Rol van communicatie in 2.0 organisatie

[Mariëlle de Groot]

Web 2.0 toepassingen hebben de huidige communicatieafdelingen natuurlijk veel te bieden. Persberichten via Flicker bijvoorbeeld. Maar als we het hebben over overheid 2.0, gaat het er om dat de hele organisatie opener en interactiever wordt. Daar zie ik twee uitdagingen voor communicatie: één als change agent in het veranderingsproces naar een 2.0 cultuur en houding. De andere is fundamenteler: wat is de rol van communicatie in een 2.0 organisatie? Hoe ziet dat eruit, welke rollen en taken blijven, wat is zijn de strategische doelen van zo´n 2.0 communicatieafdeling? Ben benieuwd hoe jullie hierover denken. Zie je een rol voor communicatie weggelegd en ben je het eens dat 2.0 ontwikkelingen het vak fundamenteel veranderen? Of blijft er plaats voor meer klassieke communicatierollen?

[Angela van Son]

Ik denk meteen aan het scheppen van kaders en het zorgen voor scholing, zodat mensen die zelfstandig communiceren dat zó doen dat het bij de organisatie blijft passen.

[Mariëlle de Groot]

Ik vind de door jou geopperde wiki van vergunningsbrieven ook een goed idee voor communicatie 2.0. Een meer voorwaardescheppende rol ben ik het ook zeker eens. Communicatie hoeft niet overal tussen te zitten. En er blijft natuurlijk een rol om te bekijken wat er naast 2.0 communicatie voor andere doelgroepen aan communicatie nodig is.
Wat ik ook nog wel interessant vind is de cultuur component. Binnen het vak communicatie, hoe stel je de gebruiker centraal. In dit geval is de gebruiker ook de ambtenaar, en welke rol, tools etc zijn er om het veranderingsproces te ondersteunen.

[Neeltje Kuijpers]

Het spannende voor ons als communicatieadviseurs (2.0?) vind ik het loslaten van de zender-rol. En daarmee een beetje controle uit handen geven aan de 'crowd'. Ik merk het nu al bij het opzetten van een online collaboration platform. De neiging is om het vooraf te willen inrichten en fouten te verwijderen. Maar het corrigeert zichzelf. Als ik een live demo geef van het platform en een testruimte maak, dan is die binnen de kortste keren ook weer verdwenen! Een maffe, maar ontnuchterende gewaarwording. Is het in dit licht wel onze taak om voorwaarden te scheppen?

[Richard van Loon]

De afdeling communicatie krijgt zeker een andere rol in een 2.0 organisatie. Web 2.0 oplossingen zijn vooral gericht op laagdrempelig inbreng, interactie en dynamiek. In ieder zal de afdeling communicatie meer richting facilitering en coordineren opschuiven. Faciliteren van twee-wegsverkeer ipv de traditionele zender-rol. Communicatie zal ook meer samenwerken met kennisafdelingen i.v.m. kennisdeling dmv web 2.0 toepassingen.
Voor de afdeling communicatie zie ik bijv. het opzetten van een sociale netwerkomgeving als een grote verijking op het bestaande portfolio aan communicatie-middelen:
- intranet/website
- personeelsbladen/brochures
- brieven/mailings via post
- nieuwsbrieven via mail
- bijeenkomsten/congressen

[Davied]

Elke medewerkers heeft nu de instrumenten om online in contact te treden met zijn doelgroep. Daar zit geen directie communicatie meer tussen, een beleidsmedewerker kan via internet (Twitter, sociale netwerksites, wiki's) zijn netwerk betrekken bij waar hij/zij mee bezig is. Maar dat moet hem of haar wel geleerd worden. Medewerkers waren altijd al ambassadeurs van de organisatie, maar ze zijn nu zichtbaarder geworden. Volgens mij ligt er een belangrijke rol in het opleiden en begeleiden van medewerkers daarin. Dat is nogal een verschuiving.

Ten tweede is het ook mogelijk om dat netwerk uit te breiden. Overal op internet wordt gesproken over de onderwerpen van je organisatie, aan die gesprekken kun je eventueel deelnemen. Behalve het begeleiden van beleidsmedewerkers daarbij is er ook een rol voor communicatie om die plekken en mensen te vinden en beleidsmedewerkers daarop te wijzen. Bij OCW is een project bezig daarover.

Daarnaast kun je zelf als communicatieafdeling pro-actief optreden als over de eigen organisatie gesproken wordt. Via Twitter of op andere plekken kunnen bijv. opmerkingen worden gemaakt, klachten geuit of zelfs vragen worden gesteld aan je organisatie. Zoek die opmerkingen op en doe er iets mee.

Tot zover wat mij nu even te binnen schiet ;-)

[Davied]

Ook relevent is deze blog over Twitter en communicatieafdelingen.

[Roline Veldkamp]

Mee eens dat de rol van de communicatieafdeling verandert, maar het gaat nog steeds om communicatie. Met nieuwe middelen, nieuwe doelgroepen, nieuwe afzenders. Inderdaad meer naar een begeleidende rol, meer faciliterend, goed op de hoogte zijn van alle nieuwe ontwikkelingen, en van de voor- en nadelen van de verschillende (nieuwe) middelen. Juist omdat er zoveel informatie op iedereen afkomt, en alles voor iedereen toegankelijk is, wordt het kiezen van het juiste kanaal op het juiste moment voor de juiste doelgroep met de juiste boodschap veel belangrijker. En dat is een toegevoegde waarde die een communicatieafdeling kan leveren

[Davied]

Roline, hoe zie je dan de taakverdeling tussen beleidsafdelingen en communicatieafdelingen? Wat jij nog makkelijk een 'kanaal' noemt is tegenwoordig het deelnemen aan de dagenlange discussie in drie fora en acht blogs. Zie de casus baarmoederhalskankerprik. Wat doet over twee jaar de afdeling communicatie en wat doen de beleidsmedewerkers? Hoe verandert die verhouding? Welke kennis moet er dus ontwikkeld worden aan beide kanten? Dat zijn de vragen ... ;-)

[Richard van Loon]

Het gaat in mijn optiek veel verder dan puur communicatie en output. Er komen steeds meer vraagstukken rondom het managen van informatie- en kennisstromen. Het bekend model bij kennismanagement: input - throughput- output kan steeds meer toegepast worden in Communicatie "the next generation".

[Jacqueline van der Laan]

Ik denk dat we als communicatieadviseurs het denken in lijncommunicatie, paralelle communicatie en, de vaak als lastig en slecht beschouwde, informele communicatie moeten loslaten. Die informele communicatie wordt steeds krachtiger. Het zijn de sociale netwerken (online en offline).
Maar hoe krijg je grip op wat er in die netwerken gebeurt? Moet je er wel grip op willen krijgen? Maar het zou wel mooi zijn als je de waardevolle input uit die netwerken kunt gebruiken om je organisatiedoelen te bereiken.

Verder moeten we ook leren niet de kanalen te willen beheersen. Iedereen zoekt een kanaal dat bij hem of haar past. Denken dat iedereen op yammer samenkomt kan een illusie zijn. We zijn eindelijk echt middelenmakers af! De kunst is om de informatie uit al die kanalen weer bijelkaar te brengen.We zijn hooguit regisseurs van de boodschap.

En tot slot: hebben we eindelijk interactie en dialoog, kunnen we hem niet beheersen. De grootste cultuuromslag is die voor de communicatieprofessionals zelf!

[jacqueline smulders]

Ik ben het met mijn naamgenoot Jacqueline eens dat het voor de traditionele communicatieprofessionals een cultuur omslag is.
Het denken in netwerken lijkt eng, maar met klein starten moet het toch mogelijk zijn.
Ik ben op zoek naar tips hoe andere organisatie's dit proces gestart zijn.
In het diepe gestapt en gewoon een weblog open gesteld voor de interne communicatie?

[Richard van Loon]

Hoi Annet,
Allerlei vragen.......Dat is nou precies de transformatie die afdelingen communicatie gaan meemaken.

Je haalt in je blog veel onderwerpen aan die van totaal verschillende grootheden zijn.
Bijv. verdwijnt 1.0, moet er een mix met 2.0 komen......En passant heb je het over interne en externe doelgroepen.....om aan te halen dat de rol van communicatiemedewerker volgens het boek van Davied meer faciliterend zou moeten zij .......en lang niet iedereen kan schrijven.

Probeer je in je communicatieplan te focussen op de gangbare driedeling: strategisch, taktisch en operationeel. Per onderdeel ga je in op de vraagstukken die op dat niveau relevant zijn.

Daarbij wil ik je meegeven dat web2.0-technieken veel verder dat nieuwe communicatiemiddelen, zoals kennisdelen en samenwerken. Op deze punten zal afstemming gezocht moeten worden bij de kenniswerkers en bedrijfsvoering.