bibliotheek uit de gratie?

[joke reedijk]

Bibliotheek, documentatie-afdeling, informatiecentrum allemaal benamingen voor een afdeling in diverse ministeries waar rijksambtenaren terecht kunnen voor externe, (semi-)openbare informatie. Informatiespecialisten zoeken gevraagd en ongevraagd in databanken, op het internet en in catalogi naar informatie die zij vervolgens selecteren en toegankelijk maken, attenderen en analyseren. De bibliotheek is allang geen stoffige verzameling boeken op de plank meer, sterker nog een eigen collectie is al lang niet meer de belangrijkste bron van informatie. (Vandaar dat we tegenwoordig spreken over een informatiecentrum) Dit in tegenstelling tot het archief dat als taak heeft de binnengekomen post zodanig te beheren dat het terug te vinden is in de eigen organisatie.
Kortom het Informatiecentrum is een organisatie waar je als rijksambtenaar actief een deel van je kennis kunt halen. En toch zie je zelden dat ministeries informatiespecialisten of informatiemakelaars inzetten bij de ontwikkeling van beleid en projecten en de uitvoering van programma's; sterker nog bibliotheken worden gesloten. Daarvoor worden door (interim) managers verschillende argumenten aangedragen: overbodige luxe, we hebben internet en de medewerkers zoeken zelf maar. Met als gevolg dat rijksambtenaren de juiste informatie niet kunnen vinden of overspoeld worden met incomplete, onbetrouwbare, eenzijdige informatie. En dat terwijl omgevingsanalyses voor beleid en voor de advisering van de minister of staatssecretaris uitermate belangrijk zijn. Want je wilt toch als beleidsmedewerker, communicatiemedewerker of wetgevingsjurist weten wat de heersende opvattingen zijn of hoe het beleid beland is bij het publiek, de tweede kamerleden, de media en belangenorganisaties. Daarom breek ik een lans voor een betere inzet van de diensten van ministeriële informatiecentra. Wellicht kunnen we eens nadenken over één informatiecentrum voor alle ministeries. Dan hoeven we klanten van een andere ministerie geen 'nee' meer te verkopen. En een bewustwordingscampagne rijksbreed. Zodat niemand meer na 13 jaar kan zeggen "goh nooit geweten dat er een bibliotheek was".

Joke Reedijk
Informatieadviseur bij het Ministerie van Justitie