Ambtenaar 2.0

samen werken aan overheid 2.0

Informatie overload? Gebruik regels en filters!

E-mail neemt veel tijd in beslag. Ik heb al eerder kort gehad over het filteren van e-mail en hoe je daar tijd mee kunt besparen. Deze keer gaan ik uitgebreid in op de mogelijkheden en voordelen van het filteren van e-mail.
 
 
 
Bovenstaand citaat is erg treffend als het om e-mail gaat. Als je last hebt van teveel email, kun je het jezelf makkelijker maken door te filteren.

Door te filteren in Gmail en regels aan te maken in Outlook, hou je je Inbox leeg en overzichtelijk. Ik gebruik Gmail en krijg alleen mails binnen waar ik actie op moet ondernemen. Voor iedere mail over een nieuw onderwerp of van een nieuwe afzender, maak ik meteen een filter aan. Dit is een kleine moeite en geeft veel rust en overzicht.

Mijn inbox bevat meestal niet meer dan 10 mails omdat ik alles direct afhandel of naar de to do lijst verplaats. (Dit doe je in Gmail door het label “to do” aan een mail toe te voegen).
Ook het label “afwachten” gebruik ik regelmatig voor mails die opgevolgd moeten worden.

Als je mails ongelezen in een map laat binnenkomen, kun je meteen zien hoeveel berichten de map bevat, zonder dat deze berichten je afleiden en je inbox vullen. Je kunt dan, op een moment dat het jou uitkomt, de map bekijken.

Ga bewust met de cc functie om en vraag dat ook van anderen. Gebruik jij de cc functie waarvoor deze bedoeld is?

Wees ook niet bang om mailberichten waar je niet mee doet weg te gooien :)

Door het aanmaken van deze mappen worden je inbox een stuk minder vol:

Een map “cc”
Maak een filter/regel om alle mails met jou in de cc naar deze map te verplaatsen. cc berichten zijn ter informatie, daar hoeft geen actie op te worden ondernomen dus die kun je gerust 1x per week even doorlopen.

Een map “Netwerken”
Maak een filter/regel om alle mails van bijvoorbeeld LinkedIn en Twitter naar deze map te sturen.
Een map “to do”
Maak een map/label aan waar je je acties snel naartoe kunt verplaatsen

Een map “Nieuwsbrieven”
Maak een filter waarmee alle nieuwsbrieven naar in deze map binnenkomen.

Een map “afwachten”
Wist je dat je in Outlook regels kunt aanmaken voor uitgaande mail? Handig als je regelmatig berichten verstuurd die je moet opvolgen. Deze berichten kun je door middel van een regel in de map “afwachten” plaatsen.

Een map “misschien ooit”
Verplaats hier mails naartoe waarvan je niet goed weet wat je ermee moet.

Zowel in Outlook als in Gmail kun je mails laten binnenkomen met een label of vlag. Erg handig om in één oogopslag te zien van wie een mail afkomstig is. Ik kan vaak aan de kleur van het label de afzender herkennen.

Vraag je je af hoe je hiermee begint? Gewoon door voor alle binnenkomende mails een filter/regel aan te maken. Dit is in eerste instantie veel werk maar na een week of twee merk je al het effect, minder mail in je inbox en een werkdag die (bewust of onbewust) minder e-mailgestuurd is.

Welke mappen ontbreken voor jou nog op dit lijstje? Maak je gebruik van de filter/regel mogelijkheid van Gmail of Outlook? Ik ben benieuwd naar de manier waarop jullie met mail omgaan. Gebruik je andere communicatiekanalen om met collega's over externen te communiceren?

Iedere maandag verschijnt een #SlimmeStart blog over Slimmer Werken. Wekelijks een ander onderwerp met tips, tools, links en informatie die je helpt efficiënter te (samen) werken. Meer #SlimmeStart blogs vind je op de blogpagina van Ambtenaar2.0

Weergaven: 273

Tags: E-mail, Outlook, SlimmeStart, SlimmerWerken, filteren, regels

Opmerking

Je moet lid zijn van Ambtenaar 2.0 om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van Ambtenaar 2.0

Reactie van Frank van der Burg op 21 November 2011 op 19.41

Mijn ervaring: in 2002 had ik (nog veel uitgebreider dan hier beschreven) mijn mailbox zo georganiseerd. Zo kon ik de belangrijkste mails er meteen uitpikken.

 

Er zaten echter ook nadelen aan. Met reorganisaties veranderen verantwoordelijkheden/functies. Daarnaast is e-mail ongestructureerd. Het is dus lastiger te filteren. Mails in cc kunnen soms jouw taak/verantwoordelijkheid betreffen. Niet iedereen gaat ook zuiver om met het cc veld. Moet je dan na 1 week reageren?

De meer algemeen bedoelde berichten is in mijn ervaring slechts een klein deel van mijn mailflow. Die via regels afvangen was zelfs nog lastiger dan de gewone berichten.

Collega's sturen vaak ook niet een bericht met 1 onderwerp, maar in 1 mail stonden soms 3 verschillende zaken. Die afvangen was al onmogelijk en als je zaken wilde groeperen per onderwerp dan had je daar flink wat werk aan.

 

Na 2 jaar ben ik gestopt met het filteren van mijn e-mail. Ik ben echter helemaal bij met mijn mail (0 ongelezen) en heb een goed beeld van de zaken die ik moet afhandelen.

 

Dit is mijn benadering en ieder heeft zo zijn manier.

 

Jouw verhaal doet mij trouwens ook denken aan de "Inbox Zero" trend. Alexandra Samuel geeft op haar blog 10 tips hiervoor Link.

Als tegengeluid is het ook interessant de webpagina van Alyssa Gregory te lezen met een aantal alternatieve e-mail strategieën Link

© 2014   Gemaakt door Davied.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden