Ambtenaar 2.0

samen werken aan overheid 2.0

Hallo collega's,

 

Mijn naam is Janneke van Riel en ik ben tijdelijk beleidsmedewerker bij de (kleine) gemeente Halderberge. Het valt me op dat er nog al wat papier wordt gebruikt hier. De kasten en papierbakken puilen uit! Ik ben op zoek naar (simpel toepasbare) tips voor papiervermindering. Kunnen jullie me helpen?

Weergaven: 280

Berichten in deze discussie

Hallo Janneke,

 

Uitstekende tips van Ronald.

Mogelijke toevoeging: afspraken maken ook digitaal (bijv. Outlook) en niet meer schriftelijk bevestigen, maar per e-mail.

Werk gezamenlijk aan een tekst door intern een link te sturen naar een centraal toegankelijke interne schijf, zodat iedereen met de functie 'wijzigingen bijhouden' (indien in Word) zijn aantekeningen en opmerkingen kan maken en dat dat ook niet meer op papier hoeft. Door een nieuwere versie op te slaan kan de ontwikkeling van het stuk ook bewaard blijven. In Excel is het mogelijk met meerdere gebruikers tegelijk aan stukken te werken.

Bedankt voor jullie reacties. Daar kan ik zeker wat mee.

 

Met name het 'gedragsprobleem' is bij ons van toepassing denk ik. Hebben jullie ervaring met het bewustmaken van collega's over papiergebruik?

Hallo Janneke,

De reden dat medewerkers papier om zich heen verzamelen, is het ontbreken van vertrouwen dat de informatie anders (op een andere wijze geordend en toegankelijk gemaakt) snel vindbaar is. Dat is een van de sleutelfactoren. Je zegt 'weg met het papier', maar is er een betrouwbara alternatief?

Daarnaast ontbreekt het waarschijnlijk aan urgentie om een werkwijze die jarenlang is toegestaan, te veranderen. Hoe ziet het bureau van een gemiddelde leidinggeven er eigenlijk uit? Mensen veranderen alleen als ze de zin/noodzaak hiervan inzien. Helaas is het milieu onvoldoende urgentie, idem kostenbesparingen.

Ik weet niet of een 'bewustmakingcampagne minder papiergebruik' effect heeft. Er moet altijd een afgeleid hoger doel zijn waarvoor mensen warm lopen. Kijk ook eens naar de veranderingsprincipes van Kotter.

Dag Janneke,

Er zijn een paar mogelijkheden om papierverbruik te vermijden. Voor het geschreven woord zie ik eigenlijk alleen maar 2 dragers: papier en electronica. ´Bovendien is recycled papier al een vooruitgang tegenover het onbedachte gebruik van mooi wit papier. "E-woord" betekent voor mij dus het netwerken van alle geledingen van je gemeenten en het opbouwen van share-point in jullie content management. Daardoor bereik je een optimale verdeelbaarheid van de documenten binnen de diensten (die kun je dan ook wel via content management reguleren: wie mag wat en wie mag wat lezen en verbeteren, enz.). Vervolgens moet je proberen het meervoudige printen te vermeiden, dus wat geprint werd zou liefst bewaard en doorgegeven worden, en niet zomaar de prullemand in (tenzij, prullemand dan recycling heet!).

Nou, Janneke, zit er muziek in?

Groetjes uit Luik

Claude

 

RSS

© 2017   Gemaakt door Davied.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden