2.0 in je organisatie: kennisdelen en nieuws brengen

[Godfried Knipscheer]

Een case uit de afdeling Communicatie van de Vlaamse overheid

In veel organisaties komt “kennisdelen” nooit voorbij het stadium van doelstelling. Kennisdelen succesvol in de praktijk brengen is lang niet iedereen gegeven. Ook nieuws is zoiets: meestal zijn vergaderingen of de wandelgangen de voornaamste bron voor nieuws, samen met de overladen mailbox. Maar de kans is groot dat er nogal wat informatie tussen de mazen van het net doorglipt, zeker als je veel deeltijdwerkers hebt. We hebben in onze afdeling geprobeerd om deze problemen, die waarschijnlijk wel herkenbaar zijn, op een 2.0-manier aan te pakken. Tot nu toe succesvol, zo lijkt het. In deze blog zal ik uitleggen wat we hebben gedaan, en waarom.

Voor een aantal websites hebben we al lang een extern gehoste webserver. Het was dus gemakkelijk om daarop een kleine Drupalinstallatie te maken. We hebben die de raadselachtige maar pakkende naam Quagga meegegeven. Die Quagga bestaat op dit moment uit niet meer dan een blog en een wiki (zie de afbeelding). Het onderscheid tussen die twee is eenvoudig: de blog is voor berichten met een korte houdbaarheid, dus voor nieuws. De wiki is er voor berichten met langere houdbaarheid, dus voor kennis.

Alle collega’s van de afdeling hebben een account gekregen, en iedereen kan berichten toevoegen of bewerken. We hebben ons wel gerealiseerd dat de Quagga alleen niet genoeg is. Je kunt immers niet verwachten dat iedereen geregeld naar die site gaat – daar denk je niet altijd aan. Daarom hebben we ook bij iedereen de Yammer desktop client geïnstalleerd. Yammer is vergelijkbaar met Twitter, maar dan intern. Op de “Yammer” worden nieuwe Quaggaberichten aangekondigd. Yammer is ook de plek voor korte mededelingen, vragen, anekdotes, enzovoort.

Op dit moment is ons nieuwe systeem een kleine twee maanden in de lucht. En het moet gezegd: het is snel uit de startblokken gekomen! Waarom is dit volgens mij succesvol?

• Begin eenvoudig. Niet iedereen is een 2.0 enthousiasteling! Als je in het begin teveel 2.0 functionaliteiten toevoegt wordt het voor veel mensen verwarrend en haken ze af.
• Bereid je voor op groei. Begin klein, maar zorg er wel voor dat je kunt groeien, mocht dat nodig zijn. Er staat op Quagga permanent een wiki open voor vragen, suggesties voor verbeteringen, enzovoort.
• Maak afspraken. 2.0 betekent niet: vrijblijvend. Bij ons is het verplicht om relevante dingen uit vergaderingen op Quagga te zetten. Iedereen die naar een congres of opleiding is geweest, moet op Quagga zetten wat hij daar geleerd heeft. Quagga is meteen ook de enige plek waar je die info nog kan terugvinden.
• Geef ook vrijheid. Probeer dit soort systemen niet in een ijzeren greep te houden, maar laat ze evolueren. 2.0 gaat ook over mondigheid en de mogelijkheid om mensen een eigen stem te gunnen.

Reacties en tips zijn welkom!

[Stefaan]

Hallo.
Binnen Kind en Gezin werken we momenteel aan een visie rond kennisbeheer. Vandaar zou het boeiend zijn om een gesprek te hebben met iemand die betrokken is geweest bij het project rond kennisbeheer. Wie kunnen we contacteren ?
Alvast bedankt.

[Vincent Sennesael]

De Quagga bij u installeren!

Quagga is gemaakt in Drupal versie 6.x.

Quagga installeert net zoals een reguliere Drupal install, en bevat een installatieprofiel dat modules, content types en templates voor u klaarzet.

Generieke Drupal installatie-instructies: http://drupal.org/getting-started/install
Zorg er voor dat je php 5.2.x hebt. Met PHP 5.3 krijgt u problemen.

Belangrijkste gebruikte modules (meegeleverd): Administration menu, Backup & Migrate, CCK, Views, FreeLinking, FCKeditor & IMCE, Lightbox2, Mailsave, Mailhandler, Messaging, Mollom, Notifications, Pathauto, Poormanscron, Shoutbox, Print-friendly pages, Tagadelic, Taggly, Wikitools

Content toevoegen aan de Quagga kan via de webinterface, maar het kan ook via mail en via tools zoals Scribefire (blog api, Mailhandler, Mailsafe). Beetje zoals Posterous.

Download de Drupal install code voor Quagga(quagga.zip, 20 MB)

[Godfried Knipscheer]

Henri, wij hebben de desktopclient van Yammer gewoon doodleuk bij iedereen in de afdeling geïnstalleerd en ze een account cadeau gedaan ;-) Samen met een paar duidelijke afspraken en een uitleg op een bijeenkomst die toch al voor de hele afdeling was gepland, heeft dit de mensen goed op weg geholpen.

[Henri Achterkamp]

Hele bruikbare ervaringen. Mooi dat je dat met ons deelt.
Vaak start zoiets vanuit een club enthousiaste 2.0-ers. Zo zijn wij een poosje geleden gestart met de webversie van Yammer. Wortd nog niet heel breed gebruikt, maar toch zie je dat het gebruik toeneemt. En dus ook serieuzer (naast mail) wordt ingezet. Nu is denk ik de tijd gekomen om het breder te gaan uitzetten.
Die Quagga oplossing ga ik hier intern ook s "droppen", want ik vind het verschrikkelijk dat er elke keer verslagjes van allerlei overlegjes gemaakt worden terwijl je dat makkelijker kunt realiseren zoals jullie dat hebben vormgegeven.
Ik zal een linkje van deze blog ook bij ons Yammeren.

[Godfried Knipscheer]

Tx! Het zijn inderdaad allemaal standaardmodules. Collega Vincent Sennesael kan overweg met Drupal, en we beschikken over een 'eigen' (extern gehoste) webserver. We gaan eens proberen om de code ter beschikking te stellen - als het lukt, zal ik de link hier posten.
Ok om de blog op ambtenaar20 te zetten!

[Davied]

Dat ziet er mooi uit, Godfried! Zijn dit allemaal standaard Drupal-modules? Intern gerealiseerd?

Misschien ook wel leuk om dit blog op www.ambtenaar20.nl te zetten!

[Ralf Mohnen]

Hoi Godfried,

dat ziet er mooi uit! Denk dat veel organisaties jaloers mogen zijn op wat jullie gedaan hebben!

Is er ook een Vlaamse Ambtenaar 2.0?