BYOD bij OVER-gemeenten; kies zelf je gereedschap

[Ronald Smit]

De timmerman doet het al

Waarom krijgen veel timmermannen geen hamer en zaag van hun werkgever, maar een vergoeding om die zelf te kopen? Het antwoord is logisch. Wanneer je zelf je gereedschap mag uitzoeken, kies jij als vakman of –vrouw altijd het gereedschap waar jij het beste mee kunt werken. Niemand weet immers wat voor jou het beste gereedschap is, behalve jijzelf, alleen jij kent je eigen voorkeuren. Het is daarom slim om je medewerker tot een bepaald niveau (niet iedere timmerman heeft een eigen zaagmachine) zijn eigen gereedschap te laten uitzoeken. Het gaat de werkgever immers niet om het gereedschap dat zijn mensen gebruiken, maar om het resultaat van de klus. Bovendien zijn de meeste mensen zuiniger op hun privé eigendommen, wat ook een voordeel is.

 

Bij de overheid

Hoe doen we dat eigenlijk bij de (lokale) overheid? Wij verplichten onze kenniswerkers al jaren om met standaard gereedschap te werken dat wij voor ze hebben uitgezocht. Ambtenaren hebben vrijwel geen keuze, ze krijgen standaard computers en software om hun werk mee te doen. Op de computer thuis werken mensen vaak veel prettiger dan op de computer waar ze hun werk mee doen (hun brood mee verdienen). Dat komt doordat je thuis zelf kunt bepalen welke programma’s je op je privé computer installeert. Bovendien is de privé computer vaak sneller dan die op het werk. Is het aanbieden van standaard middelen wel logisch in een organisatie waar we onze mensen willen faciliteren om hun werk zo goed, slim en efficiënt mogelijk te doen? Nee, dat is niet logisch.

 

Bring Your Own Device (BYOD)

OVER-gemeenten heeft daarom Bring Your Own Device (BYOD) geïntroduceerd. Ambtenaren zijn vrij om hun eigen gereedschap (bijvoorbeeld laptop) te gebruiken, zolang het de kwaliteit en kwantiteit van hun werk maar ten goede komt. Ze kiezen (tot bepaalde hoogte) hun eigen apparaat om op te werken, daar bemoeit de organisatie zich niet (meer) mee. De leidinggevende focust in OVER-gemeenten op de resultaten van je werk, niet waarmee je je werk als beleidsmedewerker doet.

 

Randvoorwaarden

BYOD werkt het beste in organisaties waar resultaten leidend zijn. Aangezien OVER-gemeenten serieus met HNW bezig is, is BYOD een logische keuze. Om BYOD succesvol te kunnen toepassen is het belangrijk dat iedere medewerker vanaf zijn eigen apparaat het netwerk van de organisatie op kan. Om dit mogelijk te maken is in de gemeentehuizen van Oostzaan en Wormerland draadloos internet beschikbaar. Het maakt dus niet uit waar je bent, op kantoor of thuis, je kan overal bij je bestanden en mail. Het netwerk van OVER-gemeenten kan vanaf vrijwel ieder apparaat benaderd worden; Windows PC/laptop, Mac Computer/laptop, en zelfs de iPad en iPhone. Op ieder Device zie je exact dezelfde werkomgeving, alleen de grootte van het scherm varieert.

 

Beveiliging

Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van hun eigen apparaat. Daar is niets nieuws aan. Wanneer medewerkers in het verleden vanaf hun eigen PC thuis werkten, waren ze ook al verantwoordelijk voor hun eigen privé PC. Zodra contact met het beveiligde netwerk van OVER-gemeenten wordt gemaakt, heeft de medewerker de beschikking over de software (Office, berichtenadminstratie etc.) en veiligheid die de organisatie aanbiedt.

 

“Ik wil niet flexibel werken”

Dient iedere medewerker van OVER-gemeenten nu zijn privé laptop te gebruiken om flexibel zijn werk te doen? Nee, het moet niet, het mag wel. Mensen die liever op kantoor achter een standaard computer werken kunnen dat blijven doen. De flexplekken (met Thin Client) blijven beschikbaar. Een combinatie van beide, werken op je privé laptop en op een Thin Client, is natuurlijk ook mogelijk.

 

ICT PGB

Om het flexibel werken van de ambtenaren te stimuleren stelt OVER-gemeenten aan de medewerkers een persoonsgebonden budget voor ICT middelen (ICT PGB) beschikbaar. Dat is geen cadeau, maar net als bij de timmerman een tegemoetkoming in de kosten voor het aanschaffen van gereedschap waar je mee werkt. De medewerker is zich bewust dat het apparaat voor minimaal 90% zakelijk gebruikt dient te worden. Voornamelijk de kenniswerkers kunnen van het ICT PGB in OVER-gemeenten gebruik maken. Niet al het werk van de gemeente kan immers tijd- en plaatsonafhankelijk worden uitgevoerd. Het ICT PGB is primair bedoeld om de medewerkers in het flexibeler werken te faciliteren. Bij de toekenning van het ICT PGB wordt als belangrijke voorwaarde gesteld dat de medewerker na aanschaf van zijn Device flexibeler kan en wil gaan werken. Dit dient de medewerker bij zijn leidinggevende aannemelijk te maken voordat het ICT PGB wordt toegekend. In de resultaatgesprekken van leidinggevende en medewerker zal het flexibel en digitaal werken onderwerp van gesprek blijven. Doorlopend wordt bekeken of de verwachtingen op dit gebied uitkomen.

 

Mijn praktijk

Wat betekent deze ontwikkeling voor mij als medewerker van OVER-gemeenten? BYOD geeft mij de mogelijkheid om helemaal te werken zoals ik dat wil. Ik kan mijn privé MacBook mee naar kantoor nemen. Op de momenten dat ik dat handig vind, kan ik op mijn favoriete laptop werken. Soms heb ik echter behoefte aan een groot toetsenbord en een groot scherm; een laptop is dan minder handig. Op zo'n moment kies ik voor één van de flexplekken (met een vaste computer) in één van de twee gemeentehuizen van OVER-gemeenten. En als straks mijn ICT PGB aanvraag wordt toegekend, kan ik aan mijn ambitie beginnen om 100% papierloos te werken. De aanschaf van een iPad wordt dan mogelijk. Ik stop dan met het printen van vergaderstukken en kan bij ieder overleg digitaal mijn documenten raadplegen en digitaal aantekeningen maken. De introductie van BYOD maakt het voor mij als beleidsadviseur mogelijk om met het gereedschap te werken waar ik het beste mijn werk mee kan doen. Mijn collega’s maken overigens hele andere keuzes, zij vullen BYOD weer helemaal anders in. Sommigen blijven liever op de vaste computers werken en houden alles bij het oude. Weer anderen delen mijn liefde voor Apple producten niet en gaan flexibeler werken met behulp van een Windows laptop. Alles is goed, zolang je maar voor jezelf bepaalt wat jouw beste manier is en je de samenwerking met collega's zoekt.

 

@Ronald_Smit

[Ronald Smit]

@rob ik mail je zo even met info.

[Rob Haans]

Dit levert bij ons de meeste discussie op: aanpassingen aan het netwerk om toegang toe te staan voor "niet-vertrouwde" apparaten. Hoe is de technische architectuur bij jullie geregeld? Als je een document hierover hebt, zou ik zeer dankbaar zijn dit te ontvangen. Je kunt het mailen naar [e-mail]

[Ronald Smit]

Nee dat zou ik je zo niet kunnen vertellen. Is wel na te gaan uiteraard.

[Rob Haans]

Weet je ook iets van de technische kan ervan? Werken jullie met een Citrix Acces Gateway?

[Ronald Smit]

@Rob: Het werkt goed, we kunnen vanaf PC, Mac, iPad, iPhone etc toegang tot ons netwerk krijgen d.m.v. Citrix. Maak er dagelijks gebruik van

[Rob Haans]

@Peter Over welke software heb je het? Standaard software als MS Office of ook specifieke vakapplicaties?

[Rob Haans]

Wat zijn de eerste ervaringen tot nu toe? Hoe is de toegang van "eigen" apparaten tot het netwerk bij jullie geregeld?

[Astrid Tol]

duidelijk verhaal en mooi initiatief. Bij Rijksgebouwendienst kijken we ook hoe we met BYOD willen omgaan. Ben erg benieuwd naar effect op IV-dienst(-verlening). Kan me daarnaast, bijv., via yammer, een soort collegiale helpdesk voorstellen ala Alex bij beleggingen. Wanneer zijn de resultaten bij jullie bekend?

[Peter van der Linden]

Andre, Ik werk voor de gemeente Dordrecht. Iedereen die telewerkt, krijgt de benodigde software op een DVD. Dat kun je standaard voor iedereen doen. Verder is er allerlei freeware, die je misschien veel liever gebruikt. Collega's kunnen elkaar helpen en in noodgevallen gewoon een beroep doen op de helpdesk. Centraal thema in Dordrecht: vertrouwen en verantwoordelijkheid.

[André Le Noble]

Prachtig initiatief, maar hoewel het leuk lijkt om je eigen device mee te nemen naar het werk, zijn er volgens mij veel zaken die geregeld moeten zijn voordat je dit bedrijfsbreed kunt gaan inzetten.

Hoe staat het bijvoorbeeld met de ondersteuning van deze devices, wordt alles ondersteund, of kan de gebruiker kiezen uit verschillende besturingsystemen? Hoe richt je hier de helpdesk op in of mag hier geen gebruik van worden gemaakt door de BYOD gebruikers? Wat gebeurt er als de eindgebruiker zijn werk niet kan uitvoeren omdat de applicatie of netwerkverbinding op zijn eigen PC niet niet meer werkt? Hoe zit het met licenties voor de applicaties op de eigen devices, wordt dit gecontroleerd of is dit eigen verantwoordelijkheid?

Op zich ben ik er helemaal voor, maar er zijn behoorlijk wat randvoorwaarden die ingevult moeten zijn voordat je hiermee een start kunt maken.

Ik ben benieuwd hoe dit zich ontwikkelt en wat de ervaringen op de langere termijn zijn.