Ambtenaar 2.0

samen werken aan overheid 2.0

Impressie van de Ambtenaar 2.0 Dag te Maarssen

Door: Bram Kap, applicatiebeheerder gemeente Hellevoetsluis

 

Bestemming bereikt

Toen ik de aankondiging voor de Ambtenaar 2.0 Dag in Maarssen zag dacht ik: ‘daar wil ik bij zijn!’. Snel opgegeven en daarna toestemming gevraagd van mijn werkgever: de gemeente Hellevoetsluis. Dat was maar goed, want toen een collega zich wilde aanmelden was het al vol. Op weg naar Maarssen op woensdag 16 februari, met de gemeentelijke ‘green wheels’, uiteraard. Er gingen nog meer netwerkende collega’s maar carpoolen werkte net niet. Bij Maarssen bleek ik op de verkeerde weg te zitten en naar de afslag kon ik alleen maar zwaaien. Na 7 km kon ik uiteindelijk van de snelweg af. Terug de nieuwe vijfbaans A2 op was geen optie. Die stond vol. Op de Tomtom langs de Vecht bij Breukelen en Nyenrode, ook leuk. Na dus 2,5 uur onderweg te zijn geweest, kwam ik eindelijk in Maarssen. ‘Gearriveerd’, zei de Tomtom, maar de Meeting Plaza wilde maar niet gevonden worden. Ik bleek niet de enige die aan het zoeken was, maar na een kwartiertje toch gevonden.

 

Weg mail

De aanduiding waar je naar toe moest, vond ik maar vaag. Ik dacht; wat moet dit worden? Na de opening heb ik de eerste workshop van Abdul Advany gevolgd. Een bevlogen projectleider die vertelde hoe hij ondermeer twee projecten succesvol tot een einde had gebracht zonder vergaderingen en zonder te mailen. ‘No management, no meetings, no mail’: klinkt hemels. Met behulp van Basecamp, Twitter en Facebook vertelde hij hoe hij projecten leidde. Heel boeiend. Iets voor ons? Nu nog zeker niet, maar wel een uitdaging om eens anders aan te kijken tegen de manier van werken die we nu hanteren. Via mail wordt er veel gecommuniceerd, maar al die mail daar worden we beslist niet vrolijk van. Als er dan ook nog documenten worden doorgestuurd, is het versiebeheer helemaal een probleem, nog los van de opslag die al die extra documenten vergen.

 

Docs in the cloud – muziek in je oren?

De tweede workshop was van Arjan Zuidhof, ‘Slimmer samenwerken’. Arjan meldde dat Atos Origin was gestopt met het intern mailen. Alleen mail van buiten de organisatie wordt nog afgehandeld. Ook vertelde hij kort iets over de vele tools die er in de Cloud te vinden zijn als het gaat om snel en direct communiceren:

  • Google Calendar, gebruik ik privé ook en ik vind het prima en overal toegankelijk;
  • Datumprikker.nl, ook die gebruik ik met veel enthousiasme als er een overleg met mensen buiten de gemeentelijke organisatie gepland moet worden;
  • Doodle, ook een soort datumprikker;
  • Tungle me, om je agenda makkelijk met anderen te delen;
  • Yammer, een tool om met specifieke mensen te communiceren. Een soort Facebook voor organisatienetwerken. We zijn er in Hellevoetsluis net mee begonnen en het loopt al aardig vol. Moeten we zeker verder naar kijken, want je kan in Yammer met specifieke groepen werken zodat niet iedereen hoeft mee te lezen. Het is dan eenvoudig om in een werkgroep een discussie te volgen. Zou het overigens kunnen zijn dat Yammer komt van Yam? Een systeem dat Dzjengis Khan al gebruikte om snel berichten te verspreiden;
  • Google Docs, een prima manier om samen aan een document te werken. Gevaren voor de beveiliging van dat werken in de cloud zie ik niet zo. Hoe vaak maken we nou eigenlijk echt vertrouwelijke documenten? Ik zou er niet te krampachtig over doen, over docs in the cloud, maar wel alert blijven.

 

KvK 1.0

De derde workshop was van Otto Thors, een snelle jongen met veel interessante items. Bij berichten die worden rondgestuurd, blijkt dat 90% kijkt, 9% reageert en 1% er ook echt iets van vindt. De gemiddelde leeftijd van Twitter-gebruikers blijkt 37 jaar te zijn. Helemaal niet zo piepjong dus. Buurtlink en Burgerlink kunnen interessante sites zijn die je als overheid kunt bevragen als je wilt weten wat er in je gemeente gebeurt. De gemeente Ede heeft via internet met een groep burgers de taal van de documenten doorgelicht. Een PIP die je als burger zelf kunt samenstellen. Bijvoorbeeld my Nottingham. LinkedIn wordt al veel door P&O afdelingen geraadpleegd bij het checken van sollicitanten, zo blijkt. Volgens een algemene berekening zou het bijhouden van sociale media onze gemeente 0,2 fte kosten. Dat moeten we toch kunnen opbrengen in het nieuwe organisatieplan? Een leuk voorbeeld is nog www.openkvk.nl gestart vanuit een workshop om de Kamer van Koophandel toch te raadplegen ook als die ’s nachts uit de lucht is. Ja echt: de site van de Kamer van Koophandel gaat ’s avonds en ’s nachts gewoon dicht. Met gordijntjes.

Om 13:00 werd er in de Meeting Plaza een heerlijke lunch geserveerd, met een prima organisatie. Ik ging een steeds warmer gevoel krijgen over deze Ambtenaar 2.0 Dag.

 

Uit je mondje ruiken

De vierde workshop die ik volgde had als naam: ‘Innoveren in een bureaucratie’ door Frans Nauta. Een interessante workshop waar er zonder presentatie werd gewerkt, maar wel met ervaringen uit de zaal. Ook kritische geluiden werden mooi en snel opgepakt. Er is mogelijk een kopgroep van ‘snelle’ mensen die in een organisatie het nieuwe werken wil invoeren. De kans is groot dat het peloton de kopgroep uit het oog verliest en een andere weg opgaat dan die kopgroep. Je moet er dan ook voor zorgen dat iedereen in het peloton begrijpt wat je bedoelt als je ‘kopgroeptaal’ spreekt. Een mooie zin vond ik: ‘Je moeten het kunnen uitleggen aan mensen die het nog niet snappen’. Pas dan heb je kans dat je niet voor de muziek uitloopt en dat het peloton je zal willen volgen. Als hele grote bureaucratische organisatie werd…uhm…Apple genoemd. Deze firma is overigen wel enorm innoverend bezig. En ach, grote organisaties moeten wel bureaucratisch zijn, anders ontstaat er chaos. Nog zo’n mooie uitspraak: ‘Als innovator moet je niet uit je mond stinken’. Waarbij de beeldspraak bedoelt te zeggen dat je dus moet voorkomen dat mensen je mijden omdat je ‘uit je mond stinkt’, omdat je onbegrijpelijk jargon uitkraamt of belangrijk loopt te doen.

 

Lik-op-stuk-scan

De vijfde workshop ging over samenwerken 2.0 door Ronny Lam. Hij liet zien hoe je met social media kunt samenwerken. Een lifeshow met Google Docs, waarbij mensen uit de zaal met meerderen tegelijk aan één document konden werken. Ook Dropbox kwam aan de orde. Een onlinedienst om documenten te delen met maximaal 2 Gb aan dataopslag per account. Zoho als variant op Google Docs, maar met minder mogelijkheden. Manymoon voor project management en Viadesk werden ook genoemd als applicaties waarmee je in de cloud samen kunt werken.

Al met al heb ik een boeiende en leuke dag meegemaakt, met heel veel ideeën. De vraag is natuurlijk hoe wij hier, bij de gemeente Hellevoetsluis, mee verder kunnen. Wellicht dat de aanbieding van taskforce result agent Abdul Advany interessant is. Hij biedt een gratis quickscan. Een soort van lik-op-stuk-scan. Deze quickscan heeft als doel om te identificeren hoe er ‘slimmer, beter en sneller’ gewerkt kan worden met de bestaande ICT-middelen. Het identificeert tevens de rol van ICT en hoe deze geoptimaliseerd kan worden. Daarnaast worden aanbevelingen gedaan voor eventueel aanvullen of verbeteren van ICT middelen. Eén ding is zeker, we moeten niet ‘uit de bek gaan stinken’.

 

Weergaven: 249

Opmerking

Je moet lid zijn van Ambtenaar 2.0 om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van Ambtenaar 2.0

© 2017   Gemaakt door Dirk Jan van der Wal.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden