Wat verwacht Ambtenaar2.0 van het informatiebeheer in de organisatie?

[jack karelse]

Binnen de vakgroep van DIV, archief, enz. wordt druk discussie gevoerd over bijvoorbeeld perikelen van archiveren in een 2.0-omgeving en van de diverse 2.0-documenten (op internet gedeelde documenten, tweets, enz.). Een en ander stelt de informatiebeheerder voor de nodige vragen.

Maar mijn vraag is nu: wat verwacht ambtenaar2.0 van het informatiebeheer in de organisatie? Welke ondersteuning wordt verwacht, zodat ambtenaar2.0 met een gerust hart gebruik kan maken van de mogelijkeheden die er zijn en zich geen zorgen hoeft te maken over het informatiebeheer?

[Bernard]

Toegankelijk geheugen.

Steeds meer organisaties zijn een soort Alzheimer organisaties. Er komen veel signalen binnen maar worden, op organisatie niveau, zodanig opgeslagen dat ze niet oproepbaar zijn wanneer dat nodig is. Op persoons niveau is de informatie meestal wel redelijk goed oproepbaar. Er is zeer veel communicatie en zeer weinig toegankelijke opslag. De ene persoon legt informatie vast en de andere roept dit weer op. Als dit mogelijk is dan is er een goed toegankelijk geheugen. Bij simpele feiten, opgeslagen in een database, werkt dit meestal redelijk tot goed. Bij wat complexere zaken, met een minder vaste structuur werkt dit meestal matig tot slecht. Technische opslag, staat die informatie wel ergens, is meestal goed, maar deze is niet meer practisch toegankelijk.

Bij Alzheimer wordt ook gezegd dat de informatie wel in het geheugen staat maar nauwelijks meer oproepbaar is. En dus niet meer toegepast kan worden.

[Richard van Loon]

Hoi Jack, Interessante vraag, maar lastig te beantwoorden.

In web2.0 krijg je te maken met een heel spectrum: informatie, stukjes tekst, 1-richtingscommunicatie/twee-wegscommunicatie/massacommunicatie, alle vormen van documenten: van microblog, traditionele documenten t/m interactieve documenten a la Wiki, data/informatie/kennis uit diverse interne/externe bronnen....etc. etc.

Daarnaast heb je verschillende invalshoeken waarlangs je kunt kijken: communicatie, samenwerken, kennisdeling, dienstverlening etc.

Tot slot kunnen we het bijv. het ook hebben over de mate van gevoeldigheid en mate van risico (gewenste informatiebeveiliging)

Dus: je vraag heeft veel verschillende aspecten die in verschillende gradaties en middelen kan worden beantwoord.

Ik denk dat we het vraagstuk eerst op een hoger abstractieniveau moeten bekijken. Binnen de kaders/doelstellingen kun je dan verder het concreter maken, met bijbehorende consequenties/keuzes/dilemma's.

[jack karelse]

goedemorgen Richard,
ik denk dat er op hoger abstractieniveau voldoende wordt geproduceerd als het gaat om informatiebeheer binnen bijv een elektronische overheidsomgeving. Eveneens refelcties en opvattingen vanuit informatiebeheer zijn er voldoende. Maar vaak vanuit het oogpunt van het vak.
Het gaat me bij mijn vraag meer om: hoe leeft het informatiebeheer bij ambtenaren(2.0). Dus bijvoorbeeld de reactie van Bernard -vrij vertaald- zorg voor toegankelijkheid.
In extreme zin zouden we -als informatiebeheer bij de ambtenaar2.0 geen item is- de taak van informatiebeheer kunnen beperken tot een minimaal noodzakelijke inspanning.

[Richard van Loon]

Goedemorgen Jack, goede aanvulling.
Men zal je vraag toch vanuit een kader moeten beantwoorden. Anders zit het antwoord op het niveau van tooling en instrumenten waarbij er verwachtingen zijn tav. informatiebeheer.

"zorg voor toegankelijkheid" is ook erg abstract: wat verstaan we bijv. onder toegankelijkheid?
- Wat moet er toegankelijk zijn? Blogs, twitters, documenten etc. .
- Moet de content die in verschillende bronnen zijn opgeslagen, toegankelijk zijn? Zo ja hoe?
- Uitgaande van de mate van toegankelijkheid, welk communicatieinstrument is het meest geschikt?
Welk rol van informatiebeheer is daarbij gewenst?
En kan ik verder gaan.

Ik denk dat de vraag het beste kan worden beantwoord uitgaande van een bepaalde setting.

[Bernard]

Toegankelijkheid te redelijk goed te defineren maar lastig te implementeren.

"Mijn" definitie : "Kennis is perfect toegankelijk als bewezen kan worden dat specifieke kennis NIET aanwezig is."

Beetje criptisch en vraagt dus om een toelichting. Vaak is kennis binnen een organisatie aanwezig. Er zijn verschillende zoekpaden naar die kennis. Kennis vinden kan nog wel, al hoewel vaak erg moeilijk. Maar bewijzen dat kennis NIET in de organisatie aanwezig is, is vrijwel onmogelijk.

De vraag is waarom en of dat erg is. Om met het laatste te beginnen ja dat is erg. Want als specifieke kennis nodig is dan kan daar onderzoek naar gedaan worden. Maar als die kennis al aanwezig is is dat onderzoek overbodig. Er kan dus veel geld en tijd mee bespaard worden. De vraag waarom niet bewezen kan worden dat die kennis NIET aanwezig is is gebrek aan structuur.

Voorbeeld. In een woordenboek kan met 100% zekerheid bepaalt worden dat een specifiek woord NIET in het woordenboek voorkomt. De reden daarvan is structuur. De maker van het het woordenboek heeft een bepaalde structuur gekozen die waterdicht is EN de lezer van het woordenboek kent deze structuur. Er is nooit (vrijwel nooit) discussie over de structuur die is simpel en eenduidig.
Door dat er met 100% zekerheid bepaalt kan worden dat een bepaalt woord NIET in het woordenboek voorkomt kan, als afgeleide, ook snel een bepaalt woord wel gevonden worden.
Het omgekeerde is echter niet waar. Als iets gevonden kan worden wil nog niet zeggen dat er een goede structuur is. De discussie hierover wordt dan vaag en is weinig productief.

Het uitgangs is simpel te defineren. De uitwerking wordt complex. Ik ken geen enkel kennis systeem dat aan die eis kan voldoen. Maar mijn steven is daar wel naar toe te werken. De definitie is een ideaal en in ieder geval richtingsgevend.

Of de door jou specifiek genoemde mediatypen goed toegankelijk zijn? Pas de definitie op ze toe en oordeel zelf. Of dat acceptabel is? Elke organisatie bepaalt voor zich zelf hoe hoog ze de lat legt.

Richard is dit een voldoende antwoord op je vraag : "Wat verstaan we onder toegankelijkheid?"

[Richard van Loon]

@Bernard Dank voor je uitgebreide toelichting. Je geeft voldoende antwoord op mijn vraag "Wat verstaan we onder toegankelijkheid?"

Zoals je het aangeeft, is toegankelijkheid (redelijk) goed te defineren maar lastig te implementeren. (...) de uitwerking wordt complex.
Met informatiebeheer hebben we te maken met de complexe uitwerking.
Vandaar dat ik op de blog van Jack reageerde met "Interessante vraag, maar lastig te beantwoorden".

Wordt zeker vervolgd.

[Bernard]

Er is op dit moment zeker geen perfect antwoord. Maar een oplossing strategie is wel te bepalen.
Kijk naar de huidige toegankelijkheid van kennis binnen de organisatie. Gebruik de door mijn gestelde definitie van toegankelijkheid van kennis. Verbetert een nieuwe aanpak de toegankelijkheid? Zo ja dan doen. Zo nee, niet doen. Stap voor stap kan dan de toegankelijkheid verbeterd worden.

Dit is geen wereldschokkende benadering, wel praktisch en toepasbaar.
De uitkomst zou wel eens tot de conclusies kunnen leiden die niet verwacht worden. Durven we die conclusies te accepteren? Dat is pas een moeilijke, en misschien pijnlijke vraag.

[Monique Roosen]

Als ambtenaar 2.0 zou ik de volgende functionaliteit verwachten van (intern) informatiebeheer:
* welke dossiers/documenten/nota's zijn onder handen/afgerond
* wat is de status hiervan (goedkeuring ambt/bestuurlijk etc.)
* wat zijn de lopende topics (dynamische tag cloud)
* aan welke documenten/dossiers kan ik bijdrage leveren (openheid/transparantie) of wat moet nog onderzocht worden bij bepaalde onderwerpen.

Vaak wordt als argument gebruikt dat je kunt zoeken in bestanden, maar dat is mi. niet voldoende. Je weet vaak niet wat je precies zoekt, dus tagging is heel belangrijk.

[Erik Jonker]

Zelf een grote fan van David Weinbergers boek, "Everything is miscellaneous", zijn boek vorig jaar gelezen en denk er nog steeds over na ;-) Mijn wensen op informatiebeheer komen daar ook uit voort, namelijk niet 1 structuur/hierarchie/classificatie van informatie of documenten maar een systeem gebaseerd op "tagging". Daarnaast mag er overigens ook best iets als een hierarchische structuur zijn voor bepaalde informatie/documenten. Verder verwacht ik een hoge mate aan doorzoekbaarheid (vergelijkbaar met google op het internet), een open deur maar vaak intern niet het geval. Daarnaast moeten er veel mogelijkheden zijn om documenten/informatie, intern en extern te delen, ook over organisatiegrenzen heen. Tenslotte zou het prettig zijn als je ergens kunt converseren/discussieren omtrent documenten/informatie en dat die discussie ook wordt gearchiveerd. Het zijn wat losse flodders maar wel elementen die mijn werk een stuk makkelijker zouden maken.

[Richard van Loon]

Hoi Erik, Ik sluit me helemaal aan

[peter voets]

De 'toekomst' is zeker tagging / metadata. Belang hierbij is wel een duidelijke definiëring / gebruik van tags af te spreken. Misschien dit zelfs (binnen een organisatie) centraal te regelen. Niet iedereen schrijft dezelfde informatie onder dezelfde begrippen / tags weg, wat na verloop van tijd de toegankelijk niet ten goede komt.

[Erik Jonker]

David Weinberger betoogt nu juist dat dit geen probleem is en ik ga een heel stuk met hem mee. Jouw tags zijn voor jezelf begrijpelijk en logisch, dat geldt ook voor de tags van elke andere persoon. Dat betekent dat elk document in principe een zeer groot aantal tags kan krijgen maar dat verhoogt alleen maar de vindbaarheid en is niet een "probleem", concreet voorbeeld: Flickr