Ambtenaar 2.0

samen werken aan overheid 2.0

Verslagleggen voor de overheid en voor verenigingen in lastige tijden

Steeds vaker hoor ik geluiden over het einde der tijden voor notulisten/verslagleggers. Als het dan gaat om de overheid die belang heeft bij verslaglegging, vind ik die geluiden bizar. “Verslag leggen is een uitstervend vak”, hoor ik functionarissen zeggen die er over gaan. Zij zeggen dat de automatisering het gaat overnemen. De verwachting is gewekt dat het politieke bedrijf zich steeds vaker zal verlaten op videoregistraties.

Technisch is het bovendien mogelijk om het gesproken woord via digitale processen direct om te zetten in geschreven tekst. Zo bestaat het dat verslagleggers er steeds minder toe lijken te doen. Als professional leg ik mij daar niet direct bij neer. In dit artikel leg ik uit waarom.

Het belang van verslaglegging voor de overheid

Voor de overheid is verslaglegging niet alleen om praktische redenen van belang, maar ook om formele redenen. Soms is de verslaglegging opgenomen in de wet; de gemeentewet bijvoorbeeld. Zie deze blog van mij. Verslaglegging is van belang voor het bijhouden van de voortgang, voor het vasthouden van politieke processen, voor de continuïteit van bestuur, voor eventuele beslechting van geschillen, voor het formaliseren van besluiten, voor het geheugen van het bestuur, voor het evalueren van besluitvormingsprocessen, voor bewijsvoering, et cetera.

Verslag leggen is bovendien meer dan alleen opschrijven wat gezegd is. In politieke vergaderingen komt het bijvoorbeeld regelmatig voor dat een politicus hetzelfde in tweede instantie anders verwoordt. Ik kies dan steevast de tweede formulering omdat ik herhalingen wil voorkomen en omdat ik mij kan indenken dat de spreker tijdens het spreken tot het inzicht kwam dat hij de tweede formulering gelukkiger vond. Bovendien is het mogelijk met de eindredactie bloopers uit de tekst te houden – het gaat toch steeds om de essentie van wat een spreker heeft gezegd en niet om de bloopers.

De technische mogelijkheden en de stand in de techniek

Voor het omzetten van gesproken tekst naar geschreven tekst zijn diverse technieken op de markt. Die technieken worden steeds beter maar worden nooit perfect. Er zal altijd iemand moeten zijn die de eindredactie doet omdat in de tekst altijd de interpunctie ontbreekt. Om de tekst te kunnen omzetten, moeten de sprekers bijna onnatuurlijk duidelijk articulerend praten. Dat worden dus vreemde vertoningen als het gaat om politieke vergaderingen. Bovendien is er geen systeem dat foutloos werkt. Het zal dus altijd nodig zijn om de tekst na te lopen op missers in de automatische omzetting. Want wanneer iemand “natie” bedoelt, kan de taalgevoelige (klankgevoelige) software zomaar “nazi” opschrijven.

Daarnaast is gesproken tekst nooit hetzelfde als geschreven tekst. Vaak is het mogelijk in schrijftaal hetzelfde korter te formuleren. Voor het omzetten van gesproken tekst in schrijftaal, zijn ge­schreven en ongeschreven regels. Het is ondoenlijk die via een automatiseringsproces te verwerken. Bovendien wil de eigenaar van het gesproken woord niet altijd dat 100% van zoals hij zijn gedachten heeft verwoord, wordt weergegeven op schrift. Altijd zal iemand nodig zijn die door de tekst heen gaat om versprekingen er uit te halen en frases die de inbreng van spreker onhelder zouden maken.

Videoregistraties

Die kunnen geschreven verslagen nooit vervangen. Zo snel als het mogelijk is door een geschreven tekst te gaan, zo snel lukt dat nooit in een video. Bovendien is het een traag gebeuren om door een video heen te bladeren. Bovendien is het nog maar de vraag of de bestuursrechter videoregistraties accepteert als materiaal waarmee uitspraken worden aangetoond. Er is ook techniek op de markt om mensen iets anders te laten zeggen in video’s dan feitelijk gezegd is. Bovendien tonen geïsoleerde uitspraken door zoekprocessen op video’s niet 100% zeker aan hoe de uitspraak in de totale context staat. Zo kan één en dezelfde uitspraak in verschillende contexten verschillende betekenissen krijgen.

Het is mogelijk om de inhoud van een video naast de video in schrift weer te geven op een website. Wanneer je de tekst opzoekt en die snel zou kunnen vinden vanwege die inhoudsopgave, is het altijd nog nodig om die tekst na te luisteren. Dat duurt veel langer dan door een geschreven tekst te bladeren via de cntr. f functie. Bovendien is het mogelijk via de combinatie van de geschreven inhoudsopgave in een verslag en de cntr. f functie heel snel op onderwerp de desbetreffende tekst te vinden. De tekst dan even doorlezen gaat veel sneller dan diezelfde frase op video afluisteren.

Conclusie

Hoe goed automatiseringsprocessen ook zijn, de taalvaardigheden van de verslaglegger blijven altijd nodig. Feit is dat het niet zo gemakkelijk is om de mensen te vinden die voldoende taalvaardigheid hebben. Ik sprak ooit een voorzitter die zei: “Ja, sorry, ik kan niet beoordelen of jouw verslagen taalkundig goed zijn, ik ben dyslectisch”.

Steeds vaker komt het voor dat taalvaardigheden ontbreken op zelfs academisch niveau. Ik doe er daarom in deze tijden goed aan, op te komen voor mijn vak. Sommige vertegenwoordigers van de overheid dichten dat vak een wisse dood toe. Ik weet het zeker. Het is nu voor de verslagleggers en voor de continuïteit in het bestuur twee voor twaalf.

De factchecking in kringen waar verslagen ertoe doen, wordt steeds noodzakelijker. Zo noodzakelijk dat je in lijsttrekkersdebatten zelfs een lijsttrekker vertwijfeld kunt horen zeggen: “[bij deze uitspraak van mijn tegenstander] is factchecking noodzakelijk. Ik weet dit niet”. Professionele verslaglegging in politieke processen leent zich niet voor het adagium: maakt niet uit of het waar is, het maakt uit of je je kiezers overtuigt”.

De professionele verslaglegging in formele besluitvormingsprocessen is de ruggengraat van het politieke bestuur. Die overlaten aan willekeur en automatisering is erger dan het kind met het badwater weggooien. Dat is de deur openzetten naar chaos in het bestuurlijke.

Weergaven: 89

Opmerking

Je moet lid zijn van Ambtenaar 2.0 om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van Ambtenaar 2.0

© 2017   Gemaakt door Davied.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden