samen werken aan overheid 2.0
Managementsamenvatting onderzoek corporate-wiki
Het heeft even geduurd, maar... beloofd is beloofd!
Managementsamenvatting
Dit onderzoek heeft als doel lering te trekken uit een aantal wiki-implementaties bij diverse (overheids)organisaties. In het onderzoek worden met name de succesfactoren, valkuilen en 'lessons learned' in kaart gebracht, om de kans van slagen van een dergelijke implementatie in Dordrecht te verhogen. Het onderzoek is uitgevoerd tussen maart en mei 2009 in opdracht van Dhr. xxx, beleidsadviseur informatiemanagement van het Service Centrum Drechtsteden. De directe aanleiding voor het onderzoek was de winnende idee uit de prijsvraag van het Dordtse ideeënmanagement 2008: de introductie van een corporate-wiki bij de Gemeente Dordrecht. De aanleiding in ruimere zin was ontevredenheid over de vindbaarheid van informatie op het huidige Dordtse Intranet en behoefte aan een betere vorm van kennisdeling.
Onderzoeksmethode
Het onderzoek bestaat uit een vijftal casestudies bij drie overheidsorganisaties en één organisatie uit het bedrijfsleven. De casestudies zijn uitgevoerd in de vorm van een halfgestructureerd interview. Helaas is geen lokale overheid bereid gevonden om mee te werken aan het onderzoek. In het onderzoek zijn voornamelijk organisatorische vraagstukken aan bod gekomen. De kernvraag van het onderzoek luidde als volgt:
Onder welke omstandigheden en binnen welke randvoorwaarden kan de implementatie van een corporate-wiki een succes worden?
Succesvolle en minder succesvolle wiki’s
Van de 5 bestudeerde wiki’s zijn twee zeer succesvol en twee behoorlijk mislukt. Een wiki wordt alleen gebruikt door één team (dat ertoe verplicht is) binnen de afdeling waarin hij is geïntroduceerd, en wordt daarom als slechts beperkt succesvol beschouwd.
Doelstellingen
De succesvolle wiki’s zijn ontstaan uit een zeer concrete behoefte om een kennisbank op te zetten rond een specifiek onderwerp. Bij de minst succesvolle wiki’s waren de voornaamste doelstellingen het communiceren rond een verandertraject en het genereren van ideeën en feedback. Hoewel niet expliciet genoemd, was hier het creëren van draagvlak waarschijnlijk een impliciete doelstelling.
Scope
Bij de succesvolle implementaties was de scope in eerste instantie klein en afgebakend en is deze later uitgebreid.
Informeel
De succesvolle wiki’s zijn beide langs informele wegen ontstaan. Er is geen sprake geweest van formele besluitvorming of gestandaardiseerde projectuitvoering.
Bottom-up benadering
De succesvolle wiki’s zijn geheel ‘vanuit de werkvloer’ ontstaan, dit in tegenstelling tot de minst succesvolle die op directieniveau geïnitieerd zijn (en in één geval zelfs door de directie min of meer is ‘doorgedrukt’).
Communicatie
De succesvolle wiki’s verkochten zichzelf. Enthousiaste gebruikers namen de rol van ambassadeurs op zich en de wiki werd via mond-tot-mond reclame binnen de organisatie aangeprezen.
Gebruiksvriendelijkheid
Bij de succesvolle wiki’s was de gebruiksvriendelijkheid afgestemd op de doelgroep.
Openheid, interactie en dynamiek
De succesvolle wiki’s zijn ontstaan uit de behoefte aan openheid, snelle interactie en dynamiek en zijn ingericht conform deze behoefte.
Gebruikers
De initiële gebruikers zijn in beide succesvolle wiki’s mensen met een meer dan gemiddelde affiniteit met ICT. Bij een geval is de wiki op termijn zonder problemen door de hele organisatie in gebruik genomen.
Aanbevelingen
1. Denk goed na over de doelstelling van een wiki en hou hierbij de toepassingsgebieden scherp voor ogen. Bedenk dat een wiki niet dé oplossing is voor elk probleem. Uit het onderzoek komt het opzetten van een gestructureerde kennisbank als meest succesvol toepassingsgebied naar voren.
2. Omschrijf duidelijk de scope van de wiki. Begin desnoods klein en breid later uit.
3. Introduceer de wiki als concrete oplossing voor een concreet probleem en zorg ervoor dat de mensen die ermee gaan werken dit ook zo ervaren.
4. Zorg dat de gebruiksvriendelijkheid van het systeem goed is afgestemd op de doelgroep: een Engelstalige wiki waar je zo nu en dan html-codes moet gebruiken is geen probleem voor mensen uit de ICT-branche, maar wel voor beleidsambtenaren van rond de 50.
5. Zorg ervoor dat de wiki open wordt gesteld aan de hele doelgroep en beperk de moderatie indien mogelijk tot een minimum of zelfs liever tot peer-review.
6. Introduceer de wiki bij de mensen die het systeem het meest nodig hebben: als de wiki voor hun een goede oplossing is, zullen zij zelf de rol van ambassadeurs op zich nemen en de blijde boodschap binnen de organisatie verkondigen.
7. Indien mogelijk, introduceer de wiki bij mensen die affiniteit hebben met ICT en al gewend zijn om te werken met web 2.0 platforms.
8. Laat de communicatie rond de wiki zoveel mogelijk over aan enthousiaste gebruikers.
9. Bedenk dat een bottom-up aanpak veel beter werkt dan een top-down aanpak.
Reacties zijn welkom!
Groetjes,
Patrizia
Managementsamenvatting
Dit onderzoek heeft als doel lering te trekken uit een aantal wiki-implementaties bij diverse (overheids)organisaties. In het onderzoek worden met name de succesfactoren, valkuilen en 'lessons learned' in kaart gebracht, om de kans van slagen van een dergelijke implementatie in Dordrecht te verhogen. Het onderzoek is uitgevoerd tussen maart en mei 2009 in opdracht van Dhr. xxx, beleidsadviseur informatiemanagement van het Service Centrum Drechtsteden. De directe aanleiding voor het onderzoek was de winnende idee uit de prijsvraag van het Dordtse ideeënmanagement 2008: de introductie van een corporate-wiki bij de Gemeente Dordrecht. De aanleiding in ruimere zin was ontevredenheid over de vindbaarheid van informatie op het huidige Dordtse Intranet en behoefte aan een betere vorm van kennisdeling.
Onderzoeksmethode
Het onderzoek bestaat uit een vijftal casestudies bij drie overheidsorganisaties en één organisatie uit het bedrijfsleven. De casestudies zijn uitgevoerd in de vorm van een halfgestructureerd interview. Helaas is geen lokale overheid bereid gevonden om mee te werken aan het onderzoek. In het onderzoek zijn voornamelijk organisatorische vraagstukken aan bod gekomen. De kernvraag van het onderzoek luidde als volgt:
Onder welke omstandigheden en binnen welke randvoorwaarden kan de implementatie van een corporate-wiki een succes worden?
Succesvolle en minder succesvolle wiki’s
Van de 5 bestudeerde wiki’s zijn twee zeer succesvol en twee behoorlijk mislukt. Een wiki wordt alleen gebruikt door één team (dat ertoe verplicht is) binnen de afdeling waarin hij is geïntroduceerd, en wordt daarom als slechts beperkt succesvol beschouwd.
Doelstellingen
De succesvolle wiki’s zijn ontstaan uit een zeer concrete behoefte om een kennisbank op te zetten rond een specifiek onderwerp. Bij de minst succesvolle wiki’s waren de voornaamste doelstellingen het communiceren rond een verandertraject en het genereren van ideeën en feedback. Hoewel niet expliciet genoemd, was hier het creëren van draagvlak waarschijnlijk een impliciete doelstelling.
Scope
Bij de succesvolle implementaties was de scope in eerste instantie klein en afgebakend en is deze later uitgebreid.
Informeel
De succesvolle wiki’s zijn beide langs informele wegen ontstaan. Er is geen sprake geweest van formele besluitvorming of gestandaardiseerde projectuitvoering.
Bottom-up benadering
De succesvolle wiki’s zijn geheel ‘vanuit de werkvloer’ ontstaan, dit in tegenstelling tot de minst succesvolle die op directieniveau geïnitieerd zijn (en in één geval zelfs door de directie min of meer is ‘doorgedrukt’).
Communicatie
De succesvolle wiki’s verkochten zichzelf. Enthousiaste gebruikers namen de rol van ambassadeurs op zich en de wiki werd via mond-tot-mond reclame binnen de organisatie aangeprezen.
Gebruiksvriendelijkheid
Bij de succesvolle wiki’s was de gebruiksvriendelijkheid afgestemd op de doelgroep.
Openheid, interactie en dynamiek
De succesvolle wiki’s zijn ontstaan uit de behoefte aan openheid, snelle interactie en dynamiek en zijn ingericht conform deze behoefte.
Gebruikers
De initiële gebruikers zijn in beide succesvolle wiki’s mensen met een meer dan gemiddelde affiniteit met ICT. Bij een geval is de wiki op termijn zonder problemen door de hele organisatie in gebruik genomen.
Aanbevelingen
1. Denk goed na over de doelstelling van een wiki en hou hierbij de toepassingsgebieden scherp voor ogen. Bedenk dat een wiki niet dé oplossing is voor elk probleem. Uit het onderzoek komt het opzetten van een gestructureerde kennisbank als meest succesvol toepassingsgebied naar voren.
2. Omschrijf duidelijk de scope van de wiki. Begin desnoods klein en breid later uit.
3. Introduceer de wiki als concrete oplossing voor een concreet probleem en zorg ervoor dat de mensen die ermee gaan werken dit ook zo ervaren.
4. Zorg dat de gebruiksvriendelijkheid van het systeem goed is afgestemd op de doelgroep: een Engelstalige wiki waar je zo nu en dan html-codes moet gebruiken is geen probleem voor mensen uit de ICT-branche, maar wel voor beleidsambtenaren van rond de 50.
5. Zorg ervoor dat de wiki open wordt gesteld aan de hele doelgroep en beperk de moderatie indien mogelijk tot een minimum of zelfs liever tot peer-review.
6. Introduceer de wiki bij de mensen die het systeem het meest nodig hebben: als de wiki voor hun een goede oplossing is, zullen zij zelf de rol van ambassadeurs op zich nemen en de blijde boodschap binnen de organisatie verkondigen.
7. Indien mogelijk, introduceer de wiki bij mensen die affiniteit hebben met ICT en al gewend zijn om te werken met web 2.0 platforms.
8. Laat de communicatie rond de wiki zoveel mogelijk over aan enthousiaste gebruikers.
9. Bedenk dat een bottom-up aanpak veel beter werkt dan een top-down aanpak.
Reacties zijn welkom!
Groetjes,
Patrizia
Opmerking
-
Reactie van Patrizia Schiozzi op 9 Februari 2010 op 13.24 -
@Willemijn: jahoor, geen enkel probleem. Ik zal je een vriendschapverzoek sturen met mijn telefoonnummer.
Groetjes,
patrizia
-
Reactie van Willemijn Vonk op 9 Februari 2010 op 8.49 -
Hoi Patrizia,
Heel hartelijk bedankt! Ik ga het lezen. Mag ik je nog benaderen wanneer ik vragen heb?
Groetjes, Willemijn
-
Reactie van Patrizia Schiozzi op 8 Februari 2010 op 20.58
-
Beste geïnteresserden,
een aantal mensen hebben mij een kopie van het hele onderzoek gevraagd. Ik heb het onderzoek geanonimiseerd en hierbij toegevoegd: onderzoeksrapport geanonimiseerd.pdf.
Groetjes,
Patrizia
-
Reactie van Willemijn Vonk op 7 Februari 2010 op 12.39
-
Geen probleem, heel fijn dat we het mogen krijgen. Alvast hartelijk bedankt Patrizia!
-
Reactie van Patrizia Schiozzi op 5 Februari 2010 op 18.35
-
Beste Willemijn
vandaag heb ik het onderzoek geanonimiseerd. Helaas ben ik vergeten om het mee naar huis te nemen om het nog eens na te kijken en vervolgens hier posten, stom, stom, stom. Je zult dus even tot maandag moeten wachten.
Groetjes, Patrizia
-
Reactie van Willemijn Vonk op 23 Januari 2010 op 14.00
-
Hallo Patrizia,
Binnen de stadsregio zijn wij ook bezig met een onderzoek naar het gebruik van een wiki. Zou ik je hele onderzoek mogen krijgen? Groeten, Willemijn
-
Reactie van Patrizia Schiozzi op 5 November 2009 op 12.13
-
Beste mensen,
gisteravond ben ik afgestudeerd en ik heb nu weer wat tijd. Een aantal mensen hebben mij gevraagd of het mogelijk was het hele onderzoek te krijgen. Als er nog belangstelling voor is, laat het weten, dan maak ik er een geanonimiseerde versie en stel ik het beschikbaar.
Groetjes,
Patrizia
-
Reactie van Koen van den Heuvel op 7 September 2009 op 16.14 -
@Patrizia Dank voor je reactie! Momenteel ben ik me nog aan het inlezen, maar met concrete vragen zal ik zeker bellen.
@Davied, Als ik echt begin met de implementatie (een aanvraag ligt nu bij de ict-afdeling) zal ik dat doen. Ook omdat het interesant kan zijn voor anderen in de toekomst om de stappen en botsingen na te lezen. Goede tip dus.
-
Reactie van Patrizia Schiozzi op 7 September 2009 op 14.57
-
@Davied: ik had er al aan gedacht. Nu is mijn eerste prio afstuderen (op 5 oktober alles inleveren en als alles in orde is, op 4 november examenzitting). Als ik wat meer lucht heb, ga ik het zeker doen. Ik heb inmiddels al 3 of 4 mensen gehad die erom vroegen.
-
Reactie van Davied op 7 September 2009 op 14.47 -
@Patrizia Is het niet een idee om een naamloze versie te maken die je breder kunt verspreiden?
@Koen Misschien goed om vragen waar je tegenaan loopt ook gewoon in het forum te stellen. Er zijn altijd mensen met ervaringen of goede tips!
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
© 2012 Gemaakt door Davied.
Verzorgd door
Je moet lid zijn van Ambtenaar 2.0 om reacties te kunnen toevoegen!
Word lid van Ambtenaar 2.0