Ambtenaar 2.0

samen werken aan overheid 2.0

Als zzp-er stoelt mijn betrokkenheid bij het reilen en zeilen van de organisatie voor het lokaal bestuur op het feit dat ik een staatsburger ben en dat ik in een gemeente woon. Uit dien hoofde en vanuit mijn ervaring als verslaglegger bij een lokaal bestuur, schrijf ik dit artikel. 

Daar waar de verslaglegging wettelijk is vastgelegd, hebben instituties voor het openbaar bestuur geen beleidsvrijheid. Als het gaat om de verslaglegging, noemt de gemeentewet het volgende:

-        vergaderingen van de raad met gesloten deuren (artikel 23)

-        vergaderingen van vertrouwenscommissies (artikel 61)

-        de verslaglegging van de ombudsman (artikel 81 u)

-        het verslag van de ombudscommissie (artikelen 81 x en ij)

-        beleidsverslagen (artikelen 110 en 111)

-        verslaglegging van vergaderingen over overtreding van verordeningen (artikel 154a)

Uiteraard maken gemeenten verslagen van raads- en van commissievergaderingen. De wet stelt geen regels aan die verslaglegging. Dat biedt ruimte voor eigen interpretatie en beleid. In die ruimte schrijf ik graag dit artikel. Ik beoog hiermee een discussie in het leven te roepen, waarmee het lokaal bestuur zijn voordeel kan doen.

Het is gebruik in veel gemeenten om van raadsvergaderingen letterlijke verslagen te maken. In dit artikel betoog ik dat dit niet logisch is.

De procedures
Ambtenaren bereiden onder meer beleidsvoorstellen voor. Dat voorstel komt na omzwervingen in het ambtelijke uiteindelijk ter vaststelling in het college van B&W. Het college neemt een besluit. Wanneer het gaat over een materie waarover de raad uiteindelijk een besluit neemt, heet dat besluit een raadsvoorstel. Het college legt dat raadsvoorstel voor aan de raad.

Voordat het voorstel in de raad komt ter besluitvorming, draagt de griffie van de raad zorg voor de procedure tot aan de raadsvergadering. Dat betekent in veel gevallen dat de griffie het voorstel van B&W voorlegt aan de raadscommissie.

De gemeentewet noemt de raadscommissies in artikel 82. De verslaglegging wordt in de gemeente­wet niet geregeld. Het is wel gebruik om van die vergaderingen verslagen te maken. Ik doe dat persoonlijk in de derde persoon op naam en fractie, waar mogelijk samenvattend, uitgebreide versie. In de praktijk lever ik verslagen van ongeveer 10 pagina's per anderhalf uur vergadering, dus ongeveer 60 pagina's per 9:00 uur vergadering. Een dergelijke uitgebreidheid is logisch, kijkend naar de procedure die een raadsvoorstel volgt.

Uiteindelijk zal de raad een beleidsvoorstel van B&W aannemen of verwerpen. Voordat de raad daartoe komt, heeft de raadscommissie zich over het voorstel uitgesproken. De raadscommissie kan besluiten nemen in de verdere procedure. Dat betekent dat de raadscommissie het voorstel (a) van de agenda van de raad kan halen, (b) het voorstel zonder verdere discussie in de commissie kan accepteren, (c) het voorstel zonder verdere discussie in de raad kan accepteren of (d) het voorstel de status kan geven waardoor nadere discussie in de raad gevoerd moet worden. Die nadere discussie is door de commissie gedefinieerd en dat blijkt uit het commissieverslag.

Stel de commissie oordeelt over een raadsbesluit dat verdere discussie in de raad niet meer nodig is. Dan ligt in de derde persoon de volledige (politieke) discussie vast in het verslag van de raadscommissie. Die functie krijgt het verslag in dergelijke gevallen. Wanneer de commissie oordeelt dat nadere discussie nog nodig is, is het grootste deel van de discussie al vastgelegd in het verslag van de raadscommissie. Het verslag van de raad over het overgebleven deel van de discussie is dan toe te spitsen op het te nemen besluit. Dat is een ander soort verslag dan een letterlijke weergave van de discussie. Uit dat verslag blijkt dan vooral welke personen en welke partijen welke inbreng hebben geleverd op het uiteindelijk genomen besluit. Alle discussie die niet wordt meegenomen in het besluit is daarmee overbodig voor het verslag. Dat is terug te lezen in het commissieverslag.

Conclusies
Uiteraard gaan gemeenten hierover zelf. Duidelijk is voor mij wel dat raadsvergaderingen veel korter zijn weer te geven dan in de vorm van letterlijk uitgesproken teksten van raadsleden, zeker in combinatie met commissieverslagen. De letterlijke teksten van raadsdebatten zijn in veel gemeenten op video te beluisteren.

De kortere weergaven van de raadsvergaderingen zullen minder arbeidsintensief zijn. Bovendien wordt de verslaglegging in het totaal overzichtelijker en krijgt zij een duidelijke functie in de verslaglegging van de raad. Daarop is ook te anticiperen met de wijze van verslaglegging van de commissies. 

Weergaven: 242

Opmerking

Je moet lid zijn van Ambtenaar 2.0 om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van Ambtenaar 2.0

© 2017   Gemaakt door Davied.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden