Ambtenaar 2.0

samen werken aan overheid 2.0

Beste mensen,

 

Hieronder vinden jullie wederom een tekst die bedoeld is voor publicatie in het blad Bestuurswetenschappen. Als voorbereiding op de BYOD-dag komende vrijdag, een artikel van ons over Bring Your Own Device. Reacties zijn zeer welkom en worden - met vermelding - gebruikt om het stuk aan te scherpen voorafgaand aan publicatie in Bestuurswetenschappen.

 

Groet en dank, Albert Meijer & Davied van Berlo

 

 

Te publiceren in: BESTUURSWETENSCHAPPEN (VOL. 66, NR. 4)

 

Online discussies

Bring Your Own Device (BYOD)

Professionals worden (weer) de eigenaar van de productiemiddelen

 

Albert Meijer

Universiteit Utrecht

 

Davied van Berlo

Initiatiefnemer van Ambtenaar 2.0

 

Versie: 4 juni 2012

 

Op het internet vinden allerlei boeiende debatten plaats over de organisatie van de overheid en overheidsbeleid. Het gaat hierbij om onderwerpen zoals het verbeteren van de kwaliteit van handhaving en dienstverlening, transparantie en openheid en nieuwe vormen van burgerparticipatie. Deze discussies leveren interessante resultaten op maar vinden vaak hun weg niet naar een breder publiek. In deze rubriek geven we een beeld van deze discussies en zullen we deze bespreken vanuit theoretische noties uit de bestuurswetenschap. Op die manier hopen we een verbinding te maken tussen de dynamische discussies op internet en de reflectieve benadering in Bestuurswetenschappen. We volgen hierbij een benadering die past bij het internet: we schrijven een concept, plaatsen dit op het internet met een verzoek om commentaar en schrijven op basis daarvan een definitief stuk.

 

 

1. Inleiding

 

Nog steeds gaan de meeste ambtenaren – net als overigens de meeste medewerkers van andere organisaties – ervan uit dat de werkgever hen de middelen geeft die zij nodig hebben om het werk uit te voeren. Pennen, papier, boeken en ook laptops, PC’s en printers worden geregeld en betaald door de werkgever. Dat vinden we heel gewoon maar het is niet altijd zo geweest dat organisaties deze voorzieningen leveren. Weber benadrukt dat het cruciale moment in de rationalisering van organisaties in de 19e eeuw kwam toen de vakman werknemer werd en de eigenaar van de organisatie instrumenten leverde, discipline eiste en risico’s op zich nam (Turner, 2006). De bureaucratische organisaties van de overheid bouwen voort op deze principes: de werkgever levert de materialen die nodig zijn voor het werk, eist discipline en loyaliteit en neemt de risico’s op zich.

 

Wanneer het specifiek gaat om de instrumenten, geldt deze relatie tussen werkgever en werknemer ook nu niet voor alle typen van organisaties. Een goede kok heeft zijn eigen messenset en brengt deze mee naar zijn werk en veel timmermannen krijgen geen hamer en zaag van hun werkgever maar een vergoeding om deze te kopen (Smit, 2011). Opvallend genoeg staat het vaststaande gegeven dat in ambtelijke organisaties de werkgever de productiemiddelen levert sinds kort weer ter discussie. Steeds meer mensen suggereren dat werknemers – en dan gaat het niet om vakmensen maar om kenniswerkers – ook hun eigen productiemiddelen mee moeten kunnen brengen. Concreet gaat het met name om laptops, iPads, PDAs, etc. ‘Bring Your Own Device,’ noemt men dit.[1] Benadrukt wordt dat de eigen laptop vaak beter werkt dan die van de baas. Waarom zou je dan niet beter op je eigen laptop kunnen werken?

 

Wat wordt precies bedoeld met BYOD? Stedehouder (2012c) definieert BYOD als volgt:

 

‘Bring your own device heeft betrekking op het geven van vrijheid aan de professional om zelf de verantwoordelijkheid te nemen voor de ICT-tools die nodig zijn om het werk op de best mogelijke manier uit te voeren. De professional kiest een mix van hardware, software en online diensten, rekening houdende met wat verantwoord en veilig is voor het bedrijf en de rol die hij daarbinnen vervult.’

 

Deze definitie benadrukt dat BYOD past bij een organisatie die bestaat uit professionals. De organisatie functioneert het beste wanneer deze professionals autonome keuzen mogen maken over de aanschaf en het beheer van de productiemiddelen. Het begrip professionals blijkt hier overigens niet te worden ingevuld in nauwe zin (artsen, juristen) maar lijkt betrekking te hebben op iedereen die enige mate van autonomie in zijn/haar werk heeft. En dus gaat het hier ook over (een deel van de) ambtenaren.

 

In dit artikel willen we – zoals gewoonlijk op basis van discussies en publicaties op het Internet – deze trend verder verkennen. Daarbij gaan we op zoek naar de achtergrond van BYOD, huidige praktijken en effecten op organisatie en werknemers. Vervolgens onderzoeken we welke vragen deze ontwikkeling oproept voor organisaties en werknemers. Ten slotte plaatsen we BYOD in een breder perspectief: wat betekent BYOD voor de organisatie van de overheid?[2]

 

 

2. BYOD: trending topic

 

Waarom heeft iedereen op Internet het nu ineens over BYOD? De opkomst van BYOD kan vanuit verschillende perspectieven worden begrepen.

 

Het Nieuwe Werken. Allereerst dient de groeiende belangstelling voor BYOD te worden begrepen vanuit de bredere context van Het Nieuwe Werken (zie onze eerdere bijdrage: Meijer & Van Berlo, 2011a). HNW wint nog steeds aan populariteit en met de toenemende autonomie van medewerkers komt ook de vraag aan de orde of medewerkers zelf mogen bepalen met welke technologie zij werken.

 

‘[Bring Your Own Device] is een logische volgende stap in de evolutie van Het Nieuwe Werken.’ (Van der Woude, 2012)

 

Zeker wanneer de grens tussen werk en privé steeds sterker vervaagt ontstaat de vraag waarom er verschillende technologieën voor werk en privé moeten worden gebruikt.

 

Druk van werknemers of vanuit IT-managers? De drijvende kracht achter BYOD lijken vooral de werknemers te zijn:

 

‘Nu heb ik weinig te klagen op kantoor (ik mag mijn geliefde open source applicaties gebruiken), maar thuis is de configuratie van hard- en software volledig op mijn eigenaardigheden afgestemd. Mijn uitgangspunt is simpelweg dat ik als vakman een duidelijke opdracht moet hebben en dat het aan mij is om daar de juiste gereedschapskist bij samen te stellen.’ (Stedehouder, 2012e)

 

De vraag is echter of dit geen mythe is en in wezen de druk komt vanuit afdelingen IT. Sablok (2012) verwijst naar internationaal onderzoek waaruit blijkt dat veel meer IT managers denken dat persoonlijke apparaten medewerkers productiever maakt dan geïnterviewde medewerkers van de jongere generatie.

 

Technologische ontwikkelingen. Daarbij maakt een geheel aan technologische ontwikkelingen BYOD mogelijk en aanlokkelijk:

 

  • Hardware. Lange tijd was de hardware op het werk superieur aan de voorzieningen die mensen thuis hadden maar dit stadium is nu gepasseerd. Vaak hebben mensen een snellere PC of laptop thuis dan op het werk of hebben deze voorzieningen beter weten aan te passen aan hun wensen. Ook op het gebied van mobiele apparaten (telefoons, tablets) hebben mensen thuis vaak beter voorzieningen dan op het werk.
  • Software. Software werd vroeger op maat gemaakt voor een organisatie en kon dan vervolgens op verschillende werkstations worden geïnstalleerd. Nu zijn er allerlei apps beschikbaar die voor iedereen werken en is dedicated software steeds minder nodig. Door technologisch ontwikkelingen is het beheren en installeren van software overbodig geworden voor eindgebruikers – want deze staan in de cloud – of veel makkelijker geworden – want iedereen kan een app installeren.
  • Data-opslag. Opslaan van gegevens was vroeger duur en ingewikkeld. In de werkomgeving stonden grote dataservers waarop de data van de organisaties waren opgeslagen. Nu zijn al deze gegevens steeds vaker opgeslagen in de ‘cloud’: webbased e-mail, betere synchronisatie- en communicatie maken opslag eenvoudig voor de eindgebruiker.
  • Output. Vroeger werden veel stukken op papier rondgestuurd en was een goede printer noodzakelijk om teksten in een handzaam format beschikbaar te maken. Tegenwoordig lezen steeds meer mensen teksten gewoon van het scherm en is een printer steeds minder nodig.
  • Netwerken. Terwijl voorheen Local Area Netwerken cruciaal waren wordt er nu steeds meer gewerkt via open netwerken. Via steeds snellere (3G) verbindingen hebben werknemers altijd en overal toegang tot software en gegevens.

 

Men noemt dit geheel aan technologische ontwikkelingen ook wel de ‘consumerization of IT’ (Avenade, 2012). De ontwikkelingen van consumententechnologie zijn leidend en bepalen ook steeds meer het gebruik van technologie binnen bedrijven en overheidsorganisaties.

 

Netwerkorganisaties. In een breder maatschappelijk kader past de aandacht voor BYOD bij een situatie waarin medewerkers in toenemende mate in tijdelijke verbanden werken die ook niet helder zijn verbonden aan één organisatie zoals projectgroepen, programmateams en kennisnetwerken (zie ook Meijer & Van Berlo, 2011b over samenwerkingen tussen individuen). Steeds minder medewerkers hebben een eenduidige binding met een organisatie en ‘zwakke verbindingen’ (Granovetter, 1973) tussen individuen spelen een groeiende rol. De steeds complexer wordende organisatorische structuur creëert onduidelijkheden over wie de middelen moet leveren en vraagt ook steeds meer om open structuren waar iedereen gemakkelijk op kan aansluiten.

 

Kostenreductie. Daarnaast kan er ook nog worden gewezen op de bijdrage die BYOD kan leveren aan het terugdringen van kosten voor organisaties. In deze tijden van hevige bezuinigingen is het voor organisaties zeer aantrekkelijk om via BYOD de kosten terug te brengen of wellicht vooral beter beheersbaar te maken. Opvallend genoeg wordt dit argument op Internet niet of nauwelijks naar voren gebracht. Dit past niet in het beeld van (professionele) werknemers die autonoom zijn en zelf keuzen willen maken.

 

Commerciële push. Ook dient niet te worden vergeten dat er een groot commercieel belang bij BYOD ligt: de bedrijven die de apparaten leveren hebben er belang bij wanneer consumentenelektronica ook wordt aangeschaft met budgetten van organisaties. En ook dienstverlenende bedrijven als KPN stemmen hun dienstverlening af op deze nieuwe trend. Dat commerciële belangen een drijvende kracht kunnen vormen hebben wij overigens opvallend genoeg niet terug kunnen vinden in de bijdragen op Internet waar de hoofdlijn blijft dat werknemers graag meer autonomie willen en de veronderstelling is dat deze autonomie ook de productiviteit van de organisatie ten goede komt.

 

 

3. BYOD in de praktijk

 

BYOD wordt al op serieuze wijze toegepast door verschillende overheidsorganisaties. Ringersma (2012) beschrijft hoe de werkorganisatie De Waard principes van BYOD introduceert in de nieuwe gemeente De Molenwaard. Medewerkers krijgen een budget om hardware en software aan te schaffen en worden hierin niet gestuurd maar geadviseerd door de afdeling IT. Van der Woude (2012) geeft aan dat er een proef loopt met persoonsgebonden ICT-budgetten in de gemeenten Wormerland en Oostzaan: ambtenaren krijgen een budget om een notebook, ipad, netbook of anders aan te schaffen en daarmee aan het werk te gaan.

 

In de praktijk werkt BYOD als volgt:

 

‘Een werknemer krijgt een Persoonlijke Standaard Uitrusting (PSA)-budget, met daaraan eisen wat er dan gekocht moet zijn (laptop, mobieltje, legale software et cetera). Hiermee kan een werknemer, de voor hem/ haar passende zaken aanschaffen. Eventueel kan het bedrijf voor de enkele digibeet die nog rond loopt een standaardset aanbieden via een leverancier. Het bedrijf zorgt voor de benodigde simkaart, netwerktoegang, WiFi, et cetera. Natuurlijk is er dan wel extra opleiding nodig van de service verlenende afdelingen als de servicedesk, zodat ze een variëteit aan apparaten kunnen ondersteunen. Natuurlijk kan de werkgever hieraan wel grenzen stellen. Voor exotische keuzes wordt de werknemer verzocht het PSA budget te gebruiken voor afspraken met de leverancier.’ (Ubert, 2011)

 

De volgende kernelementen van deze praktijken – en daarmee de verschillen met voorgaande praktijken – kunnen worden benoemd:

 

  • Individuele in plaats van centrale keuzen. In een traditioneel perspectief op informatievoorzieningen wordt centraal – door de afdeling IT – bepaald over welke voorzieningen medewerkers kunnen beschikken. Bij BYOD wordt de keuze voor technologieën wordt niet bepaald door de organisatie maar door de individuele medewerkers.
  • Organisatie levert infrastructuur maar niet de middelen. In een traditioneel perspectief levert een organisatie zowel de gemeenschappelijke voorzieningen (netwerk, data-opslag, etc.) als de individuele middelen. Bij BYOD worden deze duidelijker gescheiden: de organisatie levert de infrastructuur, medewerkers kiezen de middelen.
  • Geen scheiding tussen werk en privé.  In een traditioneel perspectief is er een duidelijke scheiding tussen de voorzieningen die op het werk en thuis worden gebruikt. Bij BYOD wordt deze scheiding opgeheven: technologieën worden voor beide zaken gebruikt.

 

Overigens gaat het bij BYOD in de praktijk, net als bij telewerken, om een variëteit aan toepassingen. Het ene extreem is een organisatie die helemaal geen technologie meer aanschaft maar alleen een budget aan werknemers geeft om laptops, telefoons, etc, aan te schaffen terwijl het andere extreem een organisatie is die wel alle voorzieningen biedt maar daarnaast werknemers de mogelijkheid biedt om met de eigen telefoon in te loggen op het bedrijfsnetwerk. Net als bij telewerken gaat de discussie vooral over de extreme variant terwijl de praktijk vooral wordt gekenmerkt door meer gematigde vormen.

 

 

4. (Beoogde) voordelen van BYOD

 

In de verschillende bijdragen over BYOD op het Internet worden allerlei voordelen en ook enkele risico’s genoemd.

 

Betere aanschaf en beheer van productiemiddelen. Aanhangers van BYOD benadrukken dat dit zal leiden tot een verstandigere aanschaf en onderhoud van middelen:

 

‘Wanneer je zelf je gereedschap mag uitzoeken, kies jij als vakman of -vrouw altijd het gereedschap waar jij het beste mee kunt werken. (…) Bovendien zijn de meeste mensen zuiniger op hun privé eigendommen.’ (Smit, 2011: 13)

 

Deze redenering past binnen de economische theorie die bekend staat als Property Rights Theory (Grossman & Hart, 1986; Hart & Moore, 1990; Homburg, 1999). Het basale idee achter deze theorie is dat eigenbelang ertoe zal leiden dat eigenaars van middelen deze beter zullen benutten dan niet-eigenaren wanneer deze baten bij hen terecht komen. Ook zullen, in dat geval, eigenaren meer investeren in het beheer van deze middelen.

 

Meer innovatie. Naast verstandigere keuzen zal het ook kunnen leiden tot snellere keuzen en meer innovatie:

 

‘Een beetje bedrijf heeft een jaar of twee nodig om nieuwe apparaten bedrijfsbreed uit te rollen. Met de huidige ontwikkelingen is dit te laat.’ (Ubert, 2011)

 

‘Innovatie wordt gestimuleerd omdat veranderingen in technologie sneller gesignaleerd worden en sneller impact hebben op het bedrijf en de bedrijfsvoering.’ (Ubert, 2011)

 

Door de keuzen niet te laten maken via centrale afdelingen maar door individuele medewerkers wordt de flexibiliteit van de organisatie en het vermogen in te springen op veranderingen sterk vergroot.

 

Kostenreductie. En BYOD zal ook leiden tot lagere kosten voor de organisatie:

 

‘Uiteindelijk bespaart de werkgever heel veel zorg aan het leveren, onderhouden en vervangen van apparatuur.’ (Ubert, 2011)

 

Deze kostenbesparing valt ook te halen uit het efficiënter gebruiken van apparatuur:

 

‘Een full-timer werkt van de 365 dagen in een jaar ongeveer 225 dagen (weekends, vakantie- en feestdagen). 140 dagen, meer dan eenderde van de benutbare tijd, doet hard- en software op een werkplek helemaal niets (…)’ (Van der Woude, 2012)

 

Sablok (2012) geeft echter aan dat organisaties zich niet te snel rijk moeten rekenen en verwijst naar onderzoek waaruit blijkt dat de aanschaf van mobiele apparaten organisaties 170 dollar per jaar meer kost wanneer ze dit doen via BYOD (waarbij overigens niet wordt vermeld waarom deze kosten hoger zijn). Levert dit daadwerkelijk een bijdrage aan de productiviteit of willen werknemers via de nieuwste apparaten hun status vergroten?

 

Meer werkplezier. En ook voor medewerkers wordt dit geacht gunstiger uit te pakken omdat dit leidt tot een kleiner aantal irritaties over slecht werkende technologie en daardoor meer werkplezier:

 

‘De computer thuis ervaar je vaak als veel prettiger om te werken, omdat je daar zelf kunt bepalen welke programma’s je installeert. Bovendien is de privécomputer vaak sneller dan die op het werk.’ (Smit, 2011: 13)

 

‘De nieuwe generatie werknemers is gewend om altijd online te zijn en de beschikking te hebben over zijn/ haar documenten en materialen. Groot is dan ook de teleurstelling als de werkgever dit verbiedt.’ (Ubert, 2011)

 

‘De werkvreugde van medewerkers wordt vergroot omdat ze werken met it-apparaten en toepassingen die goed bij hen passen.’ (Ubert, 2011)

 

 

5. (Voorziene) risico’s van BYOD

 

Naast al deze voordelen wordt er ook gewezen op verschillende risico’s.

 

Minder goede beveiliging van gegevens. Er zijn echter ook risico’s verbonden aan BYOD. Het risico dat het meest wordt genoemd is dat het netwerk van de organisatie zo lek als een mandje wordt. Als een werknemer bijvoorbeeld via zijn telefoon toegang heeft tot dit netwerk en hij verliest de telefoon, heeft de vinder (of dief) toegang tot het netwerk van de organisatie.

