Ambtenaar 2.0

samen werken aan overheid 2.0

Gemeente 2.0: een kwestie van ‘gewoon doen’

Van vragen over solliciteren tot samen met bewoners werken aan een nieuw verkeersplan. Waar zet onze meest nabije overheid 2.0-oplossingen voor in? Een artikel over kansen en mogelijkheden bij gemeenten: ‘Het is een kwestie van een beetje lef en gewoon dóen’. 


Zoals in Amsterdam Zuidoost, waar het fysieke jongerenloket niet echt een succes werd. Dus kwam daar de online community Checkpoint Zuidoost voor in de plaats. “Een community waar jongeren zelf aan mee konden werken”, vertelt projectleider José Soorsma. “Niet een ouderwetse website met belerende informatie over wat jongeren wel en niet mogen en moeten, maar een medium dat aansluit bij de doelgroep. In juli van dit jaar zijn we van start gegaan met http://checkpointzo.nl. De community is een website waarop je kunt klikken om ons te gaan volgen via Facebook en Twitter. De website is dus alleen het startpunt, het volgen is belangrijker. Zo hoeven de jongeren onze website niet elke dag te bezoeken, maar informeren we ze actief via hun eigen socialemediakanalen. Dat is nog redelijk nieuw in Nederland. Het doel van de gemeente is ze gerichte informatie aan te bieden over werk, gezondheid, onderwijs en geld.” 

 

Jongeren melden straks zelf onderwerpen via de community

“Maar we gaan nog een stapje verder: uiteindelijk hopen we dat jongeren zelf onderwerpen, waar zij vragen over hebben, gaan melden via de community. De gemeente kan het aanbod daarop aanpassen.” Een community moet goed beheerd worden, zegt José: “Dat zou ik iedere gemeente aanraden die hiermee wil gaan werken, want dat wordt nog wel eens vergeten. Denk erover na hoe je zo’n website gaat beheren.”

 
Om het tot een succes te maken, moet er het liefst elke dag nieuwe informatie en nieuws op komen. Voor het beheer kun je een communitymanagementteam inzetten, met een communicatiemedewerker en een paar beleidsmedewerkers die mee kunnen denken over de informatie die je verspreidt.”


Checkpoint Zuidoost is splinternieuw, maar José is enthousiast: “Wij zijn nog maar net begonnen, dus we zitten nog in een opbouwfase. Ons doel is binnen een jaar we 500 volgers en gebruikers te hebben. Uiteindelijk moet dit een community worden waar jongeren met de gemeente in gesprek gaan over problemen en vragen waar zij mee zitten.” 

 

Gewoon dóen

“Het is vooral ‘gewoon dóen’ en een beetje lef hebben”, zegt Dea van Soest, projectleider Bewoners Aan Zet bij de gemeente Dordrecht. De gemeente Dordrecht zet 2.0 vooral in om de burgerparticipatie te vergroten. Via wijkwebsites, zoals www.dordrecht.nl/binnenstad is de gemeente voortdurend in dialoog met haar inwoners over uiteenlopende onderwerpen. “De meeste projecten die wij op deze manier communiceren, gaan over zaken die de directe leefomgeving raken van mensen, zoals een nieuw verkeersplan”, vertelt Dea. “Maar ook kunnen mensen ‘Wijkwensen’ indienen. Voorbeelden van uitgekomen Wijkwensen zijn bijvoorbeeld bankjes, een vijver en speelplekken. Sinds kort leggen we via de wijkwebsites ook verbanden met sociale media en zijn er meer interactieve mogelijkheden. In diverse projecten laten we bewoners - ook kinderen en jongeren - stemmen over een voorstel voor hun wijk.” 

 

Bewoners maken zelf voorstellen

Een bewonersgroep maakt bijvoorbeeld zelf een voorstel om het parkeren in de buurt te verbeteren. Daarna krijgt iedereen de gelegenheid te stemmen en te reageren in een forum. Dea ziet dat voor het gebruik van 2.0-toepassingen ook intern een verandering nodig is: “Als gemeente verandert je rol hierdoor. Door die dialoog met burgers en uit te gaan van hun wensen, ga je je anders opstellen als ambtenaar: van expert naar adviseur. Je expertise blijft belangrijk, maar burgers weten zelf veel beter wat wel en niet werkt in hun wijk. Hiervoor moet een organisatie wel openstaan, want het moet goed ingebed worden in de organisatie. Er is steeds meer interesse voor 2.0, maar het is nog wel aftasten voor veel mensen. Zelf ervaring opdoen is dan belangrijk.” 

 

Yammer steeds meer in gebruik

Dat merkt ook Emiel van Kalken. Hij is adviseur sociale media en komt vaak bij gemeenten over de vloer om presentaties te houden: “Het is op dit moment nog echt een beetje missionarissenwerk. Gemeenten vinden het interessant en willen er wel meer van weten, maar zijn vooral nog aan het snuffelen aan deze nieuwe technieken. Het is goed dat ze hiervoor openstaan, omdat ik ze vaak laat zien hoe hun burgers, maar ook hun eigen medewerkers communiceren met elkaar. Welke technieken en websites gebruiken die eigenlijk?
Mijn tip is dan ook om, wanneer je als gemeente iets met sociale media wilt gaan doen, eerst zelf te experimenteren met interne sociale media, zoals Yammer of Pleio.”

In steeds meer gemeenten wordt Yammer gebruikt: een intern platform waarop iedereen kan vertellen waar hij of zij mee bezig is en waarop samengewerkt kan worden. Veel organisaties vinden dit nog erg spannend en er zijn veel ‘non-believers'. Emiel: “Ik begrijp dat het spannend is. Het heeft ook te maken met je kwetsbaar opstellen en iets over jezelf vertellen. Maar daar moet je als organisatie gewoon even doorheen. En vanuit het bestuur moet duidelijk het signaal komen dat je niet meteen wordt ontslagen als je iets op Yammer zet.” 

 

Vlinders als hobby

Emiel gelooft in de wijsheid van de menigte: “Er is vaak veel meer informatie in een organisatie dan mensen beseffen. Een bekend verhaal is dat van een gemeente waar een vlinderplaag was. Een onderzoeksbureau werd ingezet om de oorzaak op te sporen. Toen het rapport verscheen, kwam een ambtenaar naar voren die zei dat vlinders al heel lang zijn hobby zijn en dat hij de gemeente deze informatie zo had kunnen geven. Het rapport klopte, maar het was eigenlijk niet nodig geweest om er een (duur) onderzoeksbureau op te zetten.”

Zo ook voor beleidsstukken. Emiel: “Zestig procent van de informatie in een beleidsstuk is algemene informatie die voor elke gemeente geldt. Die kun je zo kopiëren van een andere gemeente. De veertig procent ‘lokale saus’ die je er als gemeente dan nog overheen giet, dat maakt het een eigen stuk. Maar in tijden van bezuinigingen en straks vergrijzing, is dit natuurlijk een prima manier om te bezuinigen.”

Emiel ziet daarom ook zeker de voordelen voor gemeenten om samen te werken. In Limburg werkt een groot aantal gemeenten samen op arbeidsmarktgebied met de website www.igom.nl. Hierop kunnen mensen vacatures uitwisselen binnen gemeenten, maar ook bij andere overheden. Emiel: “Dit is pas één onderwerp, maar ik zie in de toekomst nog veel meer toepassingen op het gebied van 2.0 voor gemeenten. Eigenlijk is het niet meer weg te denken, het is alleen nog maar de vraag wat je ermee gaat doen.”

Tips van José: 

1.Zet een projectleider met affiniteit op zo’n project. Als je niet in sociale media gelooft, wordt het niets.

2.Kijk goed naar je doelgroep en stem je informatie daarop af. Kies een doelgroep die iets met elkaar gemeenschappelijk heeft. Zoals ouders, of jonge mantelzorgers. Doe onderzoek naar waar deze doelgroep behoefte aan heeft. Hebben ze behoefte aan kennis en informatie of willen ze een platform om ervaringen uit te wisselen? Als CJG (Centrum Jeugd en Gezin) zou je met sociale media bijvoorbeeld heel goed je doelgroep kunnen bereiken, alle informatie bij elkaar via de community.

3.Zet een managementteam op de community dat de informatie erop zet, monitort wat er leeft en de vragen kan beantwoorden.

4.Gemeenten die het uitvoeringsplan willen hebben kunnen terecht bij José Soorsma: jsoorsma@aga.amsterdam.nl

 

Tips van Emiel: 

1.Ga niet meteen een eigen community of platform bouwen, maar zoek eerst uit of je doelgroep misschien al ergens verzameld is. De techniek is meestal nog gratis is ook. 

2.Zet sociale media in waarvoor het bedoeld is: niet alleen ‘zenden’ van informatie, maar ook vragen beantwoorden en oproepen doen. 

3.Twitter, Yammer of Facebook nooit emotioneel. Voor je het weet heb je een bericht de wereld in gestuurd waar je later spijt van krijgt. 

4.Sociale media zijn niet iets ‘van de afdeling Communicatie’, maar van de hele organisatie: de content komt van iedereen. 

 

Tips van Dea: 

1. Bel een gemeente die hier al lekker mee aan de slag is eens op en ga kijken hoe die het aangepakt heeft.

2. Bang voor wat wel en niet op Twitter? Er zijn meer dan genoeg richtlijnen te vinden op internet.

3. Ga eens een workshop Yammer of Twitter volgen met elkaar en kom erachter hoe het werkt.

 

Dit artikel schreef ik voor het eerste tijdschrift over Ambtenaar 2.0. 
 

Weergaven: 348

Opmerking

Je moet lid zijn van Ambtenaar 2.0 om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van Ambtenaar 2.0

Reactie van Davied op 23 Oktober 2011 op 9.39

17 november op de vrijwilligersbijeenkomst. Je bent van harte welkom!

Maar vanaf volgende week kun je je alvast inschrijven, hoor. Dan krijg je een stapeltje toegestuurd.

Reactie van Gilbert Sewnandan op 22 Oktober 2011 op 23.58
Leuk artikel Jakobien, ben benieuwd naar de 'hardcopy-versie' : het tijdschrift zelf!

© 2017   Gemaakt door Dirk Jan van der Wal.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden