samen werken aan overheid 2.0
Hoe ga ik archiveren 2.0?
Archief 2.0 was het thema van vandaag: vanmorgen vond de Open Koffie over archief 2.0 plaats en vanmiddag zat ik rond de tafel met Eric Ketelaar (hoogleraar archiefwetenschap) en Laurens Verbeek (directie Doxis). Als historicus en ambtenaar 2.0 is het leuk als beide vakken zo dicht bij elkaar komen!
Maar het heeft me ook aan het denken gezet. Vorige week is heeft de stuurgroep Overheid van de Toekomst de plannen voor het Programma Ambtenaar 2.0 goedgekeurd. Dat betekent dat er op dat moment een nieuwe overheidsorganisatie (ik noemde het voorheen schertsend 'bureau') is opgericht. En dat betekent ook dat er dingen voor geregeld moeten worden. Op nette wijze. Maar ook op 2.0-wijze. Zoals archivering. Hoe ga ik archiveren 2.0?
Welke instrumenten gebruik ik zoal?
In augustus schreef ik een blog over welke instrumenten ik zoal gebruik in mijn werk. Een lange lijst met handige middelen voor "informatie verzamelen en bewaren, kennis delen en ideeën verspreiden, contacten leggen en communiceren en samenwerken en organiseren." Daarmee laat ik overal op internet sporen na. Over het archiveren van die sporen heb ik wel veel nagedacht, maar ik doe het nog niet structureel. Dat kan nu niet langer.
Eigenlijk pak ik het nu op drie verschillende manieren aan:
1. "Lokaal" maken en opslaan. Voorbeeld: mijn thuiscomputer bevat al mijn vakantiefoto's (met periodieke dvd-backup) en de foto's online zijn dus kopieën. Idem met de weinige nota's die ik op mijn werk maak: deze worden opgeslagen op een netwerkschijf bij LNV;
2. Online maken en lokaal opslaan. Voorbeeld: van online transacties (bijv. bevestigingen van een reisorganisatie of verzekering na het invullen van een formulier) maak ik een pdf, die ik thuis opsla. Zo is binnen LNV ook afgesproken om teksten die in de wiki van Socialtext worden gemaakt ook te downloaden en op te slaan. Daar is een speciaal knopje voor;
3. Online opslaan. Google probeert gebruikers ervan te overtuigen om alles online op te slaan en beveiliging en backup aan hen over te laten. Mijn mails staan nu niet meer in Outlook op mijn computer, maar alleen in Gmail. Overigens levert dit een probleem op als online diensten een maximum opslagruimte hebben: je bent dan immers geneigd om oudere informatie te verwijderen om ruimte te maken. Weer andere bedrijven springen daar weer op in door al jouw 2.0-sites te archiveren, zoals Backupify. Ook in die categorie: BackType, dat jouw reacties en commentaren op diverse discussiesites en blogs bij elkaar brengt.
Een film over archiveren 2.0
Prof. Ketelaar en Laurens Verbeek kwamen bij mij terecht naar aanleiding van mijn blog over de instrumenten die ik gebruik. Hun idee: laten we het werken van een ambtenaar 2.0 (bijvoorbeeld ik) in beeld brengen en aan de hand van een film de vragen benoemen die daaruit voortvloeien voor de archiefwereld. Leuk om aan mee te werken natuurlijk! Maar ook jammer als we zouden eindigen met vragen. Misschien moeten we ook nadenken over oplossingsrichtingen.
En zo kwamen we op een tweede idee. Kan het Programma Ambtenaar 2.0 niet een mooie proefomgeving zijn om na te denken over archiveren 2.0 in de praktijk? Nu dat het programma van start is gegaan, moet daar toch over nagedacht worden. En als we een paar mooie voorbeelden hebben gevonden, dan is ook de basis voor de vervolgfilm gelegd.
Archiveren, openbaarheid en rekenschap
Het uitgangspunt van Ambtenaar 2.0 is altijd geweest dat web 2.0 niet alleen een technologische ontwikkeling is, maar dat er fundamentele maatschappelijke gevolgen zijn voor de overheid. Bij archiveren 2.0 moeten we dus niet alleen kijken naar de instrumenten en de wijze van opslaan zoals hierboven beschreven. Ook de rol en houding van overheidsorganisaties moet met de veranderingen meeontwikkelen.
Presentatie door Eric Ketelaar bij Kennislab over Ambtenaar 2.0 beta:
Maar het heeft me ook aan het denken gezet. Vorige week is heeft de stuurgroep Overheid van de Toekomst de plannen voor het Programma Ambtenaar 2.0 goedgekeurd. Dat betekent dat er op dat moment een nieuwe overheidsorganisatie (ik noemde het voorheen schertsend 'bureau') is opgericht. En dat betekent ook dat er dingen voor geregeld moeten worden. Op nette wijze. Maar ook op 2.0-wijze. Zoals archivering. Hoe ga ik archiveren 2.0?
Welke instrumenten gebruik ik zoal?
In augustus schreef ik een blog over welke instrumenten ik zoal gebruik in mijn werk. Een lange lijst met handige middelen voor "informatie verzamelen en bewaren, kennis delen en ideeën verspreiden, contacten leggen en communiceren en samenwerken en organiseren." Daarmee laat ik overal op internet sporen na. Over het archiveren van die sporen heb ik wel veel nagedacht, maar ik doe het nog niet structureel. Dat kan nu niet langer.
Eigenlijk pak ik het nu op drie verschillende manieren aan:
1. "Lokaal" maken en opslaan. Voorbeeld: mijn thuiscomputer bevat al mijn vakantiefoto's (met periodieke dvd-backup) en de foto's online zijn dus kopieën. Idem met de weinige nota's die ik op mijn werk maak: deze worden opgeslagen op een netwerkschijf bij LNV;
2. Online maken en lokaal opslaan. Voorbeeld: van online transacties (bijv. bevestigingen van een reisorganisatie of verzekering na het invullen van een formulier) maak ik een pdf, die ik thuis opsla. Zo is binnen LNV ook afgesproken om teksten die in de wiki van Socialtext worden gemaakt ook te downloaden en op te slaan. Daar is een speciaal knopje voor;
3. Online opslaan. Google probeert gebruikers ervan te overtuigen om alles online op te slaan en beveiliging en backup aan hen over te laten. Mijn mails staan nu niet meer in Outlook op mijn computer, maar alleen in Gmail. Overigens levert dit een probleem op als online diensten een maximum opslagruimte hebben: je bent dan immers geneigd om oudere informatie te verwijderen om ruimte te maken. Weer andere bedrijven springen daar weer op in door al jouw 2.0-sites te archiveren, zoals Backupify. Ook in die categorie: BackType, dat jouw reacties en commentaren op diverse discussiesites en blogs bij elkaar brengt.
Een film over archiveren 2.0
Prof. Ketelaar en Laurens Verbeek kwamen bij mij terecht naar aanleiding van mijn blog over de instrumenten die ik gebruik. Hun idee: laten we het werken van een ambtenaar 2.0 (bijvoorbeeld ik) in beeld brengen en aan de hand van een film de vragen benoemen die daaruit voortvloeien voor de archiefwereld. Leuk om aan mee te werken natuurlijk! Maar ook jammer als we zouden eindigen met vragen. Misschien moeten we ook nadenken over oplossingsrichtingen.
En zo kwamen we op een tweede idee. Kan het Programma Ambtenaar 2.0 niet een mooie proefomgeving zijn om na te denken over archiveren 2.0 in de praktijk? Nu dat het programma van start is gegaan, moet daar toch over nagedacht worden. En als we een paar mooie voorbeelden hebben gevonden, dan is ook de basis voor de vervolgfilm gelegd.
Archiveren, openbaarheid en rekenschap
Het uitgangspunt van Ambtenaar 2.0 is altijd geweest dat web 2.0 niet alleen een technologische ontwikkeling is, maar dat er fundamentele maatschappelijke gevolgen zijn voor de overheid. Bij archiveren 2.0 moeten we dus niet alleen kijken naar de instrumenten en de wijze van opslaan zoals hierboven beschreven. Ook de rol en houding van overheidsorganisaties moet met de veranderingen meeontwikkelen.
Presentatie door Eric Ketelaar bij Kennislab over Ambtenaar 2.0 beta:
Opmerking
-
Reactie van Davied op 28 Januari 2010 op 17.21 -
Ning is nogal gesloten. In verband met de mogelijke verhuizing van Ambtenaar 2.0 naar een ander platform kijken we ook naar backup en migratie, maar daar biedt Ning weinig voor ...
-
Reactie van Corine Quarles van Ufford op 28 Januari 2010 op 9.57 -
Is het ook mogelijk bv een Ning-platform in zijn geheel te archiveren?
-
Reactie van Christian van der Ven op 27 Januari 2010 op 7.43 -
@Davied: Heb je meteen een goede case voor de start van het project... haha!
-
Reactie van Davied op 26 Januari 2010 op 17.01
-
@Christian: Heel wrang inderdaad, maar er ging iets mis waardoor het blog offline werd gehaald. Blijkbaar vergeet Ning de reacties als je het dan weer online zet. Bevestigt maar weer mijn punt hierboven ;-)
-
Reactie van Christian van der Ven op 26 Januari 2010 op 13.28
-
Gek, ik had gisteren een reactie hier achtergelaten (via mijn profielpagina nog terug te vinden) maar vandaag is-ie foetsie! Wel vervelend, als het net over archiveren gaat... ;-)
@Eric: Ben het helemaal met je eens dat een heleboel spul vooral níet moet worden gearchiveerd. Archiveren omdat het nu eenmaal 'kan' is nooit een goede reden, zeker niet als het om gelijksoortige info gaat als die we vroeger al niet eens vastlegden (om welke reden dan ook).
-
Reactie van Eric Burger op 26 Januari 2010 op 12.33 -
Reactie van Eric Burger Nu net Reactie wissen Hoi Davied en anderen, hoewel - zoals anderen eerder meldden - het archiv eren 1.0 vaak al moeizaam genoeg lijkt te zijn, denk ik dat het wel een onderwerp is om tijdig over te denken. Heb er wel meteen vierkanttekeningen bij:
1. vanuit overheidsperspectief lijkt me dat de oorspronkelijke doelstellingen van overheidsarchivering, namelijk het kunnen rreconstrueren van transacties en beleid, niet ineens anders geworden in het 2.0 tijdperk.
2. de enorme en groeiende hoeveelheid internetcommunicatie in NINGnetwerken, blogs en twitter is hopelijk niet archiefwaardig, zoals vroeger de telefoongesprekken, koffiehoekgesprekken en notitietjes toch ook niet allemaal archiefwaardig waren.
3. commerciële bedrijven die opslagcapaciteit aanbieden zijn niet zomaar archiefbewaarplaatsen, ik denk dat we daar zeer voorzichtig mee moeten omspringen.
4. het dooreen lopen van privé en zakelijk verkeer zal in toenemende mate een probleem vormen voor de archivaris (of archieftool).
Ik ben eigenlijk wel benieuwd wat men nu wel archiefwaardig zou vinden anders dan voorheen. Ik heb eigenlijk wel mijn twijfels of daar ook maar iets in veranderd is door de tijd heen, anders dan dat de communicatiemiddelen veranderd zijn. En inderdaad, die middelen laten meer sporen achter dan in vroeger tijden. Maar net zo goed als in vroeger tijden niet zeker is of de aantekeningen van de minister of de ambtenaar (1.0) alle beleidsvoorbereiding omvatten die relevant is voor een reconstructie, zo vraag ik me af of alle tweets die ik zie voorbijkomen - al dan niet van ambtenaren 2.0 - een meerwaarde hebben voor een dergelijke reconstructie.
Maar boeiend blijft het wel, de vraag 'wat dan wel te archiveren?
© 2012 Gemaakt door Davied.
Verzorgd door
Je moet lid zijn van Ambtenaar 2.0 om reacties te kunnen toevoegen!
Word lid van Ambtenaar 2.0