Ambtenaar 2.0

samen werken aan overheid 2.0

De waarde van balans binnen de overheid voor zzp-notulisten

Met een zeker gevoel voor understatement kan ik zeggen dat Professor Brenninkmeijer niet enthousiast is over het functioneren van de Nederlandse rechtsstaat. Bijna dagelijks dienen zich voorbeelden daarvan aan in de media. Vandaag las ik in Trouw een artikel in verband met plannen van minister Schippers met het medisch beroepsgeheim, waartegen Martin Buijsen zich verzet. De heer Buijsen is hoogleraar Recht en Gezondheid aan de Erasmusuniversiteit.

Ik beperk mij nu even tot míjn beroep. Ik ga in op de betekenis van de Nederlandse rechtsstaat voor zzp-notulisten. Ik behoor tot die groep werkers in Nederland. Net als artsen heb ik een dienende functie. De vraag is alleen tot hoe ver die dienende functie gaat. Wie dien ik vanuit welke positie?

Wanneer de rechtsstaat niet goed functioneert en de grondwet zou met voeten worden getreden, is elke niet-ambtenaar-notulist-burger straffeloos gelijk te stellen aan de boodschapper in de middeleeuwen. Wanneer de notulist opschrijft wat hij in vergaderingen hoort, zal hij op velerlei manieren “het leven kunnen laten” zonder bescherming en zonder mogelijkheden om zich te verdedigen. Dat zou betekenen dat de overheid een zzp-notulist eenvoudigweg de wacht aan kan zeggen: hij wacht een voor zichzelf geschikt moment af en de notulist kan fluiten naar zijn werk. Weet wel dat is iets anders dan: “fluitend naar zijn werk”.

De functie van notulist
Een notulist vergaart informatie uit vergaderingen en gebruikt die informatie voor de verslaglegging. Hij ondersteunt de voorzitter. De notulist krijgt zijn aanwijzingen van de voorzitter – die maakt structurerende opmerkingen in de vergadering en iedereen kan die inbreng horen. Mede daaruit blijkt de relevantie van de informatie voor de notulist.

De functie van een notulist onderscheidt zich van die van een secretaris. Een secretaris die het verslag maakt, kan het verslag dat hij heeft gemaakt verantwoorden op basis van zijn positie in het bestuur. Een notulist die bijvoorbeeld door een ALV (Algemene Ledenvergadering van een Vereniging) wordt ingehuurd, werkt in opdracht van de functionaris die hem inhuurt en hij levert dan zijn werk aan die functionaris. Die beoordeelt het werk en gaat daarmee aan de slag voor zijn/haar organisatie.

De context van het functioneren van notulisten
Notulisten verslaan vergaderingen. In alle vergaderingen ondersteunt de notulist de voorzitter. Die vergaderingen kunnen plaatsvinden in verschillende contexten. Zo gezien, verandert de positie van de notulist. De context maakt wel degelijk verschil.

Een notulist die als gevolg van een raadscommissievergadering van een lokaal bestuur zijn werk levert, heeft met andere aspecten te maken dan de notulist die zijn werk levert in opdracht van een vereniging. Bij de vereniging heeft hij louter te maken met civielrechtelijke posities. Bij de raadscommissievergadering heeft de notulist te maken met zowel civielrechtelijke als met publiek- en bestuursrechtelijke posities. Hij heeft een civielrechtelijke overeenkomst met zijn opdrachtgever, de griffier. En in zijn werk heeft hij te maken met de verhouding tussen de burger en de overheid (publiekrechtelijke zaken) en hij heeft in het bijzonder te maken met staatsrechtelijke verhoudingen: in dit geval gaat het daarbij om de positie die adviserende vakcommissies hebben ten opzichte van de gemeenteraad en gaat het om de positie van de raadsleden ten opzichte van de ambtelijke organisatie.

De positie van een zzp-notulist
De notulist die bestuursvergaderingen notuleert, krijgt zijn opdracht van een ambtenaar. Daarmee wordt van hem verwacht dat hij als een ambtenaar optreedt en dat hij zich houdt aan de positie die ambtenaren ook hebben. Daarmee is gelijktijdig zijn rechtspositie bezegeld: de gemeenteraad gaat niet over de bedrijfsvoering. De ambtelijke opdracht maakt deel uit van de bedrijfsvoering. De gemeenteraad kan van oordeel zijn dat de notulist goede notulen levert, maar de notulist ondervindt van dat oordeel geen bescherming. Als de notulist zich onheus bejegend voelt door zijn opdrachtgever, zal hij zich moeten verlaten op zijn civielrechtelijke positie. Op dat moment doen de staatsrechtelijke verhoudingen er niet meer toe.

Conclusie: krachten en tegenkrachten
De notulist heeft in alle gevallen te maken met discussies, op bestuursrechtelijk, dan wel op civielrechtelijk niveau. Dat betekent dat hij te maken heeft met onenigheid op het niveau van zijn opdrachtgever. Als het gaat om bestuursrecht en de discussies vinden plaats bij de overheid en de discussies gaan over een ambtelijke organisatie waar vanuit de notulist zijn opdracht krijgt, en de notulist geeft die discussie goed weer in zijn verslag, doet hij zijn werk goed. Maar juist daardoor kan hij in de problemen komen. Daarom is het ook voor iedere zzp-notulist met een opdracht van de overheid van levensbelang dat de wetgevende, de uitvoerende en de handhavende macht elkaar in evenwicht houden. Dan kan het zelfs zo zijn dat het bestuur zich in een specifiek geval wél bezighoudt met een casus in de bedrijfsvoering. Niet op verzoek van de notulist of vanuit dwang, maar gewoon omdat het bestuur op het juiste moment een juiste inschatting maakt.

Maar zo zou elke direct betrokken ambtenaar de juiste tegenkracht al veel eerder hebben kunnen geven dan het moment waarop het bestuur zou besluiten zich ermee te gaan bemoeien.  

Tegenkracht is en blijft het sleutelwoord als het gaat om een goed functionerende overheid. Tegenkracht komt altijd voort uit besef, oordeelvermogen en uit professionaliteit. Die mogen als aanwezig verondersteld worden in elke professionele organisatie, ook buiten de overheid. Maar binnen de overheid telt dit net even iets zwaarder. De overheid werkt als bedrijf, maar heeft ook verantwoordelijkheid voor onze samenleving. Dat geldt zeker als de overheid een zakelijk commitment aangaat met burgers.

Weergaven: 403

Opmerking

Je moet lid zijn van Ambtenaar 2.0 om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van Ambtenaar 2.0

Reactie van Wilbert Schermer Voest op 26 Juli 2015 op 10.11
Beste Geert Jan, met belangstelling je artikel gelezen, over de rol van de zzp notulist op het grensvlak van politiek en bestuur. Ik was benieuwd of de door jou geschetste situatie ook door anderen (binnen en) buiten de overheid wordt gedeeld/besproken. ik ben verder gaan zoeken op internet (Google/overheidsites etc.) en ben 1 artikel tegengekomen: een blog van jou uit 2010. Verder is er niets te vinden.... Mocht ik artikelen/discussies over het hoofd heb gezien dan hoor ik dat graag. Ik ben wel benieuwd hoe jij als zzp'er aankijkt tegen het functioneren van de overheid. Met jouw jarenlange ervaring kan je daar vast een interessante blog over schrijven !
Reactie van Geertjan Benus op 24 Juli 2015 op 12.32

Wilbert, om te beginnen heb jij een andere positie dan ik heb. Jij bent ambtenaar, ik werk als zzp-er en ben meer dan 20 jaar verbonden aan onder meer de overheid. 

Veel verklaring zit in een eerder artikel dat ik schreef. Om dat artikel te begrijpen, heb je wel empathie nodig en niet in eerste instantie een houding van "volgens mij is dit een non-issue".  

Reactie van Wilbert Schermer Voest op 24 Juli 2015 op 9.23

Dit platform is bedoeld om met elkaar van gedachten te wisselen over het werken in een ambtelijke omgeving. Een heldere duiding van het echte probleem kan hierbij helpen. Maar wanneer je daar niet concreet op in wil gaan, wordt een discussie hierover erg moeilijk. En... ik ben erg geïnteresseerd in het functioneren van de overheid/bestuurlijke vernieuwing. Ik ga daarom graag de discussie aan !

Reactie van Geertjan Benus op 24 Juli 2015 op 0.27

Volgens mij, Wilbert, is dit inderdaad voor jou een non-issue.

Op mijn level praat ik niet over "problemen die ik ervaar", ik los ze op door vanuit mijn inzichten te handelen. In mijn blog ga ik op een door mijzelf gekozen manier in op die inzichten. 

Wanneer dit voor jou echt een non-issue is, besteed je er in mijn beleving veel aandacht aan. Vanuit welke interesse vraag jij naar de informatie die jij wil weten? 

Reactie van Wilbert Schermer Voest op 23 Juli 2015 op 21.26
Interessante CV heb je bijgevoegd, maar dat is geen antwoord op mijn vraag. Ik vroeg of je op je eigen 'level' ook problemen hebt meegemaakt !
Reactie van Geertjan Benus op 23 Juli 2015 op 19.15

Wilbert, misschien wil je zeggen dat jij het een non-issue vindt. Maar dan zou je tegelijkertijd zeggen dat de leerstoel institutionele aspecten van de rechtsstaat, een non-issue is. Kennelijk zijn er op een ander level andere inzichten dan de inzichten die jij hebt.   

Reactie van Wilbert Schermer Voest op 23 Juli 2015 op 18.05
Volgens mij behandel je een 'non-issue'..... Je schrijft ook dat je in de problemen kan komen. Daarom ben ik benieuwd of jij (of collega notulisten) de beschreven problemen ook daadwerkelijk zijn tegengekomen.

© 2017   Gemaakt door Davied.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden