Ambtenaar 2.0

samen werken aan overheid 2.0

Voor het opstellen van de strategische I-visie van de provincie Noord-Brabant leek het mij als projectleider belangrijk om dit in samenwerking met de gehele organisatie te doen.De I-visie moet tenslotte ondersteunend en faciliterend zijn aan de toekomstige organisatie ontwikkelingen, dus input vanuit diverse disciplines is noodzakelijk en gewenst. Dit vraagt dus om een open werkwijze. Maar hoe pak je dit dan aan? En hoe zorg je ervoor dat het nog behapbaar en werkbaar blijft?

 

Ervaringen met samenwerking 2.0

Door middel van deze blog wil ik mijn ervaringen en leerpunten met dit gezamenlijke proces met jullie delen.
Als instrument heb ik gekozen voor pleio: samenwerkingsplatform dat voldoende functionaliteit omvat om de samenwerking te faciliteren (wiki en archief van bestanden), het is gratis en de deelnemers hoeven niets te installeren en kunnen plaats- en tijdonafhankelijk meedoen. Qua proces-aanpak heb ik bewust gekozen voor 'n online/offline taktiek.

 

Hoe ziet deze aanpak eruit?

Voor aanvang van dit project heb ik het volgende ondernomen:

  1. Gezien de nieuwe integrale open werkwijze ben ik allereerst op zoek gegaan naar een sparringpartner waarmee ik de 2.0 werkwijze verder kon vormgeven en die mij kon helpen bij de voorbereidingen. In eerste instantie werd deze aanpak met argusogen bekeken dus dan is het handig om in ieder geval een maatje te hebben.Deze vond ik notabene bij een andere directie.
  2. De groep in pleio aangekleed met wat basis elementen en informatie. Het moet tenslotte de beginnende deelnemers als het ware verleiden en dat doe je niet met 'n lege huls. De eerste indruk is belangrijk. Bewust gekozen voor 'n besloten groep om de sprong in het diepe niet al te groot maken, maar wel ervoor gezorgd dat aanvragen voor deelname aan de groep snel geaccepteerd worden (functioneel beheer).
  3. Lunch bijeenkomst gepland met doorsnede van onze organisatie incl enkele managers (max 10 personen) op basis van eigen voorselectie. Keuze voor lunchmoment is bewust genomen omdat hierbij de kans op aanwezigheid (op korte termijn) het grootst is, zeker als je zorgt voor de inwendige mens. Tijdens deze bijeenkomst met name gesproken over proces-aanpak. Is er draagvlak voor de aanpak? Hoe gaan we verder? Wat hebben we nog nodig.

Na deze start konden we verder met het proces.

  • De initiele deelnemers gevraagd om anderen in hun achterban op de hoogte te brengen van dit proces en ze te stimuleren om bijdrage te leveren.
  • Via yammer heb ik de organisatie op de hoogte gehouden van de vorderingen en iedereen uitgenodigd voor reguliere vervolg sessies en om deel te nemen (en uiteindelijk mee te schrijven) aan de strategische I-visie op pleio. Kanttekening: Hierbij moet ik aangeven dat ik niet de gehele organisatie heb kunnen bereiken. Ruim de helft zit op yammer en daarvan heeft weer ruim de helft de boodschap mee gekregen. Maar om andere instrumenten in te zetten voor communicatie hierover (denk bv aan intranet) ben je weer afhankelijk van een afdeling Communicatie en gaan weer heel andere mechanismen werken. 
  • Aanwezigheid bij sessies zo laagdrempelig mogelijk houden door geen expliciete voorbereidings inspanningen te vragen maar aangeven dat ze hun eigen kennis/kunde  kunnen inbrengen. Je krijgt dan ook de medewerkers die daadwerkelijk wat willen komen brengen. Deze deelnemers ook hun eigen verhaal te laten vertellen. Wij, vanuit ICT, moeten dan maar de vertaalslag maken. Wij nodigen de klant uit en luisteren voornamelijk.
  • Tussentijds begint de wiki met de input en opmerkingen van derden te groeien. 
  • Na ruim 2 maanden ligt daar dan nu een strategische I-visie, waarbij gebleken is dat met name het gezamenlijke proces waardevol is voor draagvlak in de organisatie. Veel positieve berichten uit de organisatie over betrokkenheid. Het product zelf (2 A4-tjes groot) omvat met name strategische richtinggevende uitspraken die verder uitgewerkt moeten worden in diverse actieplannen die we ook weer samen met de organisatie gaan vormgeven. In deze vorm gaat het naar onze directieraad voor definitieve goedkeuring.

 

Ervaring als projectleider

Als projectleider heb ik me (samen met mijn sparringpartner) met name bezig gehouden met bijsturen en ordenen van de inhoud, verwerken van de opmerkingen in de wiki en expliciet aansturen op aanwezigheid van enkele key-spelers wiens kennis nodig is voor compleet beeld van de strategische I-visie.

Als projectleider heb je vaak het gevoel dat je mail-coördinator bent: via mails geef je opdrachten, breng je mensen op de hoogte, krijg je info over voortgang, krijg je opmerkingen over proces/product etc. Deze activiteit kwam bijna geheel te vervallen omdat alles zich afspeelt in de werkplaats op pleio. Ook anderen kunnen dan antwoord geven op bepaalde vragen, dus mail conversaties worden tot het minimum beperkt.

 

Leerpunten

  • Het gevoel dat het een product van ons allen is hebben we niet helemaal bereikt maar wel benaderd. Het is voor iedereen nog erg wennen om op 1 plek samen te werken. Ook is er een mentale drempel voor werken in 'n wiki. De inhoud van de wiki wordt nog niet gevoeld als gezamenlijk product en men vind het dus niet prettig om daar rechtstreeks in te schrijven, ondanks het feit dat oude versie netjes bewaard blijven. Veel opmerkingen hebben we dus uiteindelijk moeten verplaatsen naar de wiki.
  • Het werken met 1 of meerdere sparringpartners werkt efficiënt en inspirerend zeker als je een nieuwe proces aanpak kiest. 
  • Uiteindelijk hebben ruim 40 mensen zich aangemeld op pleio, waarvan 50% daadwerkelijk 'n bijdrage heeft geleverd in de vorm van input tijdens sessies, aanlevering bestaand materiaal, maken van opmerkingen of schrijven in de wiki. Dit lijkt weinig, maar bijdrage is op basis van vrijwilligheid en interesse, het is een mooie doorsnede van de organisatie en de key-spelers zijn betrokken geweest. 
  • De combinatie offline/online werkt bijzonder goed. Ook is het belangrijk om iedereen in zijn of haar kracht te zetten dus geef geen huiswerk of andere voorbereidingen mee. Iedereen levert bijdrage vanuit z'n eigen discipline. Maar ... Door de aanpak kregen met name de medestanders/meedenkers de ruimte. Om echt goed beeld te krijgen is het ok belangrijk dat tegenstanders aan het woord komen. Deze zul je dus expliciet moeten uitnodigen en overhalen om bijdrage te leveren.
  • Door de inzet van een instrument als pleio kan iedereen daadwerkelijk plaats- en tijdonafhankelijk werken. Je hebt overal en altijd toegang tot het product en je kan je bijdrage leveren wanneer het jou uitkomt.
  • Opmerkingen met betrekking tot pleio:
    • Het gebruik van pleio is minder intuïtief dan gedacht. Bij aanvang van het proces zou een korte cursus pleio handig zijn geweest. Hierbij ook de gezamenlijkheid van de pleio-ruimte benadrukken.
    • Aanmaken van account en daarbij verloopt het inlogproces niet altijd even soepel. Recentelijk is de koppeling gemaakt tussen Linkedin en Pleio en dat is een aanzienlijke verbetering. 
    • De opzet van sommige widgets is niet voldoende duidelijk (kun je bestanden nu wel of niet aanpassen in bestanden-widget?). Hierin moet duidelijk worden gemaakt dat bestanden meer 'n archief-functie hebben (kun je niet aanpassen) en dat de wiki als de werkplaats fungeert. 
    • Pleio reageert soms erg traag. Volgens de laatste berichtgevingen wordt hieraan gewerkt.
    • Het idee van widgets is handig. Zo had ik in de groep widgets voor: bestanden, specifieke tweets, wiki, en internetsites. Bij nader inzien waren de bestanden en wiki voldoende geweest.
    • Pleio levert voorstanders op maar ook tegenstanders. Met name medewerkers die nauwelijks cloud-functionaliteit of netwerken gebruiken hebben erg veel moeite met pleio.
  • Tips voor pleio functionaliteit: 
    • Aanpassen kleur widgets en widget teksten aanpassen (bv wiki ---> werkplaats)
    • Pleio functionaliteit is niet altijd even logisch. Het is niet altijd even duidelijk waar je je nu bevindt en hoe je  producten kunt verplaatsen van je eigen profiel naar deelpleinen of groepen. Een aantal medewerkers zijn daardoor afgehaakt, maar de majority heeft doorgezet.  
    • Het is aan te raden (zeker nu het gebruik vh instrument in de lift zit) serieus te kijken naar gebruiksvriendelijkheid. Het moet mijns inziens een intuïtief instrument worden (ik durf het bijna niet te zeggen maar.... het apple-gevoel uitstralen) en daardoor ook een stuk laagdrempeliger worden. Het is nu nog teveel vanuit technisch oogpunt ingericht en opgezet. Wellicht wordt dit ook vervoorzaakt door de overdaad aan functionaliteit.
    • De mogelijkheid om meerdere beheerders te benoemen. Nu ben je te afhankelijk van 1 persoon.
    • Het zou handig zijn om de wiki-tekst te converteren in minimaal txt-format of anders pdf. Als je nu het wiki-resultaat wil formaliseren en verder brengen in de organisatie moet je dit via copy-paste doen.

Ondanks het feit dat dit geen groots opgezet project was, was het zeer zeker een waardevol experiment  dat zijn vervolg zal krijgen.


Hebben jullie nog tips voor samenwerkings vormen waarbij aandacht is voor online/offline combi?

 

Mijn dank gaat uit naar Tim van der Avoird voor zijn steun en inspiratie.

 

Weergaven: 389

Opmerking

Je moet lid zijn van Ambtenaar 2.0 om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van Ambtenaar 2.0

Reactie van Han Scholte op 15 April 2013 op 14.09

Monique, leuk om te lezen over het proces. Nu, bijna 2 jaar later, ben ik benieuwd wat je bevindingen zijn en of je Pleio adviseert aan anderen.

Reactie van Monique Roosen op 29 Juni 2011 op 11.10
@Marieke Inderdaad wijzigingen zijn niet automatisch zichtbaar (wellicht ook nog functionele wens). Wat er automatisch gebeurde was dat schrijvers belangrijke wijzigingen gingen arceren of op andere manier annoteren. Hierdoor werd het toch nog zichtbaar. Kleine wijzigingen (bv tekstuele) vervuilen alleen maar het product als je deze ook zichtbaar maakt. Ook kun je dit met elkaar afspreken maar dan lijkt het weer op controle dus ik zou hier voorzichtig mee zijn. Laat het maar gebeuren en stuur er vooral op aan dat het een gezamenlijk product is.
Reactie van Marieke van den Berg op 24 Juni 2011 op 15.25
Mooi verhaal, goed om te horen hoe Pleio in de praktijk zijn nut al bewijst. Ik ben erg benieuwd naar de verbeteringen in de 1.8-versie, want gebruikersvriendelijkheid is inderdaad voor mij het grootste punt. Vandaag wat met de Wiki gespeeld om te kijken of ik de functionaliteit voor interne woordenlijst kan gebruiken. Daarbij zag ik dat wijzigingen tussen versies niet zichtbaar worden, de versies op zich wel maar, maar de verschillen moet je zelf zoeken. @Monique Roosen: hoe heb jij dit specifieke onderdeel ervaren?
Reactie van Monique Roosen op 23 Juni 2011 op 9.13

@Berend @Ad Bedankt voor de complimenten.

@MarcelK Met zo'n open werkwijze is het belangrijk dat de projectleider verstand heeft van de inhoud en hiermee verbonden is (passie hebben voor). Meer nog dan bij 'n traditionele aanpak waarbij 'n projectleider kan sturen op deadlines, geld en mensen (het team dat het product oplevert). Dit is dus belangrijk voor het koersen op inhoud. Zelf had ik al wat contouren van de I-visie voor ogen en had ik (op basis van kennis en ervaring) 'n duidelijk beeld welke stakeholders 'n bijdrage moeten leveren. 

Pleio is wel 'n instrument dat je helpt om te sturen op compleetheid en indirect op tijd, omdat alles zich bevindt in 1 werkplaats (dus niet verspreid over mails, documenten her en der etc.), dus je krijgt snel overzicht.

@MarcelZ Pleio is duidelijk in ontwikkeling en dat is zeker positief. Met name de koppeling met linkedin (hoe klein dan ook) voor inloggen heeft tot zeer veel positieve reacties geleid. Wat ik nu dringend nodig heb is niet het printbaar maken van de wiki (we willen digitaal blijven), maar het destilleren of converteren van de wiki-content (het eindproduct) in een word/txt-document zodat dit digitaal uit pleio gehaald kan worden en de organisatorische molen in kan. Dus als je weet hoe ik dit kan doen (beter dan nu copy/paste) dan hoor ik dat graag.

Reactie van Marcel Ziemerink op 22 Juni 2011 op 19.57

Hoi Monique,

Bedankt voor je heldere kijk op Pleio. Ik ben (en ik denk dat ik ook voor de mede oprichters van Pleio spreek) het in veel opzichten met je eens. We zijn met Pleio gestart mei 2010, aan het einde van het jaar was Pleio zover dat het ook voor productie gereed was.

Pleio is van ons allemaal en proberen dan ook met behulp van dit soort blogs en uitingen, Pleio naar een nog hoger niveau te tillen.

Veel van de zaken die jij noemt zijn al bij ons bekend en daar werken we hard aan. We maken met Pleio gebruik van het open source platform Elgg, Ellgg is een snel groeiend platform wat ook snel verder ontwikkeld. Eind deze maand komt Elgg 1.8 in productie in deze release is veel verbetert wat betreft usability. Veel van je andere opmerkingen en tips staan reeds op wensenlijst en zullen gerealiseerd worden. Zoals:

  • het printbaar maken van de wiki
  • meerde beheerders van een groep of deelsite (dit is al gerealiseerd)
  • Vernieuwd inlog scherm
Reactie van Ad Gerrits op 22 Juni 2011 op 19.44

En nog een portie complimenten. Worstel ook nog met toepassingsmogelijkheden van Pleio, dus zo'n praktisch voorbeeld is heel welkom. Klinkt als een goeie combo van efficiënt persoonlijk en digitaal werken. Vruchtbare combi trouwens ook herkenbaar in je 'broodje en fruit bij de lunch' en 'wat meer Apple gevoel op Pleio' tips.

 

Reactie van Berend van de Weerdt op 22 Juni 2011 op 19.41
Goed verhaal. Ook goed om de beperkingen van de techniek nu eens goed verwoord te zien.
Mag ik verwijzen naar het experiment in IJsland http://su.pr/4kd1Zs waar de overheid nog een stap verder gaat en crowdsourcing toepast bij het beleidsvormingsproces. Ben benieuwd welke problemen men daar is tegengekomen
Reactie van Marcel Krassenburg op 22 Juni 2011 op 16.10

Monique, complimenten dat je tijd hebt genomen om de werkwijze met deze nieuwe instrumenten eens te evalueren. Met denk ik veel nuttige opmerkingen en wensen voor de toekomst.

Zelf ben ik wel benieuwd of en hoe je jouw project op koers hebt gehouden en naar het resultaat hebt toegewerkt (de I-visie) en of de tools daarbij hebben geholpen. Of was het vooral informatie en kennisuitwisseling en draagvlak creëren. M.a.w. helpen de samenwerktools ook om resultaatgericht te blijven.

© 2017   Gemaakt door Davied.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden