Ambtenaar 2.0

samen werken aan overheid 2.0

Tijdens de skivakantie is 'woensdag' de dag waarop de meeste ongelukken gebeuren. Je bent vermoeid, je wordt wat nonchalant, je maakt fouten en valt terug op bekende patronen. Na een bezoek aan de Oostenrijkse arts en de gipsvlucht ben je een fortuin lichter en een illusie armer.
 

Asociaal
Ik zit nu halverwege de WE QUIT MAIL-week; een landelijk initiatief van Kim Spinder om het e-mail gebruik drastisch te verminderen. Waarom? Het kost dagelijks veel tijd om mails te beantwoorden en af te handelen; we cc-en collega's om maar geen mensen te vergeten; we gebruiken mail om over-en-weer aangepaste versies van documenten te sturen; we onderbreken ons werk door de vele mailnotificaties die ongeduldig in ons beeldscherm verschijnen.
Kortom: e-mailen is tijdverslindend en asociaal. Asociaal? Ja, want we mailen ook die collega die maar 1 deurtje verder zit. We mailen liever een vervelende boodschap dan dat we de telefoon pakken of even langslopen. Maar e-mailen is ook niet effectief: we kunnen het (sociale) intranet beter benutten of gebruik maken van gemeenschappelijke netwerkschijven. Chatprogramma's als Lync ondersteunen de communicatie via het in 'gemeenteland' veelgebruikte Microsoft Outlook. En informatie delen die niet privacy-gevoelig is delen met externe relaties, kan prima in de 'cloud' via dropbox, skydrive, google drive etc. (en het mág binnen het cloud-beleid van de gemeente Groningen)

E-toxen
Is het dus eenvoudig om te stoppen met mailen? Nee, hoewel ik collega's in mijn automatische antwoord op binnenkomende mails direct informeer dat ik meedoe aan de WQM-week, stuit ik op onbegrip. "Jíj stopt misschien met mailen maar 'wij' niet! Wil je wel even reageren?!" Het kost me moeite. Ik dwing mezelf om niet te vervallen in oud gedrag en bij elke mail toch stiekum te kijken of het belangrijk is. De smartphone bij het ontbijt is nog wel het lastigste. Wél kijken wat er ook twitter en facebook gebeurt maar niet in je inbox spieken terwijl het rode lichtje van de Blackberry - die is van de zaak - nadrukkelijk om aandacht vraagt. Vandaag heb ik zelfs een opzetje voor een bijeenkomst uitgeprint en in haar postvakje gelegd; niet erg duurzaam maar scheelde toch een mailtje.

Ik houd vol. Dagelijks levert minder e-mailen me meer effectieve werktijd op. En veel 'dringende zaken' - rode mails- blijken toch niet zo dringend en kunnen na een halve dag wachten direct door naar de prullebak. Nog een paar dagen tot het eind van de WE QUIT MAIL week. En daarna? Val ik terug? Kan ik écht wel zonder?       

Weergaven: 130

Opmerking

Je moet lid zijn van Ambtenaar 2.0 om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van Ambtenaar 2.0

Reactie van Jan van der Ploeg op 19 Mei 2014 op 7.32

Misschien is er een tussenweg: zelf stoppen met het uitsturen van e-mail en zoveel mogelijk reageren per telefoon/live op ontvangen e-mail. Als het écht belangrijk of dringend is, toch de e-mail beantwoorden. WQM moet immers geen nieuw dogma worden. Een weekje actief afkicken zou overigens voor iedereen goed zijn!

© 2017   Gemaakt door Davied.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden