Innoveren is eenvoudig: innovatie bij Kadaster met kennis van de ‘crowd’

[Vanessa Gosselink-van Dijk]

Het Kadaster maakt gebruik van een online innovatie-platform - ‘Columbus’ – om innovatie te stimuleren

 

Aan de hand van een centraal gestelde vraag over een thema, dagen we onze medewerkers, klanten en andere stakeholders uit om op het Columbus innovatie platform ideeën te plaatsen, deze te verrijken en hun stem uit te brengen.

 

Dit noemen we een ‘challenge’. Een challenge heeft een looptijd van 4-6 weken, en heeft als doel zoveel mogelijk ideeën te genereren en me elkaar verder uit te werken.

Daarna volgt een selectieproces. Het team wat de challenge begeleidt voert in twee workshops de eerste voorselectie uit. Daarna geeft de Directie – al dan niet – akkoord op het verder uitwerken van de voorgedragen ideeën. Na iedere fase van uitwerking volgt de afweging of er nog (financiële) middelen in het idee worden geïnvesteerd.

We zetten bijvoorbeeld in als middel t.b.v. verbetering van producten en diensten, betere samenwerking met stakeholders en het ontdekken van ervaringen, behoeften en tevredenheid van de klanten...

  

Niemand is zo slim als iedereen!

Met behulp van dit online platform stellen we een grote groep mensen in staat om bij te dragen aan de verbetering van (open) innovatie bij het Kadaster:

• maken gebruik van de kennis en netwerken van een brede groep mensen.
• vergroten de wederzijdse betrokkenheid met en tussen medewerkers, klanten en stakeholders
• ‘ontdekken’ zo meer ideeën en vernieuwingen
• kunnen problemen en vraagstukken effectiever en efficiënter oplossen.
• de ideeën zijn vindbaar en herbruikbaar.

 

Hoe werkt dat in de praktijk? 

Vanuit het Meerjarenbeleidsplan kiezen we een thema dat aansluit bij de  strategische doelstellingen.

Uit dit thema wordt een vraagstelling afgeleid en gepubliceerd in het innovatieplatform. Ook vindt er allerlei communicatie rondom het thema plaats om zowel het proces als de inhoud toe te lichten

Vervolgens gaat de challenge van start en kan iedereen die is uitgenodigd (of - in de toekomst – die zichzelf aanmeldt) in het Columbus innovatie platform ideeën plaatsen, deze verrijken en hun stem uitbrengen.

De Directie levert uit haar midden voor iedere challenge een ‘sponsor’ aan. Hij of zijn fungeert als het ‘gezicht van de challenge’. De communicatie rondom de challenge vindt plaats uit naam van de sponsor en hij of zij participeert actief op het online Columbus platform

Een challenge heeft een looptijd van 4-6 weken, waarna het Challengeteam in twee workshops komt tot een selectie van ideeën, die eerst getoetst worden bij het Columbus team en vervolgens ter goedkeuring wordt voorgedragen aan de RvB/Directeuren.

 

Het Columbus team

Het Columbus team is de motor van het Open Innovatie-programma en staat in het hart van het Innovatieprogramma. Naast  de Columbus Innovatiemanager bestaat het team uit een vaste bezetting van 4-5 personen en één wisselende stoel. Deze wordt ingevuld al naar gelang het thema van de challenge(‘s) die op dat moment loopt/lopen.

 

De Innovatiemanager

De Columbus Innovatiemanager is de trekker van Columbus Open Innovatie en zorgt voor de continuïteit in het programma, het initiëren van nieuwe challenges, het signaleren van andere onderwerpen en thema’s die aanleiding kunnen geven voor een challenge en het ondersteunen van initiatieven tot innovatie die niet zelfstandig door de organisatie (kunnen) worden opgepakt.

 

Het Challengeteam

Het Challengeteam heeft een uitvoerende rol en is wisselend van samenstelling, afhankelijk van het thema van de challenge. De rol van Challengeteam leader rouleert, waarbij kennis en ervaring wordt overgedragen, door steeds een lid uit het vorige challengeteam hiervoor aan te stellen.

 

Het Challengeteam bepaalt de exacte vraagstelling, nadat het thema voor de challenge is aangedragen door het Columbus team. Het Challengeteam

• Zorgt ervoor dat gepubliceerde ideeën verder worden uitgewerkt, door zelf een verrijking te plaatsen in de vorm van een vraag of door andere betrokkenen uit te nodigen om een verrijking te plaatsen in Columbus.
• Enthousiasmeert collega’s en mogelijk externen online én offline om deel te nemen
• Bewaakt ongeoorloofd gedrag op het platform

 

Selectie van ideeën

Het Challengeteam zorgt in de vorm van 2 selectieworkshops voor de eerste voorselectie van de ideeën die zullen worden voorgedragen aan de Directie voor akkoord om verder te worden uitgewerkt.

De door de Directie geaccordeerde ideeën worden ondergebracht bij één van die Directieleden, die ervoor zorgt  dat het idee verder wordt uitgewerkt en periodiek de status wordt teruggekoppeld in het Directie overleg.

Implementatie

Nadat er in de laatste fase een Proof of Concept en/of Business Case is voorgelegd beslist de Directie over de verdere toepassing en/of implementatie van het idee. Bij goedkeuring wordt het idee overgedragen aan de lijnorganisatie.

[Erik Jonker]

Ik kan me voorstellen dat er wel sprake is van enige gevoelige informatie, tegelijk is het Kadaster een overheidsorganisatie waarvan de werking in de wet is vastgelegd, het overgrote deel van alle informatie kan volgens mij niet vertrouwelijk zijn. Overigens kunnen er ook andere redenen zijn om het (nog) besloten te houden, daar wil ik niet in treden. De term "open innovatie" zou ik dan echter niet gebruiken, in mijn omgeving wordt dan juist gedoeld op innovatie waar je je zoveel mogelijk openstelt voor je omgeving. Veel succes met het verdere traject en ja ik lever graag een bijdrage wanneer daar ruimte voor is.

[Vanessa Gosselink-van Dijk]

Beste Erik,

Het innovatieplatform staat 'open' gedurende de looptijd van een challenge. In die periode kunnen er ideeen geplaatst en verrijkt worden, én kan er gestemd worden op zowel ideeen als de verrijkingen. Deelnemers worden uitgenodigd via een hyperlink die zij via e-mail ontvangen.

Daarna kunnen er geen verrijkingen meer worden geplaatst - het proces van idee-selectie en voordracht van verder uit te werken ideeen aan de Directie gaat dan van start. Op dat moment is het internetplatform wat wij de naam 'Columbus' hebben gegeven voor iedereen die deelnam aan de challenge nog wel in te zien.

Voorlopig is het dus geen publiekelijk en vrij toegankelijk platform. Belangrijkste reden daarvoor is dat we met medewerkers, klanten en stakeholders praten over - soms- gevoelige informatie.

Maar als je mij jouw (beleidsmatige) raakvlakken met het Kadaster laat weten, kunnen we wellicht kijken hoe je in de toekomst op relevante onderwerpen kunt aanhaken!

[Erik Jonker]

Leuk initiatief, ik heb zelf beleidsmatig ook veel met het kadaster te maken, waar kan ik genoemd innovatieplatform (online) vinden ?