Ambtenaar 2.0

samen werken aan overheid 2.0

Ik ben een leuke lijst met tips van Leo Babauta tegengekomen
om e-mail te lijf te gaan. Ik heb het voor jullie vertaald, op een
aantal punten aangepast, voorzien van voorbeelden uit mijn dagelijkse
praktijk en nog wat extra tips toegevoegd zodat het voor jullie meteen
toepasbaar is.

Onmiddellijk na het lezen van deze tips kun je er meteen mee aan de slag. Het zal je dus meteen op weg helpen! Zoals jullie
zullen lezen gaat het niet zozeer om een GTD, TMI Time Manager,
Hoofdstukken of Complete Self methodes. We hebben het hier over
universele tips die ook te koppelen zijn aan voornoemde zelfmanagement
methodes.

Ik ga uit van een aanpak die op twee pijlers rust: 1.) Eerst gaan we snoeien in onnodig e-mailverkeer, 2.) vervolgens kijken we naar een slimmere manier van e-mail verwerken.

A. Cut the crap!

1. Last van spam en junkmail? Investeer in een grandioos goed spamfilter of gebruik Gmail!

De grootste ellende als we het hebben over e-mail blijft spam en junkmail. Ik gebruik nu Gmail. En Gmail is goed! Is het waterdicht? Nee, maar het is wel goed! Ik heb mijn Nederlandse domeinnaam gekoppeld
aan mijn Gmail account en ik krijg nooit meer spam. Een traditionele
hostingprovider haalt het er niet bij. Hotmail. Live en Yahoo doen het
redelijk maar zijn bij lange na niet zo goed in het weren van rommel
als Gmail! Ben je gebonden aan Outlook, Mail (Apple), Entourage (Apple)
of Lotus Notes: investeer in een spamfilter. Bezuinigen op spamfilters
is werkelijk penny wise, pound foolish! Tijd besteden aan het filteren van spam is namelijk het domste wat je kunt doen!


2. Notificaties en bevestigingen van services. Maak rules of filters!

Er zijn online diensten die notificaties sturen. Die zijn niet bedoeld om op te reageren, het zijn berichten ter kennisgeving. Denk aan bijvoorbeeld zogenaamde ping meldingen van een weblog, notificaties
dat mensen mij via Twitter volgen of ontvolgen of meldingen van Blip.

Als je deze informatie niet leest ga je er geen nadeel van ondervinden. Waarom zou je het dus lezen? Je hebt het alleen maar nodig als een keer iets misgaat en je wil nalezen wat er aan de hand was. Dit
soort berichten moeten meteen de inbox uit en worden gearchiveerd. In
mijn geval geldt dit ook voor e-nieuwsbrieven: die lees ik alleen maar
als ik tijd over heb en er echt iets in vermeld wordt wat de moeite
waard is. Dat is dus zelden het geval!

Gebruik rules of filters die ervoor zorgen dat het bericht wordt gemarkeerd als ‘gelezen’ en het meteen in een aparte map wordt geplaatst! Denk bijvoorbeeld aan een map met de naam Twitter, Blip,
Managers Online of welke naam dan ook voor jou handig en van toepassing
is.


3. Batch de zogenaamde snelle mailtjes

Je kent ze wel: mailtjes over bepaalde onderwerpen of van afzenders die niet meer dan een reactie van een of twee regels vragen. Deze mail parkeer je – ook weer met een rule of filter – in een map met de naam
Batch. Om een voorbeeld te geven: mijn commerciële man in België houdt
mij altijd goed op de hoogte van ontwikkelingen en vraagt of we er op
moeten inspringen. Omdat korte antwoorden volstaan batch ik altijd mijn
berichten aan hem. We kennen elkaar zo goed dat e-mails niet hoeven te
worden voorzien van een ‘rozenperkje in de voortuin’: korte zinnen,
that’s it. Batches knal ik er heel snel doorheen. Zorg er wel voor dat
je ieder bericht apart beantwoord. Dan heb je per reactie een eigen
subject wat archiveren voor jou en de geadresseerde makkelijk en
overzichtelijk houdt.


4. Zogenaamd grappige mailtjes

Familie, vrienden, collega’s en zakenrelaties die jou grappige mailtjes sturen moet je een e-mail sturen waarin je hen verzoekt om dit in het vervolg niet meer te doen. Geef op een vriendelijke maar ook
duidelijke manier aan dat je het op prijs stelt dat ze aan je denken
maar ook dat je dagelijks veel e-mail te verwerken hebt en je
dergelijke e-mails om die reden liever niet ontvangt.

Als men hieraan geen gehoor geeft kun je gerust een rule of filter maken waarmee hun e-mails in het vervolg meteen worden weggegooid. Mocht het sporadisch een belangrijke e-mail betreffen dan zal de
betreffende afzender contact met je opnemen als jouw reactie uitblijft.


5. Voer de regie over allerlei verzoeken via je site

Een website is een grote bron van inkomende e-mail. Mensen willen commentaar geven op jouw publicaties, hebben vragen of willen dat je een link van ze plaatst. Al dit soort zaken kun je voor zijn door goed
te communiceren hoe je ermee omgaat. Wanneer men commentaar wil geven
op een artikel kun je dat via een formulier met een captcha laten doen:
daarmee voorkom je spam en hoef je niet zelf alles te lezen. Op je
contactpagina kun je aangeven dat je op bepaalde verzoeken of mailtjes
niet reageert. Daarnaast kun je aan de hand van je ervaring een FAQ
(veelgestelde vragen sectie) op je site plaatsen waardoor je niet bij
herhaling dezelfde type vragen hoeft te beantwoorden.


6. Voed ‘cc afzenders’ op

Mensen versturen vaak cc’s zonder te beseffen dat een ontvanger deze niet hoeft te lezen. Je leest het goed: een cc hoef je – strikt genomen – niet te lezen. Omdat de meeste mensen dit niet weten lezen we ze vaak
wél! Waarom sturen mensen cc’s? De twee meest voorkomende redenen zijn:
1. Indekken (een leidinggevende is wel eens als cc ontvanger
opgenomen), 2. Men is te laks om na te denken voor wie de betreffende
mail echt belangrijk zou kunnen zijn dus worden onnodig veel mensen
lastig gevallen met een cc. Ik heb wel eens bij een interimklus
meegemaakt dat ik per dag meer dan 90 van dergelijke cc’s ontving
waarvan hooguit twee e-mails voor mij de moeite waard waren. Waanzin!
Er zijn dus organisaties waar dit al jarenlang dagelijkse praktijk is
(… en dat in deze tijden dat we willen bezuinigen (-: ).

Er zijn twee soorten cc’s op jou van toepassing: de e-mails waarin jij de rechtstreeks geadresseerde bent en de e-mails waarin jij in de cc vermeld bent. Wanneer jij geadresseerde bent en een cc aan anderen
wordt om verkeerde redenen gebruikt mag je de afzender aanspreken op
zijn of haar behoefte aan publiek. Geef te kennen dat je er niet van
bent gediend. Dit zijn kinderachtige praktijken! Er moet echt iets aan
de hand zijn wil het gebruik van een cc gerechtvaardigd zijn.

Dan de e-mail waarin jij in de cc bent opgenomen. Daar kan ik heel kort over zijn: maak een rule of filter waarin je duidelijk aangeeft dat je cc’s niet leest. Dat bespaart tijd! Wanneer het echt belangrijk
is mailen afzenders je direct of bellen ze je wel.

B. En dan het echte werk!

Nu komen we toe aan het echte werk.

De eerste stap die we nemen is dat we alle mail die op dit moment in de inbox staat verplaatsen naar een nieuw te maken map met de naam: Iedere dag een half uur. Je voelt ‘m al aankomen: iedere dag besteed je
een half uur aan het ‘leegscheppen’ van die map. Het zou me niet
verbazen als er honderden, zoniet duizenden e-mails in staan (ik heb
dergelijke inboxen gezien!). Dus, iedere dag een half uur aan werken
tot het leeg is. Dit doe je dus naast je nieuwe slimme manier van
werken met je inbox die ik nu ga beschrijven:


7. Zorg voor een aparte takenlijst of ‘to do applicatie’.

Een belangrijke oorzaak van een vollopende inbox zijn e-mails die om jouw actie vragen die los staat van e-mail of data in je pc. Sterker nog: ik mag hopen dat je leven zich voor het belangrijkste deel buiten
je computer afspeelt! Hoe los je dit probleem op? Simpel: zorg voor een
taakmanager in de vorm van een papieren notitiesysteem (een boekje) of
een app voor je smartphone. In ieder geval iets wat je altijd makkelijk
mee kunt nemen. Ik ben zelf erg tevreden over 2Do op de iPhone in
combinatie met Toodledo voor het synchroniseren op de computer. Er zijn
veel mooie systemen. Maar kies voor een oplossing waarmee je gewoon op
pad kunt. Wanneer iemand zegt: “Maar GTD werkt goed in Outlook” vraag
ik me af of deze persoon wel eens zonlicht ziet!
Wat doe je vervolgens met e-mail? In ieder geval gebruik je de inbox of
je e-mailprogramma niet als takenlijst! Lees goed: er is namelijk meer
in dit Aardse bestaan dan e-mail. Je zal ook andere taken moeten
noteren zoals bijvoorbeeld het plakken van je band en het voeren van de
vis van de buren die op vakantie zijn! Hoe je e-mail verwerkt heb ik
beschreven bij het volgende punt. Door een aparte takenlijst of to do
applicatie te gebruiken hoef je niet bang te zijn dat je wat gaat
missen als je jouw inbox leegt. Bovendien kun je ook andere acties erin
vastleggen. Voortaan kun je jouw aandacht focussen en hoef je minder
ballen in de lucht te houden.


8. Beschouw het afhandelen van je e-mail als een tennispartij

Daarmee bedoel ik: speel punt voor punt. Anders geformuleerd: handel e-mail na e-mail op gepaste wijze af en doe uitsluitend dat wat strikt noodzakelijk is: open de mail en voer uitsluitend een van de volgende
acties uit:

  • archiveer het nadat je taken en acties hebt ingepland (zie vorige punt);
  • antwoord onmiddellijk wanneer het afwikkelen van de e-mail met inbegrip van het uitvoeren van een eventuele taak niet meer dan 2 minuten vraagt en archiveer of verwijder de e-mail daarna;
  • forward de mail als het niet voor jou is bestemd en archiveer of verwijder de e-mail daarna;
  • Verwijder de e-mail.

Andere smaken zijn er niet en let op: aan het eind van de rit is er dus sprake van dat de e-mail is gearchiveerd of verwijderd. In geen geval blijft een e-mail achter in de inbox!


9. Gooi veel e-mail weg!

‘Wat is het ergste dat kan gebeuren wanneer ik deze e-mail weggooi!?’ Die vraag moet je jezelf vaker stellen. Neem van mij aan: de wereld zal niet vergaan en volgens het Paretoprincipe zijn pakweg 80%
van je e-mails niet belangrijk genoeg.


10. Wees bondig en beperk je tot een onderwerp per keer!

Besteed maximaal 5 regels aan je mail. Het scheelt jou en de geadresseerde tijd. Beperk je tot de kern van de zaak en tot een onderwerp. Kort en krachtig is het credo. Wil je twee onderwerpen ter
sprake brengen? Gebruik twee e-mails. Wil je honderd onderwerpen ter
sprake brengen? Gebruik honderd e-mails.


11. Bepaal zelf je planning

Zet toeters en bellen uit. Pinggeluiden, alarmsignalen en bellen die afgaan wanneer een mail binnenkomt werkt afleidend. Stuur standaard een autoreply aan mensen dat je slechts een of twee keer per dag je e-mail
leest. En doe het ook niet vaker! De meest ideale tijden zijn tussen
10:00 uur en 11:00 uur en tussen 15:00 uur en 16:00 uur. Ik zal je
uitleggen waarom: iedere werkdag begint met het volgende ritueel: in
plaats van zelf doortastend op te treden zoeken veel mensen de
oplossing bij een ander. Sommige mensen zijn zelfs zo schaamteloos dat
ze dit delegeren noemen. Dus de kans is groot dat wanneer jij om half
negen je e-mail ophaalt je al meteen verzoeken aantreft die jou
afhouden van je eigenlijke werk. De remedie: wanneer je pas om half elf
je e-mail checkt zul je zien dat vele problemen zich al vanzelf hebben
opgelost.

Waarom je e-mail niet later dan 16:00 uur ophalen? Aan het einde van de dag zijn er veel mensen die een goede reden om stipt 17:00 uur op te houden met werk. Vanaf 16:00 uur ontstaat zwelt een tsunami aan van
‘zou-jij-nog-even-dit-voor-me-kunnen-doen-e-mailtjes’ en
‘zou-je-voor-morgenochtend-e-mailtjes’. Wanneer je een autoreply stuurt
dat je deze dag je e-mail niet meer leest gaan wederom veel problemen
zich vanzelf oplossen.

Nu maak ik zelf mee dat door dit e-mailbeleid ik wel eens ironische mailtjes terugkrijg van mensen die zich kennelijk storen aan mijn autoreply. Bedenk het volgende: als ze de tijd hebben om je dergelijke
onzin over jouw autoreply te e-mailen hebben ze kennelijk ook tijd
genoeg om hun eigen sores op te lossen. Bovendien word jij door je
leidinggevende beoordeeld op jouw successen en niet die van een ander
(ook al heb je die zo goed geholpen). Wanneer zaken écht belangrijk
zijn, of wanneer een snelle reactie van jou gewenst is bellen mensen je
wel op. Ik zal het je nog sterker vertellen: sommige van deze mensen
nemen ook iedere keer de moeite om een ironisch mailtje hieraan te
besteden. De remedie: zie punt 4.


12. Eindig met een lege inbox

Als je jouw e-mail ophaalt zorg je ervoor dat je aan het eind van de rit je inbox leeg hebt! Ik maak even een analogie met de gewone post: als je brieven binnenkrijgt ga je niet de envelop openen, de brief
vluchtig lezen om hem vervolgens weer terug te stoppen in de geopende
envelop om het weer op de deurmat te leggen (om na een paar dagen dit
ritueel nog eens te herhalen). Loop alle e-mails door en handel ze af
zoals beschreven bij punt 8. En als je weet dat je per keer een half
uur de tijd nodig hebt dan zorg je ervoor dat je een half uur rustig en
ongestoord eraan kunt werken.

Tot zover mijn duit in het zakje ;-)

Wil je meer weten over mijn trainingen? Bel (085) 002 02 02 of stuur me een mail

Weergaven: 206

Opmerking

Je moet lid zijn van Ambtenaar 2.0 om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van Ambtenaar 2.0

Reactie van Ton Zijlstra op 30 Juni 2010 op 14.19
Op zich zitten hier nuttige tips tussen (zoals het uitzetten van allerlei alerts en pop-ups), maar ik heb grote moeite met de taak 'e-mail afhandelen' op zich. E-mail is geen werk. E-mail gaat soms over dingen, soms niet.

Ik heb 1 basale stap, mijn triage fase zeg maar, daarin markeer ik alleen of ik nog iets met die mail zou moeten doen of niet. Ik heb dan nog geen mailtje gelezen, alleen de kop/afzender gescand. Bij sommige mailtjes zie je aan de kop dat een simpel ja of nee voldoende is als reactie, die krijgen onderweg vanaf mijn mobiel antwoord. Na de triage, en onmiddelijke ja-nee reacties, is de knop 'markeer alles als gelezen' mijn grootste vriend. Als daar ongemerkt toch nog iets belangrijks tussen zat krijg je vanzelf nog een contactpoging.

Verder werk ik gewoon aan mijn werk, en per onderwerp kijk ik dan naar de e-mail die ik eerder heb gemarkeerd. Gaat je e-mail over project X, en werk ik nu even een uurtje aan project X, dan pak ik je e-mail erbij. Heeft als voordeel dat ik e-mail altijd in de context van de inhoud onder ogen krijg. Geen schakeltijd dus tussen onderwerpen en contexten. E-mail is geen werk, mijn werk is mijn werk. En sommige e-mail gaat daar over.

Bij zo'n 200 e-mail per dag staat mijn inbox praktisch altijd op 0.

© 2018   Gemaakt door Dirk Jan van der Wal.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden