordelijkheid van manager naar medewerkers. De rol wordt dus wezenlijk anders, medewerkers zullen veel meer persoonlijk leiderschap moeten laten zien. Natuurlijk blijven er leiders in een organisatie. In mijn optiek is hun taak visie en richting geven: de vraag beantwoorden waartoe een organisatie eigenlijk bestaansrecht heeft. Een wezenlijke vraag waar de overheid in veel gevallen een veel te makkelijk antwoord op heeft. En een leider heeft zich bezig te houden met de waarden die in de organisatie belangrijk zijn. En tenslotte met het faciliteren van de dialoog en niet het debat of discussie. Zodat er eindelijk weer eens naar elkaar wordt geluisterd.
Het leiderschap is misschien wel het moeilijkste onderdeel bij de invoering van het nieuwe werken. Om de discussie hierover vorm te geven bevat deze presentatie over Het Nieuwe Leidinggeven van Ruud Kleijnen ook nog enkele aardige stellingen.

Door de technologische ontwikkelingen die zich in rap tempo opvolgen is er ook sprake van een digitale kloof tussen enerzijds de babyboomers en in mindere mate generatie X en aan de andere kant generatie Y (de zogenaamde digital natives die zijn opgegroeid in het informatie tijdperk). Om deze digitale kloof te dichten moeten we niet alleen de trainingen top-down organiseren maar vooral ook bottum-up via 'reverse mentorship' Hier  vind je meer informatie hoe je hieraan invulling kunt geven.

Maar hoe begin je nu? Cultuuromslagen hebben nu eenmaal tijd nodig. Mogelijke aanknopingspunten:

  • Reguliere bewustwordingssessies ala Open Koffie
  • Starten met pilots waarin alle voornoemde componenten aanwezig zijn om hiervan te leren. 
  • Aanspreken op bepaald ongewenst gedrag en gewenst gedrag belonen (hoeft niet in financiële zin, kan ook met ruimte voor persoonlijke ontwikkeling).
  • Voorbeeldgedrag van managers is belangrijk.
  • Betrek bij alle projecten zoveel mogelijk generatie Y medewerkers. Het is inspirerend om te zien hoe zij tegen zaken aankijken en ze zijn in staat om snel met sociale media aan de slag te gaan. 
  • Geef invulling aan bottom-up trainingen (reverse mentorship) om de digitale kloof te dichten.

Zijn er al organisaties die al cultuur/verandermanagement plannen hebben?

Ben benieuwd welke aanvullingen/aanpassingen er zijn. Dus graag jullie input.



Weergaven: 3639

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Mooie overzichtsblog dit zeg! Een dikke bookmark waard.

Ik heb niet heel veel aanvullingen eigenlijk. De rol van management (leading by example of minstens actieve steun) onderschrijf ik zeker, maar ook dat je veel kunt bereiken door de mensen in te zetten die van nature al front runners zijn (inderdaad met mentorship bijvoorbeeld).

Wat betreft de bricks en cultuur bij het plaats- en tijdonafhankelijk werken zie ik steeds weer het belang van fysieke ontmoetingssmomenten voorbijkomen in pilots e.d. Niet alleen vaste terugkomdagen of vergaderingen, maar juist in de informele sfeer.

De presentatie van Ruud Kleijnen bevat de stelling 'Een goede manager weet wanneer hij moet gaan'. Ben er van overtuigd dat HNW ook bij de Overheid zal doorzetten. Maar denk dat het op veel plaatsen helaas langzamer dan gewenst zal gaan. Zittende generatie managers binnen de overheid is (nog) niet geselecteerd op vermogen om te laten gaan, maar eerder op capaciteiten zoals kunnen sturen en controleren. Laten we het benoemen als een extra aandachtspunt en uitdaging...

@Fred:

Bedankt voor je uitgebreide reactie. Het visiedocument van avdt was voor mij ook het uitgangspunt. Jouw reactie heeft mi. veel te maken met de overheidslaag en de behavior-laag. Maar kan nog niet zo 123 punten eruit destilleren die in een werkplan voor de invoering van HNW-denken in te passen zijn behalve dan een bepaalde denklijn die ik onderschrijf en ondersteun.

Interessant stuk, ook interessante links (heb nog een paar tabs open staan voor als ik er aan toe kom). Ik ben het met het meeste eens, behalve de aanbeveling om in pilots vooral zo veel mogelijk leden van generatie y te betrekken. Dat lijkt me een aanbeveling die je draagvlak onderbouwt. Ik zou zeggen probeer juist zoveel mogelijk een cross-selectie van generaties, it-liefhebbers/it-haters, mannen en vrouwen, management(potentieel) en niet-management(potentieel) te betrekken bij je pilot. Dan heb je bij een succesvolle pilot in elke groep een supporter. En tijdens je pilot loop je ook daadwerkelijk tegen alle relevante problemen en oplossingen op.
Er is trouwens ook een startpagina geopend rond HNW, zie http://het-nieuwe-werken.startpagina.nl

Maar Monique's overzicht is beter! ;-)

Monique, dank voor deze post! Vooral leuk om te lezen hoe je dieper ingaat op het 'behaviour' aspect; dat heb ik nog niet veel teruggezien.

 

In reactie op je vragen:

  • Ik heb laatst leuke foto/video sessies bij de Gemeente Veghel en Hoorn gehad.
  • Daar hebben we het o.a. gehad over cultuurverandering vanuit 7 kernwaarden (Veghel) en 'de weg naar 2015' (Hoorn).
Één van de belangrijkste dingen voor een cultuuromslag lijkt mij: iedereen vanaf het eerste moment uitnodigen om deel te nemen, en daar gevolg aan geven.
  • Bij Veghel pakken ze kernwaarden één voor één aan en wordt iedereen om input gevraagd zodat het gaat leven en concreet wordt.
  • Bij Hoorn is er middels 'dreamwalls' om input van medewerkers gevraagd: wat betekent Het Nieuwe Werken voor mij?

Tamara Huffmeijer: van stuurloos dal naar cultuuromslag.

 

 

Antje van den Tillaart over de kernwaarde Klantgericht.


Links 

 

Hi Annemarie,

 

Je kan denk ik het beste even contact opnemen met Tamara Huffmeijer. Zij doet de digitale communicatie bij Veghel en is ook actief op Ambtenaar 2.0.

 

Verder is hier nog een inspirerend artikel over een strategisch compas: handelen vanuit een 'soulful' purpose, en daar invulling aan geven door een aantal kernwaarden te integreren, en een visie op te stellen (hoe ziet de wereld er straks uit?).

 

Succes, en als ik nog iets kan doen, trek aan m'n mouw!

 

Mundo

Overigens is het niet altijd zo dat cultuurverandering via een open uitnodiging het beste werkt.

 

Iemand bij de gemeente Rijnwoude vertelde me over een dag die ze organiseerden waarbij iedereen verplicht werd de kamer te verlaten en de wijk in te gaan.

 

Veel weerstand in eerste instantie ('ik heb het te druk, ik moet hier toch zijn' etc.), maar aan het eind van de dag meer verbondenheid en het besef hoe belangrijk het is om de deur uit te stappen en contact te maken.

 

Soms werkt een open uitnodiging niet en moet je een andere taal spreken;).

Heel mooi overzicht Monique. Dit kan ik binnen mijn afdeling goed gebruiken om mensen kennis te laten maken met het nieuwe werken.
Dank voor uitgebreid overzicht, Monique. Ook in de gemeente Groningen zijn we bezig in een projectgroep HNW met het in kaart brengen van de verschillende werkstijlen op elke afdeling. Vraag: Wie kent goede voorbeelden van organisaties (profit en non profit) die Het Nieuwe Werken succesvol hebben ingevoerd in oude/bestaande gebouwen? Onze projectgroep HNW zoekt inspirerende voorbeelden!
Hi Gilbert,

Hier een aantal links naar inspirerende voorbeelden.

Zelf wil ik graag voor dit soort werkplekken nog meer naar boven halen tot wat voor veranderingen dit heeft geleid (verdergaan dan de plaatjes, maar echt de betekenis duiden). Er komt veel bij, dus trek me gerust nog een keer aan m'n mouw!

Marsh in Rotterdam: http://wovox.com/workplace/marsh/rotterdam/marsh-rotterdam

Ministerie van Financien: http://wovox.com/workplace/ministerie-van-financien/den%20haag/kort...

Groet!

Super! Dank je voor je reactie.

Groet!

RSS

© 2017   Gemaakt door Davied.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden