De toekomst van werk en overheid

[Davied]

We zijn allemaal bezig met de toekomst. Soms kijk je wat verder vooruit en soms ligt het heel dichtbij, maar al werkende ontwikkelen we ons ook. Af en toe is het echter handig om even stil te staan en wat verder de toekomst in te kijken. Dan weten we namelijk weer waar we naar op weg zijn. Daarbij heb ik gebruik gemaakt van enkele rapporten over de toekomst van het werk en van de overheid. Wat kunnen we daaruit leren?

 

Een blik werpen in de toekomst

Een bekende valkuil bij het kijken in de toekomst is om te beginnen bij het nu en vervolgens van daaruit verder te redeneren. Het risico van die aanpak is dat te veel nadruk wordt gelegd op de huidige beperkingen en de omgeving te weinig wordt meegenomen. Tegelijkertijd is het heel logisch, aangezien dat de wereld is waarin je je bevindt en van waaruit je vervolgens stappen moet gaan maken.

Mijn aanpak is echter om te definiëren hoe de wereld er in de toekomst uitziet en welke behoeften er dan leven, om vervolgens terug te redeneren naar het nu en te bekijken wat er nodig is om de gewenste stappen te zetten. De onderzoeken van anderen kunnen daarbij tot inspiratie zijn (zie ook Zeven onderzoeken over web 2.0 en overheid 2.0). Zo zijn ook de trends.ambtenaar20.nl tot stand gekomen.

Deze keer heb ik de volgende drie rapporten doorgenomen:

1. Predicting the future of work, London Business School
2. Gartner Says the World of Work Will Witness 10 Changes During the N..., Gartner
3. The Future of Government - Lessons Learned from around the World, World Economic Forum

 

1. Predicting the future of work (link)

De London Business School heeft tientallen bedrijven gevraagd wat zij als de grootste uitdagingen voor de toekomst zien. Het lijstje is niet heel verrassend: technologische ontwikkelingen (met name online en mobiel), globalisering en opkomende naties, demografische veranderingen (vergrijzing), aansluiten bij trends in de samenleving en duurzaamheid (vermindering van CO2-uitstoot).

Vervolgens is aan diezelfde leiders gevraagd om te benoemen wat in het licht van die ontwikkelingen de belangrijkste veranderingen in het werk zullen zijn. De top 5:

• transparant en authentiek leiderschap is nodig om medewerkers te binden en richting te geven;
• werken in virtuele teams om de juiste mensen en kennis binnen de organisatie bijeen te brengen;
• interne netwerken en platformen voor kennisuitwisseling om het potentieel van de organisatie te benutten;
• meerwaarde halen uit flexibele samenwerkingsvormen met partners, klanten en andere partijen;
• plaats- en tijdonafhankelijk werken, zodat zowel medewerker als organisatie flexibeler kan werken.

Deze doelstellingen komen voort uit het bedrijfsleven, maar zijn net zozeer op overheidsorganisaties van toepassing. 

 

 

2. Gartner Says the World of Work Will Witness 10 Changes During the Next 10 Years (link)

Onderzoeksbureau Gartner heeft op basis van zijn onderzoeken tien veranderingen gedefinieerd in de manier waarop we ons werk doen:

• minder routine-werk, dus de specifieke eigenschappen en werkwijze van een medewerker worden belangrijk om een resultaat of innovatieve oplossing te bereiken;
• werken in netwerken / zwermen: werknemers werken straks sowieso minder individueel, maar meer in ad hoc teams die snel rond een kans of probleem ontstaan en weer uiteengaan;
• door gebruik te maken van een breed netwerk van 'weak links' kan snel de juiste kennis worden gevonden om een virtueel team samen te stellen of een probleem op te lossen;
• om resultaat te behalen is een organisatie ook afhankelijk van externe groepen en communities, waarmee contact onderhouden en samengewerkt moet worden;
• dergelijke informele samenwerkvormen en processen buiten de routines en procedures zijn nog niet beschreven en vragen dus nog om vindingrijkheid om mee om te gaan;
• spontaniteit toelaten in de werkomgeving, zodat nieuwe patronen zichtbaar worden en erop voortgebouwd kan worden, of om juist tot innovatie te komen;
• door het gebruik van simulaties en virtuele omgevingen kunnen verschillende oplossingen en mogelijkheden worden uitgeprobeerd;
• op basis van grote hoeveelheden data uit de werkelijkheid kunnen via patroonherkenning nieuwe aandachtsgebieden en oplossingen worden verzonnen;
• organisaties zijn steeds 'hyperconnected' en moeten met hun medewerkers en onderliggende ict proberen om in al die netwerken en verbindingen hun taak te vervullen;
• plaats- en tijdonafhankelijk werken gebeurt niet meer perse op de fysieke werkplek en vraagt meer van werknemers om werk en privé gescheiden te houden.

De lijst van Gartner heeft overlap met de lijst van LBS, maar introduceert ook enkele nieuwe begrippen. Tegelijkertijd zijn deze ontwikkelingen ook al onderdeel van de actiepunten voor overheidsorganisatie 2.0 die ik in 2009 opstelde (zie ook Ambtenaar 2.0 beta ).

 

 

3. The Future of Government - Lessons Learned from around the World (link)

Tot zover de inbreng vanuit het bedrijfsleven. Het World Economic Forum heeft specifiek naar de toekomst van overheden gekeken. Overheden staan voor de uitdaging om in die veranderende wereld hun rol te bepalen en dat terwijl overheidsorganisaties tegelijkertijd moeten krimpen. Het Forum omschrijft het doel voor overheidsorganisaties als volgt:

"Adaptive governments that share labour, services and resources through networked approaches and Gov 2.0 strategies can remain slim while delivering on their mission in effective and innovative ways."

Om relevant te blijven moeten overheden daarom FAST worden:

"Governments of the future will need to adapt and continuously evolve to create value. They need to stay relevant by being responsive to rapidly changing conditions and citizens’ expectations, and build capacity to operate effectively in complex, interdependent networks of organizations and systems across the public, private and non-profit sectors to co-produce public value. As recommended in this report, what is needed today is (FAST) government."

FAST staat dus voor flatter, agile, streamlined and tech-enabled. Die begrippen hebben ze al als volgt uitgewerkt:

F: Government must be flatter

Deze doelstelling valt uiteen in vier onderdelen:

• burgers betrekken (via internet, mobiele toepassingen, open data, etc.)
• efficiënter samenwerken (minder hiërarchisch, interne samenwerkomgevingen, etc.)
• besluitvorming decentraliseren (door betere informatie-uitwisseling, just in time, etc.)
• samenwerking over grenzen heen (via netwerken en op grotere schaal innovatie betrekken)

A: Government must be agile

Overheden moeten zich snel rond problemen kunnen organiseren en de juiste mensen en kennis bij elkaar brengen. Flexibiliteit moet ingeregeld worden in regelgeving, personeel en organisatiestructuur.

S: Government must be streamlined

Overheidsorganisaties worden kleiner, maar het niveau van dienstverlening daalt niet mee. Overheden moeten zich dus efficiënter organiseren, mensen en voorzieningen onderling hergebruiken en werken via netwerken.

T: Government must be tech-enabled and tech-savvy

Juridische en beleidsstructuren moeten worden aangepast om ruimte te bieden aan de nieuwe technologische mogelijkheden zodat overheden maximaal gebruik kunnen maken van netwerken, samenwerkmogelijkheden en innovaties.
 
 

Om relevant te blijven moeten overheden flink veranderen

Op al deze terreinen zie ik ook bij de Nederlandse overheid ontwikkelingen. De vraag is echter of ze snel genoeg gaan om de veranderingen in de technologie, in onze omgeving en in de samenleving bij te benen. Ik herken me namelijk ook in dit beeld:

"Current civil service systems are traditionally structured, rigid, inward-looking and based on outdated competencies. Governments need to network and collaborate increasingly, and be more transparent, more flexible and participatory."

Het gevaar is dat we vanuit onze huidige positie denken stappen te maken, maar terugredenerend vanuit waar we over een paar jaar moeten zijn simpelweg te langzaam gaan.

Om het ambtenarenapparaat te veranderen zijn volgens het World Economic Forum de volgende aanpassingen nodig:

• Updating the legislative framework;
• Reforming organizational structures and processes;
• Changing organizational culture and civil servants’ mindset;
• Promoting the sharing of information;
• Overhauling recruitment, advancement and remuneration systems;
• Modernizing public administration education and training.

Behalve dat overheden zo moeten proberen om aan de verwachtingen van burgers te voldoen, zijn er ook specifieke eisen waaraan voldaan moet worden:

"Citizens in a Web 2.0 world expect the integration of such technologies into their interactions with government entities, but there are still underlying concerns of privacy, security and public information sharing."

Die grenzen moeten echter niet leiden tot beperken van innovatie bij de overheid, maar juist door het opzetten van een eigen overheid 2.0-platform kan een specifieke omgeving ontstaan ten behoeve van de publieke zaak.

Om deze ontwikkeling bij overheden internationaal te kunnen volgen en vergelijken stelt het Forum een nieuw soort benchmark voor, die niet alleen is gebaseerd op de uitvoering van projecten (zoals bij de e-overheid), maar ook op de resultaten en het gebruik door burgers:

"The first set of measures consists of a holistic approach to government performance along the four axes defined earlier as FAST (flatter, agile, streamlined and tech-enabled). The second set of measures focuses on measuring the value of such transformation to citizens."

Is er al iemand in Nederland bezig om deze cijfers te verzamelen?

 

Conclusie

Twee maanden geleden schreef ik een blog over de verandering van de werkplek en het werken in online groepen over organisatiegrenzen heen. Ik zie die trend in de ontwikkeling van de techniek (zie recent nog Google die werken in groepen, circles, mogelijk heeft gemaakt) en ik denk dat bovenstaande studies mijn inzicht bevestigen. De volgende vraag is natuurlijk wat we met dat inzicht doen.

Uiteraard verwerk ik deze inzichten in artikelen en visies. Maar eén van de gebieden waar ik ook zelf probeer om deze nieuwe mogelijkheden en werkwijzen in de praktijk te brengen is rond Pleio. De doelstelling van Pleio is om het overheidsplatform van de toekomst te zijn, waar ambtenaren over grenzen heen met elkaar kunnen samenwerken en virtuele teams kunnen vormen met mensen van binnen en buiten de organisatie.

De toekomst die hierboven wordt geschetst vraagt om ambtenaren 2.0, om nieuw leiderschap en om ruimte voor innovaties. Maar het vraagt ook om een platform waar de overheid op een moderne, maar ook een veilige en betrouwbare manier haar nieuwe rol kan vervullen. Een platform voor participatie, om hergebruik te stimuleren en potentieel bij elkaar te brengen. En zo hoop ik stappen te zetten naar de toekomst van werk en overheid.