 

‘Eén van de meest linke dingen vind ik zelf de apps die je zelf installeert op je tablet (Android Windows of IOS) en die vervolgens een behoorlijke enge vorm van toegang nemen tot je apparaat.’ (Leinarts, 2012a)

 

Het gebrek aan centrale controle kan ertoe leiden dat gegevens mogelijk toegankelijk zijn voor onbevoegden. Voorstanders van BYOD benadrukken overigens dat deze risico’s goed hanteerbaar te maken zijn via remote device management (Megens, 2012).

 

Afnemende kwaliteit van informatiebeheer. Wanneer informatie wordt beheerd door individuele medewerkers bestaat het risico dat het documentbeheer en de archivering van de overheid onvoldoende zijn gewaarborgd.

 

‘Say an employee creates a record (and nearly everything is considered a record) on their device and collaborates with others on the record using a cloud-based service. Sometime later that employee leaves government service taking their device and the records with them. Later yet a request for information comes in for which that record would be responsive. It can’t be produced even if IT were aware of its existence.’ (Ted, 2012)

 

Ted (2012) onderkent dat dit ten dele via beleid kan worden opgelost maar vraagt zich af in hoeverre daarmee adequaat informatiebeheer echt kan worden afgedwongen bij werknemers. Megens (2012) brengt hier tegenin dat dit met opslag op bedrijfsapparatuur wellicht niet beter is:

 

‘Als je op je bedrijfslaptop spul opslaat op je C-schijf is het ook lost-forever als je weggaat. (…) Weet niet zeker of het bij BYO echt anders is….’ (Megens, 2012)

 

Sociale ongelijkheid. Een andere risico dat kort wordt genoemd door Van der Woude (2012) – overigens zonder dit verder uit te werken – is sociale ongelijkheid. Men zou kunnen zeggen dat er sprake is van gelijkheid wanneer iedereen eenzelfde budget heeft om middelen aan te schaffen. De ongelijkheid treedt echter met name op in de vaardigheden om met dit budget en de aangeschafte middelen om te gaan. Bij centraal beheer wordt uniforme kwaliteit voor iedereen gegarandeerd terwijl bij individueel beheer de capaciteiten (en relaties) van individuen bepalend zijn. Minder capabele werknemers zonder contacten met ‘nerds’ kunnen tegen problemen aanlopen in het beheer van hun productiemiddelen.

 

 

6. Spanningsveld voor organisaties: professionele autonomie versus beveiliging

 

Rondom de introductie van BYOD in een organisatie speelt een aantal issues en daarom wordt hier op Internet zoveel over geschreven. Veel publicaties op Internet gaan in op allerlei praktische zaken zoals anti-virus updatebeleid en manieren om aan te loggen. In meer algemene zin kan een onderscheid worden gemaakt tussen financiële, technische en organisatorische vragen. Deze vragen zijn gekoppeld aan een overkoepelende vraag bij BYOD: de beveiliging van cruciale gegevens.

 

Financiële vragen. Welke kosten zijn hiermee gemoeid en hoe kan de organisatie hiermee omgaan? Financiële vragen kunnen zeer concreet zijn – hoeveel moet een organisatie uitgeven aan een Persoonsgebonden Budget voor ICT[3] – maar ook meer beleidsmatig. Benadrukt wordt dat er niet zozeer vanuit kosten moet worden gedacht als wel vanuit de vraag wat dit oplevert voor de organisatie:

 

‘De BYOD-vergoeding wordt dan meer een innovatiebudget.’ (Stedehouder, 2012a)

 

Technische vragen. In technische zin betekent BYOD een switch van een centraal beheerde structuur naar een gefragmenteerde structuur. Een lappendeken: BYOD betekent dat een variëteit aan technologieën moet worden ondersteund en dat roept een reeks technische vragen op (zie Louwerse, 2012; Stedehouder 2012b). Een sleutelvraag op technisch gebied betreft het regelen en beheren van toegang. BYOD werkt alleen wanneer iedere medewerker vanaf zijn eigen apparaat het netwerk van de organisatie op kan (Smit, 2011). Op vragen over informatiebeveiliging komen we hieronder terug.

 

Organisationele vragen. Op welke wijze heeft de organisatie grip op (cruciale) IT-voorzieningen? Traditioneel is deze verantwoordelijkheid belegt bij de IT-afdeling maar de rol van de afdeling IT verandert sterk:

 

‘De afdeling IT is daarbij adviserend en gaat er vanuit dat mensen zelf graag hun werk goed doen en daarbij prima in staat zijn zelf de juiste instrumenten te kiezen. Bijkomende IT-problemen worden grotendeels door de medewerkers zelf opgelost. Doordat IT als adviseur en vangnet fungeert worden medewerkers techsavvy, volwassen dus.’ (Ringersma, 2012)

 

De vraag voor de organisatie is of de IT-afdeling deze nieuwe rol kan en wil innemen. Voor een organisatie betekent BYOD dat de technologische infrastructuur die kritiek is voor het functioneren van de organisatie in veel mindere mate kan worden gecontroleerd. Beheersen van de centrale productiemiddelen is een voor de hand liggende strategie voor een organisatie: deze strategie wordt nu losgelaten.

 

Financiële, technische en organisatorische vragen vallen samen rondom het spanningsveld tussen autonomie en beveiliging. Beveiliging wordt als het grootste issue voor organisaties genoemd: hoe kan de organisatie waarborgen dat gevoelige of geheime informatie niet op straat komt te liggen? Het vergroten van professionele autonomie geldt daarmee niet als een logische optie. Betoogd wordt dat het niet zo vreemd is dat de IT-medewerkers de keuze over technologie niet helemaal aan de medewerkers willen overlaten:

 

‘werk is niet privé. werk is een gedeelde en verdeelde verantwoordelijkheid. Heel logisch dus dat I-mensen daarin een vinger in de pap moeten hebben. Zij en jij krijgen op hun kop als er iets gebeurt met bedrijfsgegevens.’ (Leinarts, 2012b)

 

‘Omdat ik van knuppels en hoenderen in hokken houdt, ga ik maar eens pleiten voor WOWYBD(work only with your bosses' device) en voor UAOOAD (use apps only on avatar device) en voor het motto; "be safe, use an old nokia 6130 (or similar)".’ (Leinarts, 2012b)

 

Ook wordt benadrukt dat de veiligheidsrisico’s dusdanig groot zijn dat het wellicht verstandiger is om niet aan BYOD te doen:

 

‘Durf je het als overheid wel c.q. is het verstandig om werk en privé zo dicht bij elkaar te laten komen dat er een derde partij automatisch meedoet? Zelfs als je een integere ambtenaar bent, loopt je ministerie dus een groot en zeker risico in het app-store/market tijdperk van nu.’ (Leinarts, 2012b)

 

‘Bring your own device is een prima mogelijheid (sic) voor midden en klein bedrijf indien gewerkt wordt met niet gevoelige data echter ongeschikt voor politiek, economisch gevoelige data en voor defensie ligt een wikileaks op de loer.’ (Anoniem, 2012)

 

Een nuancering hierbij is dat de ernst van de risico’s in hoge mate afhankelijk is van de aard van de organisatie: een militaire organisatie heeft een groter belang bij informatiebeveiliging dan een organisatie als Staatsbosbeheer (Sablok, 2012).

 

Autonomie wordt anderzijds als een belangrijke sleutel tot een grotere effectiviteit van de organisatie gezien. Professionals moeten de ruimte krijgen om hun werk goed uit te voeren:

 

‘Most organizations claim that their BYOD strategy is intended to provide "flexibility and choice" to their employees so they can be more productive and have access to their work anytime, anywhere, and with any device.’ (Lyons, 2012)

 

De uitdaging voor organisaties is om autonomie te creëren en tegelijkertijd de beveiliging op orde te hebben.

 

 

7. Spanningsveld voor individuen: nieuwe afbakeningen van werk en privé

 

Voor medewerkers betekent BYOD dat zij zelf een grotere verantwoordelijkheid hebben voor het beheer en de beveiliging van hun apparaten:

 

‘Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van hun eigen apparaat.’ (Smit, 2011: 13)

 

Ook staan medewerkers voor de vraag of zij mee moeten doen of dat zij nog gebruik maken van voorzieningen die de organisatie levert. In publicaties wordt veelal benadrukt dat organisaties nog wel standaardinstrumenten moeten blijven leveren (Smit, 2011). Toch blijven er veel praktische vragen voor werknemers over. Welke middelen moet ik aanschaffen? Hoe moet ik deze beheren? De veronderstelling in veel publicaties is dat werknemers hier ofwel zelf uitkomen ofwel via contacten met collega’s antwoorden kunnen vinden op deze vragen.

 

Verder staan medewerkers voor de vraag hoe zij de grens tussen werktijd en privé bewaken. De tijd voor ontspanning kan kwetsbaar blijken wanneer in die tijd ook werktaken kunnen worden verricht (Peters, 2000). Dit is een algemeen vraagstuk verbonden met Het Nieuwe Werken en concreet speelt bij BYOD de vraag in welke mate medewerkers het onderhoud en beheer van hun apparaat in werktijd of privé-tijd moeten verrichten. Ringersma (2012) geeft aan dat IT-problemen grotendeels door medewerkers worden opgelost. Betekent dit dat medewerkers hun avonden besteden aan het beheer van de apparatuur die voor het werk wordt gebruik of dat ze op het kantoor aan het sleutelen zijn aan de computer die ze ook gebruiken om op te gamen?

 

De ontwikkeling van Open Source software zoals Linux betekende al dat veel ‘hobbytijd’ van mensen ineens productief werd gemaakt doordat dit resulteerde in betere informatiesystemen. Met Open Source was deze hobbytijd productief voor het algemene goed maar met BYOD lijkt de hobbytijd productief te worden voor de baas. Men zou zelfs kunnen stellen dat via BYOD de werkgever een manier heeft om werknemers verder uit te wringen door de privétijd van werknemers te claimen voor het beheer van de productiemiddelen van de organisatie.

 

 

8. Bestuurskundige reflectie

 

Wat is nu de bredere betekenis van BYOD? Het aantal kritische geluiden over BYOD is, zoals zo vaak, zeer gering. Er zijn weinig critici of ze laten zich weinig horen. In eerdere afleveringen van onze bijdrage hebben we al betoogd dat het Internet vooral een plek is voor techno-optimisten: techno-pessimisten negeren veelal debatten of uiten hun kritiek wellicht op andere plekken. De techno-optimisten stellen nieuwe ontwikkelingen voor als onvermijdelijk en wenselijk (De Wilde, 2000) en vernauwen het discours tot vragen over de implementatie. Door niet zozeer de ‘of’-vraag als wel de ‘hoe’-vraag te stellen worden argumenten tegen deze ontwikkeling uitgesloten van het discours of gekenmerkt als ‘achterhoedegevechten’.

 

Wanneer vanuit een buitenperspectief naar dit discours wordt gekeken valt op dat de redenering die veelal wordt gehoord neerkomt op een liberaal perspectief: geef individuen maximale keuzevrijheid en dit zal uiteindelijk resulteren in gunstige effecten voor individu, organisatie en samenleving. Regels en structuren zijn belemmeringen voor vrijheid van individuen en leiden daarnaast tot hogere kosten en minder effectiviteit voor organisaties. Opvallend is dat dit discours vooral gaat over het vergroten van de productiviteit en versterken van het vermogen tot innovatie. Noties uit het bedrijfsleven over BYOD worden klakkeloos overgenomen en er is nauwelijks aandacht voor het bijzondere karakter van de overheid. Principes als neutraliteit en rechtsgelijkheid komen niet aan de orde en standaardisatie wordt beschouwd als een vies woord. De principes van Weber worden gemakkelijk overboord gezet en het BYOD-discours past daarmee prima in een New Public Management perspectief. Ambtenaren moeten meer vrijheid krijgen en afgerekend worden op resultaten. Dan zullen we ondernemender worden en daar de publieke sector beter functioneren (Osborne & Gaebler, 1992). Een reflectie op de betekenis van deze ontwikkelingen voor rechtsgelijkheid, betrouwbaarheid en neutraliteit van de overheid ontbreekt.

 

In bestuurskundige zin is deze ontwikkeling ook interessant omdat het bijdraagt aan een verdere individualisering van het vak van ambtenaren en daarmee past in de trend van ‘networked individualism’ (Wellman, 2001). Het idee dat de werkgever de materialen levert die nodig zijn voor het werk, discipline eist en de risico’s op zich neemt is aan erosie onderhevig. Terwijl het BYOD-discours vooral gaat over het eerste element is in de analyse duidelijk geworden dat ook minder discipline wordt geëist en meer risico’s bij de werknemer worden gelegd. Vrijheid voor individuen komt tegen een bepaalde prijs. Ambtenaren worden al steeds meer ‘gewone werknemers’ en met BYOD wordt de band met de organisatie nog losser. Men zou kunnen stellen dat ze worden bevrijd van deze verstikkende band maar de keerzijde is dat ze ook de bescherming hiervan steeds meer ontberen. Wellicht past dit in het volwassen worden van het individu: de bescherming van de organisatie is steeds minder nodig en als het individu bescherming nodig heeft kan hij dit zoeken in ‘self-selected networks’. De overheid krijgt het karakter van een infrastructuur die individuele ondernemers faciliteert. Dat lijkt ons geen onvermijdelijkheid maar een keuze. Daarom mag er best iets meer debat plaatsvinden over niet zozeer de implementatie als wel de fundamentele uitgangspunten van BYOD.

 

 

Bronnen

 

Anoniem (2012). Reactie op ‘Trendrapport: 15 x overheid 2.0 in 2012’, (http://www.republic.nl/blog/2012/980/trendrapport-15-x-overheid-20-...)

 

Avenade (2012). The dynamic and personalized aspects of consumer technologies have entered the enterprise and corporate IT has an opportunity to embrace this trend to drive business agility. (http://www.avanade.com/en-us/approach/research/pages/consumerizatio...)

 

Granovetter, M. S. (1973). "The Strength of Weak Ties". The American Journal of Sociology 78 (6): 1360–1380.

 

Grossman, S., O. Hart (1986). The Costs and Benefits of Ownership: A Theory of Vertical and Lateral Integration. Journal of Political Economy. 24(4). pp. 691-719.

 

Hart, O., J. Moore. (1990). Property Rights and the Nature of the Firm. Journal of Political Economy. 98(6). pp. 1119-1158.

 

Homburg, V.M.F. (1999). The Political Economy of Information Management. (A Theoretical and Empirical Analysis of Decision Making regarding Interorganizational Information Systems). Groningen: University of Groningen, SOM.

 

J. Karelse (2012). Vergoedingenstructuur, (http://ambtenaar20.ning.com/group/bring-your-own-device-byod/forum/...)

 

A. Leinarts (2012a). Reactie op ‘Een iets te lange shortlist van BYOD apps’, (http://ambtenaar20.ning.com/group/bring-your-own-device-byod/forum/...)

 

A. Leinarts (2012b). Opmerking op het ‘Prikbord’. (http://ambtenaar20.ning.com/group/bring-your-own-device-byod)

 

J. Lyons (2012). Reactie op ‘what are people finding as the commercial driver for BYOD? #BYOD #security’ http://www.linkedin.com/groups/what-are-people-finding-as-3700181.S...

 

Megens, S. (31 mei 2012). Persoonlijke communicatie. Reactie op concept-artikel.

 

Meijer & Van Berlo (2011a) Het Nieuwe Werken binnen de overheid, Bestuurswetenschappen, Vol. 65, Nr. 2.

 

A. Meijer & D. van Berlo (2011b) Netwerken van individuen: nieuwe samenwerking in het publieke domein, Bestuurswetenschappen, Vol. 65, Nr. 4, pp. 77 – 83.

 

D. Osborne & T. Gaebler (1992). Reinventing Government. Addison-Wesley Publ. Co.

 

C.P. Peters (2000). The vulnerable hours of leisure. New patterns of work and free time in the Netherlands 1975-1995, Thela Thesis (PhD thesis), Amsterdam.

 

D. Ringersma (2012). De Waard: decentraliseren tot op het individu, (http://ambtenaar20.ning.com/profiles/blogs/de-waard-decentraliseren...)

 

M. Sablok (2012). To BYOD or not to BYOD – that is the question! (http://www.zdnet.co.uk/blogs/sabloks-blog-10022690/to-byod-or-not-t...)

 

R. Smit (2011) Helemaal 2.0: kies je eigen ‘gereedschap’! Tijdschrift Ambtenaar 2.0, Nov./dec. p. 13.

 

J. Stedehouder (2012a). Reactie op ‘Vergoedingenstructuur’. (http://ambtenaar20.ning.com/group/bring-your-own-device-byod/forum/...)

 

J. Stedehouder (2012b). Een iets te lange shortlist van BYOD apps, (http://ambtenaar20.ning.com/group/bring-your-own-device-byod/forum/...)

 

J. Stedehouder (2012c). Lezing: Argeloos en naïef wandelen in het mijnenveld – Bring your own disaster? (http://bringyourowndevice.wordpress.com/)

 

J. Stedehouder (2012d). Afbeelding van bouwstenen voor BYOD-beleid, (https://bringyourowndevice.files.wordpress.com/2012/04/bouwstenen-b...)

 

J. Stedehouder (2012e). Daar heb je hem weer, (http://bringyourowndevice.wordpress.com/)

 

Ted (2012). BYOD in government: What about transparency? (http://www.linkedin.com/groups/BYOD-in-government-What-about-370018...)

 

S. Turner (2006). Max Weber. Cambridge Dictionary of Sociology. Cambridge: Cambridge University Press, 662-666.

 

T. Ubert (2011). 'Bring your own device' heeft de toekomst,

(http://www.computable.nl/artikel/opinie/business_intelligence/41615...).

 

Wellman, B. A., Physical place and cyber-place: The rise of networked individualism, in: International Journal for Urban and Regional Research, 2001, vol. 25, no. 2, p. 227–252.

 

Wilde, R. de, De voorspellers. Een kritiek op de toekomstindustrie, Amsterdam, 2000.

 

M. van der Woude (2012). "Bring your own device" biedt kansen, (http://www.werken20.nl/blogs-over-nieuwe-werken/productiviteit/6143...)

 



[1] Bring Your Own Device is afgeleid van Bring Your Own Booze. Deze uitdrukking wordt gebruikt voor restaurants (en soms feesten): breng je eigen drank mee.

[2] Dit artikel presenteert geen oplossingen of een ‘how-to’ aanpak maar beoogt de belangrijkste vragen en spanningen in kaart te brengen. In veel van de genoemde bijdragen, met name in het werk van Stedehouder en Smit, worden ook concrete suggesties aangedragen. Binnenkort zal Stedehouder ook een boek over dit onderwerp publiceren.

[3] Voor een persoonsgebonden ICT-budget wordt als vuistregel een bedrag van 450 euro per jaar genoemd (Karelse, 2012)

 

 

Weergaven: 905

Opmerking

Je moet lid zijn van Ambtenaar 2.0 om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van Ambtenaar 2.0

Reactie van Rense Bos op 27 Juli 2012 op 15.29

Ik kan me voorstellen dat met BYOD,  ICT paradigma verschuiving ed. 'oude' regels in de weg kunnen zitten. Voor BZK zijn we nu op zoek naar casuïstiek waar regels publieke professionals in de weg zitten. Met die casuïstiek wil BZK met pilots aan de gang om wat aan die in de weg zittende regels te doen. Volgens mij (= aanname) een mooie kans om BYOD een stap verder te brengen, danwel obstakels/ belemmeringen te elimineren. Klopt mijn aanname? Zo ja, iemand geïnteresseerd in meer informatie?

Reactie van Davied op 13 Juni 2012 op 15.11

Presentaties en blogs van de BYOD-dag worden verzameld op https://ambtenaar20.pleio.nl/pages/view/7581782/terugblik-op-de-byo...

Reactie van Davied op 7 Juni 2012 op 15.57
@Jan ICT is te groot en belangrijk om een eigen onderwerp te zijn. Het manifesteert zich op allerlei terreinen. BYOD zou je idd kunnen zien als de ICT-kant van HRM-beleid, net zo goed als online samenwerkingsomgevingen aan moeten sluiten bij organisatiekunde en financiële systemen bij een FEZ. Er zijn genoeg organisaties waar die systemen niet door de ICT-afdeling worden beheerd. Volgens mij een goed voorstel dus om BYOD te zien als verlengstuk van arbeidsvoorwaarden, persoonlijke ontwikkeling en productiviteit.
Reactie van Jan Stedehouder op 7 Juni 2012 op 13.06

Bij deze een volgende ronde reacties ;-)

@"Het aantal kritische geluiden over BYOD is, zoals zo vaak, zeer gering. Er zijn weinig critici of ze laten zich weinig horen."

Als ik een grove schatting moet wagen dan is ongeveer eenderde van de artikelen over BYOD in de afgelopen zes-acht maanden negatief van insteek (en dan heb ik het over unieke content, niet een re-hashen van bestaande artikelen). De critici komen voornamelijk uit de ICT-hoek en die wijzen dan voornamelijk naar de risico's ten aanzien van veiligheid, de onderschatting van de kosten, de onbeheersbaarheid binnen bedrijfsnetwerken. 

@Technische en organisatorische vragen

Mijns inziens staan de ICT aan de vooravond van een verschuiving in het ICT-paradigma. Dat is niet het gevolg van BYOD, maar van een bredere trend waar fenomenen als HNW, Personal branding en Consumerization of IT uitingsvormen zijn. De verantwoordelijkheden komen in dat paradigma veel meer bij de individuele werknemer en consument te liggen, inclusief het dragen van meer risicoverantwoordelijkheid. Daar zijn we nog niet aan toe. Als het gaat om ICT en digitale gegevens dan kiezen we nog steeds voor collectieve afhandeling van de risico's (denk aan de nieuwe maatregelen rond cookies en datalekkages). Als burgers/consumenten willen we dat derde partijen (overheden, bedrijven) zorgvuldig met onze gegevens omgaan, maar omgekeerd worden wij op geen enkele manier verantwoordelijk gehouden voor zwakke wachtwoorden, het rondstrooien van persoonlijke gegevens op het internet et cetera. Mijns inziens is dat ook de reden waarom je met BYOD-discussies heel snel op het niveau van technische maatregelen terecht komt, maar naar de toekomst toe is dat niet houdbaar. BYOD is het teken aan de wand dat ICT veel meer aandacht moet hebben voor de gedragscomponent. Richt je met de technische maatregelen op het beveiligen en monitoren van wat echt belangrijk is en zet voor de rest in op persoonsgerichte maatregelen (gedrag). Maar goed, ik bepleit ook dat het ICT-beleid op termijn integraal onderdeel zou moeten zijn van het HRM-beleid ;-).

Reactie van Albert Meijer op 7 Juni 2012 op 12.49

Dank voor deze reacties! Ik pik er enkele punten uit:

 

@Sibout. Interessant om van ambtenaren te vragen om zelf investeringsbeslissingen te nemen. Dit zou kunnen betekenen dat ze niet zozeer een budget voor ICT hebben maar gewoon een persoonlijk budget te besteden aan allerlei zaken (reizen, conferentie, ICT).

 

@Monique. Het punt van de zelfhulpgroepjes is interessant. Zo organiseren wij ook stees meer scriptietrajecten. Studenten helpen elkaar in tutorgroepen. Mooi om dat ook in organisaties toe te passen.

 

@Rein. Mooie metafoor van de auto's! Het fundament is inderdaad van groot belang. De infrastructuur wordt door de organisatie geleverd. Wel kan deze infrastructuur steeds basaler zijn naarmate meer functies elders beschikbaar zijn (e.g. dropbox).

 

@Jan. De kostenreductie blijft een interessant punt. Theoretisch zou deze er moeten zijn. Of misschien vooral minder risico's.

 

@Jan. Wij hebben nog tot 22 juni... Red je dat?

Reactie van Jan Stedehouder op 6 Juni 2012 op 8.20

Mooi artikel en een heel verhaal ook ;-). Gezien de beschikbare tijd moet ik mijn reacties in stukjes knippen.

@"De vraag is echter of dit geen mythe is en in wezen de druk komt vanuit afdelingen IT. Sablok (2012) verwijst naar internationaal onderzoek waaruit blijkt dat veel meer IT managers denken dat persoonlijke apparaten medewerkers productiever maakt dan geïnterviewde medewerkers van de jongere generatie."

Je ziet op dit punt een verandering in denken. Een groot deel van 2011 waren de ICT-managers afhoudend en werden vraagtekens gezet bij de productiviteitswinst, o.a. in het licht van de kosten van BYOD en de toegenomen veiligheidsrisico's. Verschillende onderzoeken lijken een kentering in het denken zichtbaar te maken, maar de algehele teneur is nog steeds negatief. De push voor BYOD komt vanaf de werkvloer, waarbij de push van het C-level het zwaarst weegt.

@Kostenreductie

Het is niet voor niets dat het argument op het internet nauwelijks opgeld doet. Zodra je voorbij de directe aanschafprijs van de devices stapt zie je de kosten voor een ICT-omgeving die BYOD kan ondersteunen oplopen.

@Rein

Ik ben het snel met je eens. BYOD is geen losstaand fenomeen, maar een resultante van ... Ik werk aan een artikel over een 'BYOD-vriendelijke' ICT-architectuur. Vraagje richting Davied en Albert: Hoeveel tijd hebben we nog voor de eindversie van het artikel voor Bestuurswetenschappen? Dan kan ik kijken of ik voor die deadline het verhaal over het fundament waar Rein het over heeft af kan hebben.

Reactie van Rein Jonkman op 5 Juni 2012 op 20.19
Dit stuk doet me denken aan liefhebbers van auto's die jaarlijks een nieuw model kopen om lekker door het bos te scheuren, maar geen interesse hebben in het aanleggen van een goed wegennet Ik zie in dit stuk weinig notie dat BYOD alleen goed kan werken als er een infrastructuur bestaat die de juiste diensten aanbiedt. Gebruikers van gadgets zijn er ook niet aan gewend om daar rekening mee te houden. Die willen snel vernieuwen, zonder benul van wat wel of niet verantwoord is. Ze grijpen dan naar de nieuwste hulpmiddelen op internet, en noemen dat De Cloud, terwijl het maar om één vorm van cloud computing gaat. En ik zie de BYOD aanhangers veel tijd verknoeien met hun apparaatjes die ze maar half begrijpen. Dit is beslist geen wondermiddel! Begrijp me goed, ik ben voor BYOD maar dan wel met een adequaat fundament.
Reactie van Monique Roosen op 5 Juni 2012 op 10.27

Complimenten voor het artikel. Hierbij wat ervaringen uit de (brabantse) praktijk:

  • BYOD heeft te maken met 'n mindset verandering van zowel ICT als overige medewerkers en managers.
    • ICT is gewend om aangesproken te worden op hun expertise (welke ICT producten zijn handig en welke niet), zij hebben dit altijd bepaald. Nu verschuift dit naar de medewerker toe. ICT komt op dat vlak wat buitenspel te staan.
    • Medewerkers zijn nu verantwoordelijk voor hun eigen ICT producten. Met vragen kunnen ze niet meer terecht bij de ICT helpdesk (was altijd achtervang bij ICT problemen --> gemak). Dit betekent 'n mindset verandering qua ondersteuning. Wij lossen dit op door aan te sturen op 'zelfhulp'-groepjes (die ze zelf moeten organiseren- zelfredzaamheid) en vragen te stellen op yammer netwerk. Dit werkt behoorlijk goed en levert interessante kruisbestuiving op.
    • Managers worden geconfronteerd met medewerkers die op 'het eerste oog' veel aan het spelen zijn met hun nieuwste gadgets ---> levert uiteindelijk bijdrage aan verbetering digivaardigheden. Eigenlijk is dit ook onderdeel van de mindset verandering van 'controle naar vertrouwen' en uiteindelijk resultaatsturing.
  • Voor de smartphone leveren wij de simkaartjes. Wij gaan dmv bewustwordingsessies medewerkers bewust maken van:
    •  Het feit dat ze zoveel mogelijk gebruik moeten maken van "wifi tenzij ...."  om de kosten van databundels te vermijden. dit betekent ook iets voor managers, zij moeten medewerkers aanspreken op excessief bel/internet gedrag.
    • Informatiebeveiliging en hoe ze hier het beste mee kunnen om gaan. Wat is de impact van het gebruik van apps/cloud en wat moeten ze doen bij kwijtraken smartphone/tablet.
    • Welke devices zijn geschikt voor zakelijk gebruik en welke niet. Kan die tablet van de Blokker ook gebruikt worden?

Tot zover....

Reactie van Davied op 5 Juni 2012 op 8.42

@Sibout Leuk idee. Is dat al ergens uitgewerkt / in de praktijk gebracht? 

Waarom komen kudo's van het management trouwens? Het kan ook een proces van de groep zijn. Of juist met externe aandeelhouders.

Reactie van Sibout Nooteboom op 4 Juni 2012 op 21.45

Misschien interessant om de oude transactiekostentheorie er bij te halen: letterlijk afrekenen op resultaten leidde vroeger tot hoge transactiekosten, waardoor het aantrekkelijker werd om bij elkaar te kruipen en kosten en baten te delen op basis van een dienstverband waar iedereen vertrouwt dat de rest naar vermogen bijdraagt. Misschien verschuift die grens nu door ICT de transactiekosten lager worden. Het huidige kliksysteem is onvoldoende: afrekenen op resultaat heeft alleen gevolgen voor promotiekansen, en niet voor beloning in het lopende dienstverband. Dat laatste is de situatie voor ambtenaren nu al, of er nu op aanwezigheid wordt afgerekend of op resultaat. Je hebt immers een uren-aanstellling en geen prestatie-aanstelling. Als je het erg bont maakt kan men beginnen aan dossier-opbouw. Misschien kan je ook toe naar een kudo-systeem voor ambtenaren. Kudo's worden uitgedeeld door de hierarchie (die kan beslissen hoe het jaarbudget kudo's wordt verdeeld over het personeel). Krijg je veel kudo's uitgedeeld, dan heb je veel vrije ruimte. Haal je structureel te weinig kudo's krijg je demotie, en andersom. Als je iemand helpt (bijvoorbeeld door een bijeenkomst te organiseren) kan je daar kudo's voor vragen. Kudo's zijn geen geld, want dan moet alles verantwoord kunnen worden. Kudo's creeren juist ruimte. Als je denkt dat een nieuwe laptop je zal helpen om kudo's te verdienen, kan je daar zelf in investeren.

© 2017   Gemaakt door Dirk Jan van der Wal.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden